Un sistema de gestión de mantenimiento ayuda a las pequeñas y medianas empresas a organizar sus órdenes de trabajo, gestionar los equipos y reducir el tiempo de inactividad de estos. Descubre cinco herramientas gratuitas de gestión del mantenimiento disponibles en España que han recibido las mejores opiniones en Capterra.

Mejores herramientas gratuitas de gestión del mantenimiento en España

El software de gestión del mantenimiento desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar la eficiencia, fiabilidad y longevidad de los activos físicos de una empresa. Este software ayuda a las empresas a evitar las consecuencias costosas y perjudiciales de los fallos de los equipos gracias a la gestión sistemática de las tareas de mantenimiento. Permite a las organizaciones pasar de una estrategia reactiva a una proactiva, en la que los problemas potenciales se abordan antes de que se conviertan en problemas graves. Este cambio no solo mejora el tiempo de actividad y la productividad de los equipos, sino que también reduce significativamente los costes de mantenimiento a lo largo del tiempo. 

¿Qué son las herramientas de gestión del mantenimiento y cómo pueden beneficiar a las empresas?

El software de gestión del mantenimiento está diseñado para simplificar y mejorar la gestión de las operaciones de mantenimiento dentro de una organización. Estas herramientas proporcionan una base de datos centralizada para el seguimiento, la programación y la organización de las actividades de mantenimiento, lo que facilita la gestión de activos, equipos y recursos. Estas son algunas de las ventajas del software de gestión de mantenimiento para pymes:

  • Agiliza los flujos de trabajo de mantenimiento para una gestión eficiente de las tareas.
  • Prolonga la vida útil de los equipos con un mantenimiento regular.
  • Minimiza el tiempo de inactividad operativa con la prevención de averías inesperadas.
  • Reduce los costes de mantenimiento y reparación.
  • Garantiza el cumplimiento de los reglamentos y normativas del sector.
  • Mejora la toma de decisiones con datos y análisis de mantenimiento exhaustivos.

Este artículo presenta cinco software de mantenimiento preventivo y correctivo gratis disponibles en España. Se presentan en orden alfabético. Cada software ha obtenido una puntuación mínima de 4,1 y ha recibido más de 20 opiniones en Capterra en los últimos dos años. Al final del artículo se encuentra la metodología completa de la selección.

1.

El panel de control de la aplicación móvil de Fracttal muestra varios estados de tareas
Cuadro de mandos de la aplicación Fracttal con el progreso de las tareas, el cronómetro y el porcentaje de cumplimiento [Fuente: ]
  • Valoración global: 4,6/5
  • Facilidad de uso: 4,5/5
  • Atención al cliente: 4,6/5
  • Prestaciones: 4,5/5
  • Relación calidad-precio: 4,4/5

Fracttal es un software de gestión de mantenimiento diseñado para responsables de mantenimiento, planificadores y gestores de instalaciones de diversos sectores. Esta plataforma basada en la nube permite la gestión móvil y en línea de activos físicos. Facilita el seguimiento de las operaciones y la gestión de las órdenes de trabajo, los equipos y los datos de los proveedores. Los usuarios reciben actualizaciones en tiempo real sobre inventarios de almacén, piezas de repuesto y niveles generales de existencias. 

Los usuarios pueden crear cuadros de mando e informes para obtener una visión general de las operaciones de mantenimiento y los SLA (acuerdos de nivel de servicio). Fracttal ofrece una API abierta que permite a los usuarios conectar el sistema con otros sistemas de software de terceros para el intercambio automatizado de datos y la gestión del flujo de trabajo. 

¿Cuáles son las principales características de Fracttal? 

  • Consolida la gestión de activos, las órdenes de trabajo, las compras y la información sobre proveedores.
  • Agiliza los flujos de trabajo con funciones personalizables.
  • Automatiza la creación de tareas, alertas y órdenes de trabajo en función de los parámetros establecidos.
  • Envía notificaciones push para actualizaciones y alertas puntuales.
  • Realiza un seguimiento detallado del historial de servicio de los activos.
  • Permite generar y enviar rápidamente informes de órdenes de trabajo a los clientes. 
  • Se integra con sensores IoT y admite integraciones de software de terceros.
  • Visualiza los activos a través de mapas interactivos.

2.

Interfaz de Ganttic que muestra los proyectos con asignaciones de tiempo individuales para tareas y recursos.
Seguimiento organizado de proyectos en Ganttic con asignaciones de tiempo [Fuente: ]
  • Valoración global: 4,3/5
  • Facilidad de uso: 4,2/5
  • Atención al cliente: 4,4/5
  • Prestaciones: 4,0/5
  • Relación calidad-precio: 4,3/5 

Ganttic es una solución de planificación de recursos y gestión del mantenimiento que simplifica la gestión de personal, proyectos, instalaciones y equipos. La plataforma basada en la nube ofrece acceso tanto desde ordenadores de sobremesa como desde dispositivos móviles, lo que permite a los usuarios gestionar recursos y equipos desde cualquier lugar. El software ofrece funciones de arrastrar y soltar y diagramas de Gantt para agilizar el seguimiento de los proyectos. Puede utilizarse en los sectores de ingeniería, arquitectura y  fabricación.

