El 59 % de las empresas adoptan el teletrabajo a nivel global

De un día para otro, la COVID-19 cambió por completo la forma de trabajar en el mundo entero. Tanto si vivimos en el continente de los canguros, en el país de la paella y el terraceo, en la ciudad del amor o en la capital del carnaval, a todos nos han mandado a casa a teletrabajar a tiempo completo, y los productos y servicios se han tenido que adaptar al mundo digital. 

El mundo se enfrenta a muchos desafíos, como tener que aprender a utilizar nuevas herramientas para teletrabajar y acostumbrarnos a utilizar nuevas formas de comunicarnos con nuestros compañeros y jefes. Queríamos saber más sobre los retos del teletrabajo en el mundo, el uso del software y las prácticas de seguridad informática en todo el mundo durante la pandemia.

Por esta razón, Capterra ha llevado a cabo una encuesta* con 4600 empleados a tiempo completo que trabajaban a distancia en pequeñas y medianas empresas (pymes) de Australia, Brasil, España, Francia, Alemania, Italia, México, Países Bajos y el Reino Unido. 

A principios de abril, Capterra ya realizó una encuesta donde quedó reflejado que el 42 % de las pymes españolas no estaba preparado para el trabajo en remoto. Además, el escaso uso de herramientas como antivirus o VPN generaban una brecha en la seguridad que facilitaba el phishing y los ciberataques ahora que la mayoría de los empleados trabajan desde casa y donde alrededor del 70 % lo hace con su ordenador personal. 

El 59 % de las pymes adoptaron el teletrabajo a nivel mundial  

Trabajar en tu propio escritorio con tu emisora de radio favorita puesta, una humeante taza de café y sin el ruido de la oficina: casi el 60 % de los empleados de todo el mundo están disfrutando de estas condiciones de trabajo en la actualidad.  

Queríamos conocer cuáles son las mayores ventajas que se experimentan gracias al teletrabajo a nivel mundial. Estas son las cinco principales:   

•   No hay que desplazarse para ir al trabajo
•   El horario se ajusta en función de las responsabilidades personales
•   No hace falta vestirse formal
•   Se puede sacar adelante más trabajo de lo habitual
•   Permite poder atender también los cuidados de los niños y de las mascotas

El futuro está en el teletrabajo: el 55 % opina que su empresa podría funcionar con personal fijo en remoto

La crisis está impulsando la transformación digital y muestra a las empresas lo importante que es no solo adaptar los productos y servicios, sino también las condiciones de trabajo y la mentalidad. El trabajo remoto era una realidad para una minoría de trabajadores en el mundo: solo el 11 % de los empleados teletrabajaban a tiempo completo antes de la crisis.

Si a tanta gente le gusta trabajar desde casa y la dirección no experimenta una caída en la productividad, el futuro será cada vez más en remoto.  

Gartner prevé que la Generación Z reforzará aún más esta tendencia.

La Generación Z (que incluye a los nacidos entre 1995 y 2010) es la generación de los verdaderos nativos digitales. La Generación Z ha perfeccionado sus capacidades de colaboración digital a través de su vida y ahora prefieren trabajar así que en persona. La capacidad que tiene esta generación para trabajar en remoto consolidará el teletrabajo como práctica laboral en el futuro. 

Cómo mantener la productividad teletrabajando

Brian Kropp (vicepresidente de Gartner) tiene algunos consejos sobre cómo puedes ayudar a tus empleados a mantenerse productivos (en inglés)trabajando desde casa.   

1. Equipa a tus empleados: asegúrate de que tus empleados tengan la tecnología que necesitan para que puedan dar lo máximo de sí.Con esto nos referimos desde el hardware hasta unas adecuadas herramientas de colaboración. 
2. Céntrate en los resultados, no en los procesos: enfócate en qué deben lograr los empleados. Establece objetivos claros para generar una mayor claridad en los empleados y céntrate en estos objetivos en lugar de enfocarte en los procesos. 
3. Aumenta el reconocimiento: “Durante estos períodos de parón, el deseo de los empleados de que se les reconozca su contribución aumenta alrededor de un 30 %”, afirma Kropp. El reconocimiento puede ser público, una muestra de aprecio, oportunidades de desarrollo e incentivos asequibles.
4. Comunicación bidireccional: la comunicación bidireccional entre los directivos y los empleados es esencial.Especialmente durante el cambio es muy importante que los empleados comprendan las decisiones de las organizaciones y sus implicaciones, y que los directivos entiendan los retos y preocupaciones de los empleados.
5. Confía en tus empleados: los directivos se pueden sentir frustrados al perder visibilidad sobre sus trabajadores, pero evita interferir en su trabajo.Eso solo desmotivará a los empleados ya estresados. En su lugar, elige la confianza. 

