--- description: Los nuevos modelos de trabajo en equipos virtuales implican adoptar la colaboración digital para maximizar la productividad laboral. image: https://gdm-localsites-assets-gfprod.imgix.net/images/capterra/og_logo-e5a8c001ed0bd1bb922639230fcea71a.png?auto=format%2Cenhance%2Ccompress title: Estudio: Productividad laboral en equipos de trabajo virtual --- # Así es como la tecnología puede ayudar a colocar la innovación en el centro de las reuniones de trabajo Canonical: https://www.capterra.es/blog/4597/productividad-laboral-trabajo-virtual Publicado el 12/3/2024 | Redacción: Alejandra Aranda. ![Así es como la tecnología puede ayudar a colocar la innovación en el centro de las reuniones de trabajo](https://images.ctfassets.net/63bmaubptoky/3h1DgXeOJlCHUP0azMiyFM/33acfcdac28b38e56561f97ef742e4e0/productividad-laboral-equipo.trabajo-virtual-ES-CA-Header.png) > Reuniones, toma de decisiones, lluvias de ideas… Los nuevos modelos de trabajo virtuales o híbridos traen consigo la necesidad de adaptar diferentes tareas de colaboración al entorno digital. ¿Cómo colaboran los empleados de empresas españolas que han implementado modelos remotos o híbridos? ----- ## Contenido del artículo Reuniones, toma de decisiones, lluvias de ideas… Los nuevos modelos de trabajo virtuales o híbridos traen consigo la necesidad de adaptar diferentes tareas de colaboración al entorno digital. ¿Cómo colaboran los empleados de empresas españolas que han implementado modelos remotos o híbridos?En este artículo¿Cómo influyen las reuniones de empresa en la productividad de los empleados?La presencialidad gana a lo virtual en las reuniones con el jefe y la unión de equipo¿Cómo colaboran los empleados con compañeros en otros países?El reconocimiento y el progreso profesional de empleados: las asignaturas pendientes de las empresas españolasAprendizajes principalesLas decisiones que toman las empresas en cuanto a la colaboración en entornos de trabajo digitales pueden encaminar a los equipos a ampliar sus innovaciones.Factores tales como la duración de las reuniones, el uso de herramientas de colaboración o el contenido que se comparte durante una reunión de trabajo pueden ser determinantes para definir la productividad de los empleados.En entornos de trabajo remotos o híbridos, en los que los empleados llevan a cabo sus tareas a distancia, vale la pena preguntarse: ¿está la empresa ofreciendo un entorno de trabajo colaborativo que fomente la innovación y la productividad?En Capterra, quisimos averiguar cuál es la opinión de los empleados sobre la colaboración digital en su empresa. Para ello, hicimos una encuesta a más de 500 empleados que trabajan en empresas con modelos remotos o híbridos sobre los retos, beneficios y preferencias a la hora de colaborar a distancia. Al final del artículo se encuentra la metodología completa de la encuesta.¿Cómo influyen las reuniones de empresa en la productividad de los empleados?Las reuniones de trabajo pueden ser decisivas para gestionar y organizar correctamente a los equipos híbridos o remotos. Estas permiten coordinar diferentes departamentos y tareas.Asimismo, estas reuniones también deberían permitir a los equipos mejorar su productividad y seguir innovando en la empresa, aunque se trabaje fuera de la oficina. Sin embargo, de acuerdo con un estudio del MIT, las reuniones pueden perjudicar a la productividad de los empleados si se realizan en exceso y no se distribuyen correctamente. En el estudio de Capterra, descubrimos que las empresas con modelos remotos o híbridos tienden a priorizar la planificación sobre la innovación como objetivo de sus reuniones de trabajo, según los empleados:Como vemos, tan solo un 5 % de los empleados piensan que las reuniones tienen como objetivo innovar (quedando la innovación relegada al último lugar de la lista). Solo un 14 % de empleados dijeron que la productividad es el objetivo principal de los encuentros. Por otro lado, al principio de la lista encontramos que la planificación y la resolución de problemas son los fines principales de las reuniones de equipo.Uno de los enemigos de la productividad en las reuniones de empresa son las distracciones. En nuestra encuesta, sólo un 10 % de los encuestados dijo que nunca se distrae durante una reunión. ¿Y qué hay del resto? ¿Por qué se distraen realmente los empleados durante una reunión? Estas fueron las cuatro principales razones:La reunión es demasiado larga (41 %)Se abarca demasiada información (33 %)Una sola persona habla demasiado (33 %)La información no es relevante para mi trabajo (30 %)Apostar por conseguir evitar las distracciones en las reuniones puede ser una garantía para incrementar la productividad y el compromiso. Para indagar más en el tema, preguntamos a los encuestados cuyas reuniones son mitad virtuales/mitad presenciales o mayoritariamente virtuales cuáles son las características clave para fomentar el compromiso durante