En 2001, 17 desarrolladores de software se reunieron en un complejo de esquí de Utah (EE. UU.) y crearon el innovador Manifiesto ágil.
Con él se proponían simplificar el proceso de desarrollo de software restando importancia a las prácticas poco eficaces, como la documentación excesiva, las reuniones demasiado frecuentes y la aplicación rígida de procesos.
Por aquel entonces, no imaginaban la importancia que adquiriría el movimiento ágil. Pasados 15 años, la gestion ágil de proyectos se encuentra en todas partes.
El término “ágil” se ha convertido en toda una palabra de moda en el mundo empresarial, a la altura de “sinergia”, “disrupción” o, la más famosa de todas, “pensamiento creativo”. En todos los departamentos de las empresas, desde los comerciales hasta los administrativos, se discute sobre quién es el más ágil.
¿Pero cuál es la gran diferencia entre la metodología “ágil” y el resto de palabras de moda que precedieron a esta en el mundo de la gestión de proyectos? La diferencia es que el enfoque de gestión ágil de proyectos tiene una definición concreta.
Este artículo tiene el objetivo de ofrecer una definición clara y concisa del término. Así, podrás corregir a tu jefe la próxima vez que hable sobre lo ágiles que fueron las reuniones de la tarde para programar las reuniones de planificación del mes siguiente.
Al comprender lo que significa realmente la metodología ágil, podrás ayudar a implementar prácticas ágiles en tu organización y detectarás ciertos aspectos que podrían mejorarse con una pizca de agilidad (como suprimir las reuniones semanales de planificación de reuniones).
Este artículo también presenta tres ejemplos de gestión ágil de proyectos en el mundo real.
Definición de la gestión ágil de proyectos
¿Qué es la gestión ágil de proyectos o Agile Management? La primera definición (y quizá la más pura) de la gestión de proyectos ágil proviene del Manifiesto ágil:
- Anteponer individuos e interacciones frente a procesos y herramientas.
- Anteponer el software funcional frente a la documentación detallada.
- Anteponer la colaboración del cliente frente a la negociación de contratos.
- Responder a los cambios en lugar de ceñirse a planes estáticos.
Sin embargo, de este críptico resumen se puede extraer una definición más concisa:
Veámoslo en mayor profundidad.
- La metodología ágil es iterativa, esto significa que se realiza por partes (sprints). En cada sprint se aplica lo aprendido en los anteriores con el fin de mejorar. Aquí es donde entra en juego el marco de trabajo Scrum. En la cumbre sobre PPM de Gartner de 2017, Nathan Wilson, director de investigación de Gartner, indicó que “el Scrum es una manera de organizar el trabajo que fomenta la agilidad”.
- La metodología ágil es también una mentalidad. No es un libro de texto, ni una lista de instrucciones, ni una certificación. El mero hecho de intentar crear una plantilla o guía para trabajar de forma ágil va en contra de la propia metodología; sería como tratar de elaborar una guía detallada, paso a paso, para ser “moderno” o para improvisar jazz. Sin embargo, existe software de gestión de proyectos diseñado específicamente para fomentar la agilidad.
- La gestión de proyectos ágil da más importancia a una comunicación eficaz que a la documentación detallada, las cadenas interminables de correos y el exceso de reuniones. Según los 12 principios del Manifiesto ágil: “El método más eficaz y efectivo de transmitir información a un equipo de desarrollo es la conversación cara a cara”. Si puedes comunicar algo en una conversación de diez segundos en lugar de enviar un correo electrónico, hazlo. Aquí es donde entra en juego el Scrum diario.
- La metodología ágil consiste en producir resultados funcionales y tangibles tras cada iteración. Este punto es muy importante. Según los 12 principios: “El software funcional es el principal indicador del progreso”. El desarrollo ágil se puede comparar con el proceso editorial: primero se presenta un borrador y luego se revisa de acuerdo a las sugerencias del editor. ¡No se entrega toda la obra al completo el mismo día que debe entrar en imprenta!
Por qué la agilidad es importante
Ya sabes lo que es la agilidad, pero ¿por qué es importante?
Según el Project Management Institute (PMI), más del 70 % de las organizaciones han adoptado enfoques ágiles (estudio en inglés).
Si tu empresa no usa una metodología ágil, perteneces a esa minoría que se está quedando atrás.
Ejemplos de gestión ágil de proyectos en el mundo real
Se han publicado muchos libros sobre la gestión de proyectos ágil en los que esta se analiza desde cientos de ángulos y sectores diferentes. Pero el objetivo de este artículo es explicar la metodología ágil de forma sencilla y comprensible. Veamos, por tanto, algunos ejemplos de la agilidad en el mundo real.
1. Tu comida a tu gusto
Seguro que conoces algún restaurante de comida rápida que te permite personalizar tu pedido sobre la marcha, como Subway: al pedir un bocadillo, vas indicando al empleado qué ingredientes quieres a medida que este lo prepara.
¿Extra de queso? ¿Sin queso? ¿En otro tipo de pan? ¿Con salsa? ¿Sin salsa? No hay problema.
A cada paso del camino, tu “gestor de proyectos” culinario comprueba que tu proyecto marcha justo como tú quieres. El resultado final es una comida deliciosa que ha mejorado en cada paso gracias a la colaboración constante.
2. El Genius Bar de Apple
Si se deja a un lado lo pretencioso de su nombre, el Genius Bar de Apple es un fantástico ejemplo de gestión ágil de proyectos en el mundo real.
El usuario que llega con su iPhone o iPad averiado no tiene que rellenar un montón de formularios ni esperar su turno en sucesivas colas. Comparado con cualquier gestión burocrática, como renovar el carnet de conducir, verás que es un proceso totalmente diferente.
El Genius Bar es un proceso ágil porque se centra en la comunicación: el empleado que te atiende te hace preguntas y toma notas. En otras palabras: “Anteponer individuos e interacciones frente a procesos y herramientas”.
Quizá estés pensando que Apple también emplea procesos y herramientas, como los iPad en los que se toman las notas. Es cierto, pero la conversación y la interacción personal son lo más importante.
3. El fútbol
Quizá creas que se trata de un ejemplo un poco exagerado, pero sigue leyendo.
Para tener éxito, un entrenador de fútbol debe parecerse bastante a un gestor ágil de proyectos. Cada temporada es un gran proyecto compuesto por decenas de partidos y cada partido es una iteración en el proyecto.
Imagina que el entrenador siempre alineara a los mismos once jugadores en todos los partidos de la temporada, sin realizar un solo cambio y sin tener en cuenta las posibles lesiones, el rendimiento del equipo o los rivales. Un entrenador así no llegaría muy lejos, ¿verdad? Hasta los mejores equipos del mundo tienen que hacer pequeños ajustes para seguir siendo competitivos.
La propia metodología ágil es equiparable a un partido de fútbol. Hay reuniones de Scrum (en forma de charlas en el vestuario) antes de salir al campo, comunicación personal (como las indicaciones del entrenador desde el banquillo) y un resultado concreto (ganar, perder o empatar) al final de cada iteración (partido).
La próxima vez que veas un partido, piensa qué puedes hacer para que tu empresa trabaje como un auténtico equipo de fútbol. ¡Pero cuidado con dar balonazos a los cristales!
El más ágil de todos
Recuerda que la gestión ágil de proyectos se basa en la comunicación humana, la adaptación a las condiciones cambiantes y la obtención de resultados útiles.
Sin embargo, la gestión ágil de proyectos está en constante cambio y evolución. Si preguntas a diez gestores de proyectos por su definición de agilidad, probablemente obtendrás diez respuestas distintas.