El 70 % de las empresas del mundo adaptan sus productos al mundo digital

Los gimnasios transmiten vídeos de entrenamiento en línea, los restaurantes ofrecen entrega de pedidos en sitios web que ellos mismos han creado, los agentes inmobiliarios muestran las casas a los clientes a través de una cámara web y los profesores transforman sus salas de estar en aulas. 

Es impresionante ver cuántas empresas de todo el mundo han sido capaces de reaccionar a la crisis en el menor tiempo posible.

Según la encuesta, el 70 % de las empresas han sido capaces de adaptar algunas o todas sus ofertas comerciales para poderlas vender ahora de forma digital.

Cómo obtener nuevos ingresos digitales

Las 6 formas clave de obtener nuevos ingresos digitales (en inglés)de Hung LeHong (vicepresidente de Gartner) están clasificadas de menos a más transformadoras.   

1. Vender los productos digitales que ya tengas: la forma más fácil de empezar es vendiendo los activos digitales que ya tengas, como la información o el know-how.
2. Digitalizar un producto o servicio: adapta tu producto o servicio al mundo digital.Vende tus productos digitalmente u ofrece tus servicios en línea. 
3. Vender basándose en el coste por uso: es más probable que los compradores usen tus productos digitales si no tienen que agotar sus recursos para adquirirlos o gestionarlos en propiedad.
4. Adaptar los precios para los compradores en función de las métricas que comparten: ofrece precios flexibles para lograr una venta exitosa o cubrir un nivel de servicio específico. 
5. Dirigir un negocio de plataforma: con una plataforma de negocio se puede comerciar con productos y servicios sin tener que poseerlos o distribuirlos.Airbnb es un ejemplo de este tipo de negocio.
6. Pivotar a nuevos sectores: utiliza tu experiencia en un sector para abrirte camino en otro.

El 60 % de las pymes de todo el mundo tiene que invertir en software con el que prepararse para teletrabajar

Las empresas han adaptado su uso de la tecnología para responder a la crisis, han adquirido software para el teletrabajo y los empleados han aprendido con rapidez a utilizar nuevas herramientas de software. Los datos muestran que el 60 % de las empresas han adquirido o están planeando adquirir nuevas herramientas de software para poder trabajar a distancia.

La encuesta señala que el 64 % de los empleados de todo el mundo podrían aprender a utilizar las nuevas herramientas de software fácil o muy fácilmente.  

Además, la infraestructura de software ha cambiado. Podemos ver que las empresas están invirtiendo cada vez más en tecnologías de nube: el 39 % de las empresas de todo el mundo utiliza solo productos en la nube para sustentar el teletrabajo.  

En el siguiente gráfico se pueden ver las herramientas que más se utilizan actualmente en todo el mundo para teletrabajar. 

Nota importante: La mayoría de los productos de software se han adoptado para permitir

• Comunicación en equipo
• Herramientas de colaboración
• Asistencia remota

Mientras te abasteces con nuevas herramientas, es muy importante invertir también en seguridad informática. De lo contrario, aumentará el riesgo de ciberataques (consulte los consejos sobre cómo crear un entorno de trabajo seguro más adelante). 

La comunicación con los compañeros y la soledad: los principales desafíos del teletrabajo 

Aunque a muchos empleados les gusta trabajar desde casa, también se presentan algunos retos. Es importante abordar y resolver esos desafíos para que podamos dar paso a un futuro productivo y eficaz de teletrabajo.  

La mayoría de las empresas están apoyando a sus empleados durante esta crisis, proporcionándoles herramientas para trabajar en equipo y directrices en las áreas adecuadas. El estudio muestra que el 37 % de las empresas proporciona directrices sobre la comunicación y las reuniones de equipo. Pero esto no es suficiente.