Con las funciones de gestión de equipos de Ganttic, las empresas pueden hacer un seguimiento visual de dónde están los recursos y cómo se están utilizando. Los usuarios también pueden ver cuándo se necesita mantenimiento y programarlo en consecuencia. Los campos de datos pueden personalizarse para recursos, proyectos y tareas con el fin de ajustarse a las necesidades de la organización y puede utilizarse el etiquetado por colores para identificar fácilmente los tipos de recursos o proyectos.

¿Cuáles son las principales características de Ganttic? 

  • Agrupa los recursos por diversos criterios como ubicación, departamento o zona horaria.
  • Envía notificaciones automáticas sobre cargas de trabajo, disponibilidad y estado del proyecto en tiempo real.
  • Ofrece planificación de múltiples recursos y programación de tareas simultáneas para evitar conflictos.
  • Comparte informes personalizados automáticamente según lo programado dentro y fuera de la organización.
  • Establece y calcula las horas de inicio y fin en función de diversos factores.
  • Sincroniza con el calendario de Google y Outlook.
  • Archiva los datos históricos de las acciones y cambios del servicio.

3.

El cuadro de mandos de ManWinWin muestra órdenes de trabajo, materiales y órdenes de compra, junto con representaciones gráficas de los datos.
Seguimiento de la eficacia del trabajo con el cuadro de mandos analítico de ManWinWin [Fuente: ]
  • Valoración global: 4,6/5
  • Facilidad de uso: 4,4/5
  • Atención al cliente: 4,6/5
  • Prestaciones: 4,5/5
  • Relación calidad-precio: 4,5/5 

ManWinWin es un software de gestión del mantenimiento diseñado para ayudar a las pequeñas y medianas empresas a racionalizar sus operaciones de mantenimiento, optimizar la utilización de los recursos y gestionar la fiabilidad de los activos. El software ofrece aplicaciones nativas para Android e iOS con el fin de facilitar la coordinación entre el personal de campo y el de oficina. Mediante el uso de códigos QR y etiquetas NFC, ManWinWin permite a los usuarios hacer seguimiento de la ejecución de las tareas de mantenimiento en un equipo específico con solo escanear un código. 

Además, la plataforma cuenta con un asistente inteligente de IA (inteligencia artificial) llamado Winston que proporciona a los equipos de mantenimiento alertas, información y previsiones en tiempo real basadas en datos. ManWinWin también permite la ejecución y aprobación de trabajos a través de firmas digitales, lo que reduce la necesidad de documentación en papel.

¿Cuáles son las principales características de ManWinWin? 

  • Envía alertas en tiempo real de acciones preventivas y correctivas diarias.
  • Hace seguimiento de los inventarios de almacén y de los equipos operativos.
  • Ayuda a los técnicos de campo con acceso directo a instrucciones e imágenes reales de equipos y componentes.
  • Resume gráficamente los datos de mantenimiento en un cuadro de mandos personalizado.
  • Supervisa las solicitudes de mantenimiento, las órdenes de trabajo y los niveles de existencias.
  • Personaliza los indicadores para cumplir la normativa técnica, económica y organizativa.
  • Supervisa y consolida todo el historial de mantenimiento en una única ubicación.

4.

El panel de contabilidad de Odoo muestra el estado financiero actual, las próximas facturas y el flujo de caja en una interfaz codificada por colores
Panel de contabilidad Odoo con gestión de facturas y recibos [Fuente: ]
  • Valoración global: 4,2/5
  • Facilidad de uso: 4,0/5
  • Atención al cliente: 3,7/5
  • Prestaciones: 4,1/5
  • Relación calidad-precio: 4,0/5 

Odoo es una plataforma basada en la nube para la gestión empresarial que ofrece funciones para la gestión del mantenimiento. Agiliza la gestión de las relaciones con los clientes, las ventas, los proyectos, los procesos de fabricación, el inventario, las operaciones de punto de venta y la contabilidad. Diseñado para la flexibilidad, Odoo se puede personalizar para satisfacer las necesidades únicas tanto de las pymes como de las grandes corporaciones. 

La aplicación de mantenimiento de Odoo permite a las empresas automatizar el mantenimiento preventivo utilizando métricas como el tiempo medio entre fallos (MTBF, por sus siglas en inglés), el tiempo medio de reparación (MTTR, por sus siglas en inglés) y la fecha prevista del próximo fallo. También ofrece una vista Kanban de arrastrar y soltar de las tareas de mantenimiento, lo que permite a los usuarios seguir el progreso de las tareas y proyectos en tiempo real.

¿Cuáles son las principales características de Odoo? 

