Cómo organizar reuniones efectivas y lograr la máxima productividad

Publicado el 3/10/2019 por Andrew Conrad y Bruno Peláez

Reuniones efectivas de trabajo

Cualquiera que haya trabajado en una oficina sabe lo paralizante que es para la productividad llevar al equipo a una sala de conferencias cada dos horas para comunicarle actualizaciones de estado, revisar un correo electrónico ya enviado o cantarle feliz cumpleaños a un compañero, ¿son estas reuniones efectivas?

Podrías pensar: “¿Qué daño hacen unas cuantas reuniones de 30 minutos a lo largo del día? Además, ¿qué se supone que debemos hacer entonces? ¿No comunicarnos?”

Ya responderemos esas preguntas más adelante, pero primero explicaremos las repercusiones que tienen unas cuantas reuniones de 30 minutos a lo largo del día.

Una encuesta reciente de Harvard Business Review a más de 180 altos directivos concluyó lo siguiente:

  • El 65 % afirma que las reuniones les impiden finalizar su propio trabajo.
  • El 71 % reconoce que las reuniones son improductivas e ineficientes.
  • El 64 % afirma que las reuniones se realizan en detrimento de la concentración.

Entonces, ¿quién es responsable de todas estas molestas y costosas reuniones que repercuten tanto en la dinámica de concentración?

Pues tú.

Como gestor de proyectos y líder de un pequeño negocio, eres la primera línea de defensa entre la productividad de tu equipo y las reuniones innecesarias. Pero por muy molestas que puedan resultar a veces, algunas reuniones son necesarias cuando las circunstancias las requieren.

Los líderes de pequeños negocios y los gestores de proyectos pueden reducir de forma drástica el tiempo que se pierde sentado en salas de conferencias anulando algunas reuniones y agrupando otras con el fin de que sus empleados sean más efectivos.

Esta es una guía dirigida a gestores de proyectos para organizar un programa de reuniones eficiente y lograr la máxima productividad.

5 preguntas que debes hacerte antes de organizar reuniones de trabajo

Los equipos necesitan comunicarse, pero un exceso de reuniones reduce la eficacia de los empleados.

Para evitar este impacto negativo, recomendamos que te sientes y te plantees las siguientes cinco preguntas para saber si realmente está planeando reuniones efectivas.

Consejos para realizar reuniones efectivas

1. ¿Por qué se celebra esta reunión?

Si no llegas a un resultado claro, como por ejemplo, alcanzar un acuerdo sobre un objetivo clave o responder a una pregunta específica, no se deberá celebrar la reunión.

Si el propósito de la reunión es anunciar algo o compartir actualizaciones de estado o comentarios de campo, por ejemplo, existen métodos más eficientes y menos lentos para lograrlo, como enviar un correo electrónico o utilizar software de gestión de proyectos para colaborar.

 Si no se te ocurre un objetivo concreto para la reunión, anúlala o sustitúyela.

2. ¿Se podría cambiar esta reunión por un mensaje de correo electrónico?

Se necesita mucho tiempo y coordinación para reunir a varias personas en una sala o en una videollamada. Mientras que solo se requieren unos minutos para enviar un correo electrónico que pueda conseguir el mismo objetivo.

A continuación presentamos algunas situaciones comunes en las que solo habrá que enviar un correo electrónico (o un mensaje instantáneo) en lugar de programar una reunión:

  • Necesitas sugerencias o comentarios de tu equipo. Supongamos que has revisado una planificación de proyecto o una propuesta y deseas recibir sugerencias o comentarios de tu equipo. ¿Qué parece más eficiente: pedir comentarios o sugerencias específicos sobre puntos concretos es a través de una herramienta de colaboración, o sentarse alrededor de una mesa de conferencias y leer sin ton ni son un montón de papeles? ¿O qué pasa si estás pidiendo comentarios sobre un candidato al que se le acaba de entrevistar? Una encuesta por correo electrónico sería ideal para esto. Mira nuestro directorio de software de encuestas online para facilitarte el proceso.
  • Tienes que comunicar un anuncio de rutina. Si es para presentar a un nuevo líder de equipo o anunciar la partida de un empleado que lleva mucho tiempo en el cargo, lo mejor que puedes hacer es una reunión cara a cara. Pero si solo se trata de una modificación de la política de contraseñas de toda la empresa, o de la fecha del picnic de verano un correo electrónico es suficiente. Si te preocupa que el correo electrónico se pierda en el caos de una bandeja de entrada desordenada, pídele a tu equipo que responda con un mensaje de confirmación para que sepas quién lo ha leído y quién necesita seguimiento.
  • Necesitas actualizaciones de estado de los miembros de tu equipo. Hace veinte años, la reunión donde se contaba “en qué estoy trabajando esta semana” era un básico de la vida en la oficina. Era tanto una oportunidad para sentarse a tomar un café y ponerse al día con los compañeros como un intercambio de información necesario. Por eso la reunión de actualización de estado sigue siendo una buena idea, pero está lejos de ser una necesidad. Se puede programar una reunión semanal cara a cara, pero si tu equipo está en un momento crítico, puedes simplemente dirigirlo al área de tu herramienta de colaboración específica para esto.