Cómo mejorar la comunicación teletrabajando 

A continuación te ofrecemos cinco consejos para mejorar la comunicación en tu equipo:   

1. Programar reuniones de actualización: planifica reuniones diarias “informales” (o reuniones semanales de actualización con equipos más pequeños) para que todos los miembros del equipo se informen y mantengan la visión general sobre las tareas, el progreso, los cambios, etc.
2. Promover breves conversaciones: antes o después de las reuniones oficiales, usa software para conferencias para ofrecer un espacio en el que hablar de temas no laborales. Habla con tus empleados sobre temas en los que están interesados personalmente.
3. Programar sesiones de lluvia de ideas: programa reuniones fijas (quincenales o mensuales) para que los equipos mejoren los procesos y piensen en nuevas ideas. Especialmente en tiempos de cambio hay espacio y necesidad de ideas innovadoras.
4. Elegir el mejor método: no insistas en usar una herramienta de mensajería o en interminables intercambios de correo electrónico si sientes que estás perdiendo demasiado tiempo. Una llamada de cinco minutos puede ser más eficaz, en ocasiones, que un correo electrónico extenso. 
5. No olvidarnos de la parte divertida: organiza actividades virtuales como noches de cine, escape rooms virtuales o juegos que harán que tu equipo se conecte y aporte algo de diversión en un día de trabajo. 

Solo el 36 % de los empleados usa contraseñas seguras

Una de las cuestiones más importantes para el teletrabajo es crear un entorno de trabajo seguro. Te recomendamos que sigas los cinco pasos siguientes para que puedas garantizar la seguridad informática en tu empresa.   

1. Es muy recomendable no usar los mismos dispositivos para el trabajo y el uso personal. Esto supone un mayor riesgo de ser atacado y da lugar a que los ciberdelincuentes roben datos valiosos.

2. Invierte en software de seguridad como antivirus y cortafuegos.

Estos dos sistemas deberían ser el estándar en todas las empresas. Además, puedes plantearte invertir en herramientas de monitorización de redes y herramientas de seguridad de equipos informáticos.  

Consejo: las herramientas de seguridad deben instalarse en todos los dispositivos privados (ordenador portátil, tableta, teléfono inteligente) que se utilicen para acceder a los datos de la empresa.  

3. El correo electrónico es una de las formas de comunicación más importantes en los negocios, lamentablemente también una de las más inseguras. Las herramientas de mensajería segura pueden ayudar a reducir el riesgo de ataques de phishing. El software identifica los correos electrónicos maliciosos y los clasifica.    

Consejo: las empresas deberían hacer una prueba de phishing. La prueba puede utilizarse para determinar la susceptibilidad de los empleados a la suplantación de identidad por correo electrónico.    

4. Implementa una VPN, especialmente si se transfieren datos comerciales sensibles durante el teletrabajo. Una VPN proporciona una conexión cifrada a Internet que impide a terceros ver la actividad de la red.  

5. Un buen software para administrar contraseñas es esencial para prevenir los ciberataques. Las empresas deberían utilizar esta época para sensibilizar a sus empleados sobre la importancia de las contraseñas seguras. Un software para administrar contraseñas es la solución más segura y cómoda, y permite que compartir las contraseñas con los compañeros sea fácil.

Consejo: cuando vayas a comprar un gestor de contraseñas, deberías buscar uno que ofrezca autentificación de dos factores. Ésta no se activará automáticamente, así que no olvides prepararlo antes de presentárselo a tu equipo.  

En el siguiente gráfico puedes ver cómo gestionan sus contraseñas los empleados que teletrabajan en todo el mundo: 

Mirando al futuro

Nos encontramos en un momento de incertidumbre histórica. Sin embargo, hay algunas aportaciones clave que no solo son relevantes durante una crisis, sino también cuando las aguas vuelvan a su cauce.

Hemos aprendido que:

• Las empresas se están adaptando al teletrabajo y empiezan a ofrecer su producto de manera virtual
• Las compañías están implementando nuevo software
• Los empleados disfrutan del trabajo en remoto

Sin embargo, también hemos aprendido que las empresas necesitan mejorar:

• Su comunicación con los empleados
• El uso de sistemas de seguridad informática
• Su política de contraseñas 

Los empleados en remoto han estado más satisfechos cuando la compañía ha confiado en ellos. Esa confianza puede ser un código de vestimenta casual u horario flexible. Lo importante es saber que es más efectiva que el micromanagement. Compañías han adaptado con éxito su oferta virtual y pasando a un software nuevo, así que no tengas miedo de revisar aquellos procesos o herramientas que no te están funcionando.