  • Proporciona actualizaciones y notificaciones en tiempo real.
  • Realiza auditorías de inventario y genera listas de existencias.
  • Emite órdenes de trabajo y gestiona los procesos de aprobación.
  • Hace seguimiento de los historiales de servicio y las interacciones con los clientes.
  • Genera informes y análisis financieros en tiempo real.

5.

La aplicación SafetyCulture muestra las acciones clasificadas en las columnas “To Do,” “In Progress” y “Complete”.
Cuadro de mandos de SafetyCulture con acciones prioritarias codificadas por colores [Fuente: ]
  • Valoración global: 4,6/5
  • Facilidad de uso: 4,5/5
  • Atención al cliente: 4,6/5
  • Prestaciones: 4,4/5
  • Relación calidad-precio: 4,5/5 

SafetyCulture es una herramienta de gestión del mantenimiento que digitaliza la gestión de la seguridad y la calidad en todos los sectores. Los usuarios pueden crear listas de comprobación digitales, realizar auditorías e informar de los resultados directamente desde dispositivos móviles o tabletas. La plataforma permite a los empleados registrar información detallada y hacer inspecciones de calidad, incluso sin conexión a Internet.

Las funciones de gestión del mantenimiento de SafetyCulture permiten a los usuarios programar tareas de mantenimiento para minimizar el tiempo de inactividad y asegurarse del cumplimiento del programa de mantenimiento. Los usuarios también pueden ver una vista detallada del historial de mantenimiento de todos los activos y ver las próximas actividades y proyectos para planificar el mantenimiento en consecuencia. Pueden configurarse recordatorios automáticos para que los equipos sepan cuándo deben realizarse las comprobaciones.  

¿Cuáles son las principales características de SafetyCulture? 

  • Crea listas de comprobación para inspecciones y auditorías de mantenimiento periódicas.
  • Registra datos de inspección detallados con ayuda de imágenes, audio y anotaciones. 
  • Envía alertas y notificaciones de nuevas tareas de mantenimiento y posibles infracciones de seguridad. 
  • Genera automáticamente informes posteriores a la auditoría para documentar los resultados y las medidas adoptadas.
  • Analiza el historial de auditorías para identificar áreas de mejora y supervisar el rendimiento del mantenimiento.
  • Mantiene un registro del historial de activos y de las actividades de mantenimiento planificadas.

¿Cómo elegir el software de gestión del mantenimiento adecuado para tu empresa? 

Seleccionar el software de gestión de mantenimiento adecuado es crucial para las empresas que dependen de maquinaria y equipos. Para elegir la herramienta adecuada, ten en cuenta estos puntos:

  • Identifica los retos y objetivos de mantenimiento de tu empresa.
  • Elige una herramienta que se adapte al tamaño y sector de tu empresa.
  • Lee opiniones, mira vídeos de demostraciones y ponte en contacto con los proveedores para comparar opciones.
  • Encuentra un software de gestión de mantenimiento que se integre perfectamente con los flujos de trabajo actuales.
  • Considera tanto las herramientas gratuitas como las de pago, centrándote en las funciones esenciales.
  • Selecciona un proveedor que ofrezca un sólido servicio de atención al cliente para la resolución de problemas y orientación.

Recuerda, la herramienta adecuada de gestión del mantenimiento es una inversión que puede ahorrar dinero y ayudar a las empresas a garantizar el cumplimiento de su programa de mantenimiento con la normativa del sector en España. 

¿Quieres saber más sobre estas y otras herramientas similares? Visita nuestro catálogo de software de gestión del mantenimiento.


Metodología

Para formar parte de esta lista, los cinco programas debían cumplir los siguientes criterios:

  • Las herramientas de nuestra lista justifican la definición de Capterra de software de gestión de mantenimiento: "El software de gestión de mantenimiento se utiliza para programar y hacer seguimiento de las actividades de mantenimiento de los activos de la empresa (es decir, equipos, maquinaria, herramientas, etc.), lo que permite a las organizaciones operar de forma proactiva y reducir el tiempo de inactividad. Las aplicaciones de gestión del mantenimiento suelen utilizarse para automatizar las tareas de mantenimiento preventivo, programar las solicitudes de servicio y crear o asignar órdenes de trabajo."
  • Cuentan con las siguientes características básicas: seguimiento de activos, mantenimiento preventivo y gestión de órdenes de trabajo.
  • Estas herramientas están disponibles en español o tienen un dominio web específico para España.
  • Estas herramientas tienen una versión gratuita del software.
  • Han recibido más de 20 opiniones de usuarios en los últimos dos años (entre el 1 de octubre de 2021 y el 1 de octubre de 2023).
  • Estas herramientas han obtenido una valoración global de al menos 4,1 sobre 5 en los últimos dos años.
  • Teniendo todo esto en cuenta, se seleccionaron los cinco productos con las valoraciones medias globales más altas y esos son los que se presentan en este artículo.