Si puedes conseguir el mismo resultado con un mensaje de correo electrónico o un mensaje instantáneo que con una reunión, sustituye la reunión por un mensaje.

3. ¿Se podrían agrupar estas reuniones?

Es domingo por la noche y te embriaga el miedo y la inseguridad al ver la planificación semanal (en inglés, lo llaman Sunday Scaries). Con el afán de enfrentarte a tu ajetreada semana, abres tu calendario y ves un vertiginoso arcoíris de bloques esparcidos a lo largo de los próximos cinco días.

Con suerte, si te planteas por qué vas a celebrar algunas de esas reuniones y si otras pudieran sustituirse por correos electrónicos, la odisea se disipará un poco.

Por lo demás, trata de preguntarte cuál de esas reuniones podría agruparse. Por ejemplo, imagina que tienes una reunión rápida con dos líderes de proyecto el lunes por la mañana para repasar las cifras, seguida de una reunión con esos mismos gestores el miércoles por la tarde para elegir una fecha para la próxima reunión de inicio del proyecto. ¿Por qué no convierte esas dos reuniones de 20 minutos en una de 30 minutos?

Si dos reuniones involucran a las mismas personas en la misma semana y son flexibles en el tiempo, agrúpalas.

Tampoco necesitas que coincidan al 100%. Si la primera reunión involucra a las partes A, B y C, y la segunda reunión solo a B y C, cuando finalice la primera reunión quédate solo con B y C para la segunda reunión.

4. ¿Quién debe asistir a esta reunión?

Como gestor, puedes sentirte tentado a pensar que cuantas más cabezas tengas trabajando en un asunto, mejor lo resolverás. Ese enfoque no está mal, pero reunir todas esas cabezas a una sala de conferencias para una lluvia de ideas de una hora de duración no es una manera efectiva de conseguirlo.

En un mundo ideal, podrías conseguir el mejor aporte de cada miembro de tu organización para cada dificultad.

Pero para ya tienes herramientas de colaboración y un ambiente de oficina de mente abierta donde todos los empleados se sienten cómodos compartiendo sus ideas con la dirección y no necesitas más reuniones con más gente.

 Si alguien no puede contribuir directamente al objetivo marcado de una reunión o responder a las preguntas que puedan surgir durante esta, es un buen indicativo de que no debería asistir.

Y no confundas el interés del resultado de una reunión como una razón para estar en ella. Una parte interesada puede tener mucho interés en la decisión que se toma en una reunión, pero eso no significa que tenga que pasar una hora como espectador en el proceso de toma de decisiones. Un correo electrónico informativo: “Esto es lo que decidimos” hace el mismo trabajo en una pequeña fracción del tiempo.

Al igual que en la primera pregunta, pregúntate por qué estás invitando a cada persona a la reunión. Si no se te ocurre un buen motivo para alguien, no le hagas perder 30 minutos de su jornada laboral y no lo invites a la reunión.

5. ¿Cuánto tiene que durar esta reunión?

El hecho de que tengas la sala de conferencias reservada durante una hora no significa que debas quedarte sentado allí durante toda la hora. Los miembros de tu equipo preferirían pasar ese tiempo libre en casa con sus familias, mascotas y cómodos sofás.

Si has programado una reunión para una hora y te quedas sin más que contar después de 30 minutos, finaliza la reunión y deja que tu equipo vuelva a trabajar. Así funcionan las reuniones efectivas, duran el tiempo que deben durar, quedarse más tiempo sólo porque así se estableció previamente es totalmente improductivo.

Si quieres añadir algo más tarde, siempre puedes enviar un correo electrónico o un mensaje al equipo con el seguimiento. Pero nunca podrás devolverles los 20 minutos que les obligaste a pasar sentados cuando podrían haber vuelto a su puesto de trabajo para hacer su trabajo de verdad.

Cómo realizar reuniones efectivas

Ahora que hemos analizado algunas maneras de reducir el programa de reuniones, te mostramos tres pautas clave sobre cómo asegurarse de que las reuniones que tengas se lleven a cabo de la manera más fluida y eficiente posible.

3 consejos para organizar reuniones efectivas 

  1.   Envía el material con antelación. Las reuniones son un momento para que la gente debata las decisiones del negocio, no para conocer sobre las cifras de ventas del mes pasado. Como regla general, si no necesitas que nadie diga nada una vez que entregues la información, solo tienes que enviarla por correo electrónico.
  2.   Establece plazos claros para la reunión. Las agendas apretadas y rápidas pueden obstaculizar las conversaciones espontáneas, pero establecer horarios claros de inicio y fin para las secciones principales de la reunión puede contribuir a que las cosas se mantengan claras y precisas.
  3.   Recuerden que volverán a reunirse. El hecho de que alguien mencione un punto interesante no significa que haya que resolverlo en ese momento y lugar. Los asuntos se pueden pasar a la siguiente reunión, abordarlos en una conversación por correo electrónico o simplemente ignorarlos. Si la reunión en la que estás tiene un orden del día, síguelo.
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