las reuniones:Consejos para reuniones más productivasAhora que sabemos cuáles son los principales objetivos en los que se centran las reuniones de los empleados encuestados, descubre cinco consejos para aumentar la productividad de tus reuniones de empresa:Establecer una agenda previa a la reunión. Programar previamente los puntos que se tratarán en la reunión ayudará a no perder el hilo y tratar solo temas fundamentales.Equilibrar la participación. Siempre que sea posible según el tipo de reunión, promover una participación equilibrada puede contribuir a que aparezcan sinergias y múltiples puntos de vista.Usar recursos audiovisuales. Existen programas en los que apoyarse que ayudan a hacer más dinámicas las reuniones. Por ejemplo, el software para hacer presentaciones y compartir la presentación con la herramienta de compartir pantalla.Elaborar un acta de reunión. Tras la reunión, conviene resumir los temas que se han tratado, las decisiones tomadas y los próximos pasos que se realizarán. Este contenido debe compartirse con los asistentes de la reunión, por lo que puede resultar útil usar el correo electrónico o programas para compartir archivos.Solicitar feedback. Una vez finalizada la reunión, enviar una encuesta de satisfacción para recopilar feedback puede contribuir a mejorar de forma continua.La presencialidad gana a lo virtual en las reuniones con el jefe y la unión de equipo La adopción de modelos de trabajo híbridos implica que las empresas puedan realizar reuniones de forma tanto presencial como virtual. Tras la pandemia, muchas empresas en España han decidido mantener los modelos remotos o híbridos.A este respecto, el 35 % de encuestados dijo que la mayoría de sus reuniones son virtuales, mientras que el 47 % dijo que hay un equilibrio entre reuniones presenciales y virtuales. Solo el 18 % de encuestados dijo que la mayoría de sus reuniones son presenciales. Cabe señalar que todos los encuestados de nuestro estudio trabajan en empresas que ofrecen modelos de trabajo híbridos o totalmente a distancia.No obstante, según el fin de la reunión, los empleados prefieren un modelo u otro. En el siguiente gráfico mostramos las preferencias de los encuestados:Observamos que para reuniones que pueden ser consideradas más importantes (como las que se hacen con el jefe o con el equipo) los empleados prefieren la modalidad presencial. En otro tipo de encuentros como aquellos destinados a hacer lluvia de ideas o recibir noticias de la empresa, los encuestados se decantan por el modelo virtual.Preguntas que debes hacerte antes de una reuniónLos líderes de pymes pueden responderse a las siguientes preguntas para asegurarse de que la reunión que convocan sea fructífera:¿Cómo puedo transmitir la idea principal para que sea entendible por todos? El apoyo a través de material audiovisual puede hacer que las ideas clave queden más claras.¿Podría tratarse el asunto sin convocar una reunión? Siempre hay que tener claro si vale la pena hacer la reunión o el tema podría tratarse a través de otro medio, como el email.¿Funcionaría mejor esta reunión en persona o virtualmente? Las reuniones virtuales ofrecen mayor flexibilidad, mientras que las presenciales pueden crear relaciones más sólidas.¿Cuáles son los principales objetivos de la reunión? Para no irse por las ramas, los objetivos deben estar claros antes de que empiece el encuentro.¿Cómo puedo atraer la atención de los participantes? El tono, los recursos gráficos, las pausas y los turnos de preguntas son algunos métodos para que los asistentes no se distraigan.Sobre la duración de las reuniones, parece que, en general, los empleados híbridos o remotos en España están satisfechos: un 77 % admite que sus reuniones de trabajo tienen la duración adecuada. Sin embargo, hubo un porcentaje de encuestados (19 %) que dijo que sus reuniones son demasiado largas. Contar con una lista de asuntos a tratar en la reunión y prepararla con antelación son algunos de los métodos que se pueden utilizar para no alargar demasiado las reuniones.¿Qué herramientas se utilizan en los entornos digitales?Las herramientas colaborativas en entornos de trabajo virtuales pueden contribuir a mejorar la productividad del negocio. Este tipo de software pretende que las tareas se puedan realizar con la misma eficacia que en un entorno de trabajo físico.A continuación, se muestra la frecuencia de uso de diferentes herramientas en empresas con modelos remotos o híbridos:Los encuestados respondieron que el correo electrónico es la herramienta que más se usa en sus empresas (un 64 % lo usa siempre) para colaborar con compañeros, seguido de la videoconferencia (un 42 % la usa siempre) y las llamadas telefónicas y el software de gestión de documentos (un 34 % de empleados las utiliza siempre).¿Cómo colaboran los empleados con compañeros en otros países? Otro reto para los equipos híbridos o remotos puede surgir cuando los equipos están distribuidos por distintos lugares. Esto hace que las herramientas de colaboración online sean aún más esenciales para mantener una comunicación fluida.El 57 % de empleados encuestados admitió que trabaja al menos una vez al mes con compañeros que residen en otros países. Los datos que se mostrarán en esta sección corresponden solo a este segmento de empleados. Entonces, ¿resulta satisfactoria esta colaboración? ¿Existen barreras de algún tipo? ¿Cuáles son los principales beneficios? El siguiente gráfico muestra una vista general de la colaboración con compañeros de otros países en empresas que tienen modelos de trabajo virtuales:Entre los datos, destaca que la mayoría de encuestados dice que la colaboración internacional se mantendrá igual o aumentará en el futuro, lo que sugiere que las empresas acostumbradas a tener empleados por todo el mundo verán esta tendencia en alza. Sobre la principal ventaja de la colaboración internacional, un 42 % cree que es la mejora de las habilidades de comunicación. En equipos que trabajan en diferentes países, es primordial contar con herramientas para trabajar en equipo que faciliten las comunicaciones y reuniones a distancia.Los empleados señalaron las horas de trabajo irregulares como el principal reto de colaborar con compañeros de otros países. Un software para gestionar el calendario puede ser útil para coordinar mejor las reuniones en diferentes zonas horarias. Asimismo, las empresas pueden establecer franjas horarias de reuniones fijas y no agendar llamadas fuera del horario de trabajo de cada lugar.En general, parece que el hecho de trabajar con compañeros internacionales fomenta una mejor cultura de empresa. Así, la mayoría de los empleados que colaboran con compañeros de otros países destaca que las diferencias culturales brindan oportunidades de aprendizaje:¿Cómo superar las barreras lingüísticas en la colaboración empresarial?Cada vez más empresas digitales cuentan con talento originario de otros países. Ya sea por el tipo de modelo de negocio o por la inmigración, las empresas españolas con modelos remotos o híbridos tienen bastante presencia extranjera: un 64 % de encuestados dijo que en su equipo hay compañeros cuya lengua materna no es la suya propia.La diferencia de idiomas puede provocar algunos obstáculos como malentendidos o una comunicación menos fluida. Para superar las barreras, las empresas pueden implementar diversas acciones. Estas son las acciones más extendidas para superar las barreras lingüísticas en reuniones, según los empleados que trabajan en un equipo con varios compañeros cuya lengua materna es distinta a la suya:Durante la reunión se ofrece un amplio espacio para preguntas y comentarios (44 %)Los participantes nativos en la reunión intentan hablar despacio y evitan utilizar jerga o lenguaje no estándar (38 %)Siempre se proporciona material de seguimiento después de la reunión (37 %)Los responsables de las reuniones siempre preparan material escrito para acompañar el contenido de la reunión (35 %)Las presentaciones siempre van acompañadas de apoyos visuales para ayudar a los hablantes no nativos (35 %)Las empresas con empleados de diferentes nacionalidades y lenguas maternas deben asegurarse de que haya apoyo visual en las presentaciones y reuniones, así como garantizar que todos los empleados utilicen un lenguaje que facilite el entendimiento de todos los participantes.El reconocimiento y el progreso profesional de empleados: las asignaturas pendientes de las empresas españolasLos modelos de trabajo a distancia pueden implicar ciertos desafíos para la cultura de empresa. Al implementar un modelo remoto o híbrido, se puede correr el riesgo de que no se transmitan unos valores culturales de la empresa de la manera adecuada. Por ejemplo, en modelos virtuales, las empresas deben esforzarse aún más por ayudar al empleado en su progreso profesional o fomentar su flexibilidad, ya que al no tener un contacto presencial, estos factores pueden pasarse por alto.En nuestra encuesta, pedimos a los empleados españoles encuestados que valoraran ciertos aspectos de su trabajo actual. Entre los resultados, destacamos que la mayoría valoró muy positivamente la relación con sus compañeros y su nivel de productividad, y más de la mitad puso muy buena nota al nivel de flexibilidad con respecto al lugar de trabajo.Aquellos aspectos que menos empleados valoraron positivamente tienen que ver con factores que dependen más de los altos cargos: el reconocimiento, el progreso profesional y la cultura de empresa. A pesar de que no tenían una valoración demasiado baja, conviene que las empresas presten especial atención a esos aspectos con el fin de mejorar el bienestar corporativo.¿Cómo afrontar los desafíos de la cultura empresarial en modelos virtuales?Según Gartner (contenido en inglés), para que la cultura empresarial tenga éxito en un mundo híbrido, los líderes deben trabajar intencionadamente para alinear y conectar a los empleados con ella, equipando a los equipos para crear microculturas dinámicas y saludables.Los datos de Capterra demuestran que aún hay aspectos de la cultura corporativa que tienen mucho margen de mejora en las empresas españolas. Asegurarse de que el empleado se sienta valorado y escuchado es importante, por lo que las empresas pueden implementar diversas estrategias:Implementar programas de reconocimiento, recompensas y premios y compensar a aquellos empleados que cumplan con los objetivos anuales o trimestrales.Gestionar la formación permanente de empleados a través de plataformas de aprendizaje continuo que faciliten el acceso a programas de capacitación.Mejorar la gestión del talento a través de estrategias de evaluación, seguimiento y compensación del rendimiento de los empleados.Ofrecer oportunidades para que los empleados conecten entre ellos (en persona o virtualmente) a través de la creación de equipos o eventos híbridos.Aprendizajes principalesFomentar un modelo de trabajo colaborativo que fomente el crecimiento profesional y el reconocimiento de los empleados parece ser una de las claves de satisfacción en entornos de trabajo a distancia.Las reuniones, por otro lado, tienden a tratar temas relacionados con la resolución de problemas y la planificación, pero pocas tienen como objetivo innovar y mejorar la productividad.Para asegurarse de no quedarse atrás en el entorno digital, las empresas deben estar comprometidas con la innovación y el desarrollo profesional de los empleados, lo que puede ayudar a mejorar la productividad de equipos a distancia. ¿Estás buscando herramientas de colaboración? Consulta nuestro catálogo. ## Exención de responsabilidad > Metodología de la encuesta:El Estudio sobre la Colaboración y Productividad en Empresas Españolas 2024 de Capterra se realizó online en enero de 2024 y contó con 501 encuestados en España. El objetivo del estudio era conocer los retos a los que se enfrentan los trabajadores que colaboran de forma remota en distintos países. Los encuestados fueron seleccionados por trabajar en empresas que ofrecen modelos de trabajo híbridos o totalmente remotos. ## Sobre la autora o el autor ### Alejandra Aranda Alejandra Aranda es analista y redactora, y tiene más de 5 años de experiencia cubriendo tendencias de marketing y tecnología en varias industrias. Como analista, es capaz de convertir información compleja en textos de interés, elaborando historias que atraen e influyen en diversas audiencias. Sus habilidades analíticas le permiten generar impacto en los negocios y ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas. Alejandra está especializada en gestión de marcas, estrategias de marketing basado en el rendimiento y todos los demás aspectos del marketing digital. Sus más de 20 investigaciones y análisis están diseñados para ayudar a las pymes a navegar por el panorama digital y aplicar estrategias de marketing eficaces. Sus recomendaciones de productos de software se basan en el análisis de más de 2 millones de opiniones de usuarios de software en Capterra. Su trabajo ha sido publicado en destacados medios de comunicación españoles, como: El Economista El País Business Insider Expansión 20 Minutos Además, Alejandra ha participado en conferencias sobre temas de comercio electrónico para importantes universidades de todo el país, entre ellas la Universidad Complutense de Madrid. ## Categorías relacionadas - [Herramientas de colaboración](https://www.capterra.es/directory/15/collaboration/software) - [Herramientas de gestión de tareas](https://www.capterra.es/directory/10030/task-management/software) - [Sistema de gestión del talento](https://www.capterra.es/directory/10029/talent-management/software) - [Software de administración de prestaciones](https://www.capterra.es/directory/10025/benefits-administration/software) - [Software de gestión de la formación](https://www.capterra.es/directory/10008/training/software) ## Artículos relacionados - [IA y Project Management (II): Inteligencia Artificial en la Dirección de Proyectos en las pymes](https://www.capterra.es/blog/1423/ia-y-project-management-ii-inteligencia-artificial-en-la-direccion-de-proyectos-en-las-pymes) - [Metodología del programa de insignias "Lo mejor de" de Capterra](https://www.capterra.es/blog/7647/metodologia-programa-insignias) - [Los 8 software de CRM gratis más populares en España](https://www.capterra.es/blog/492/mejores-software-crm-gratuitos-y-codigo-abierto) - [Programas de fidelización en tiempos de inflación: 7 de cada 10 españoles los utilizan](https://www.capterra.es/blog/3414/programas-fidelizacion-tiempos-de-inflacion) - [3 formas de conseguir la aprobación para comprar nuevo software](https://www.capterra.es/blog/2371/formas-convencer-comprar-nuevo-software-empresarial) ## Enlaces - [Ver en Capterra](https://www.capterra.es/blog/4597/productividad-laboral-trabajo-virtual) - [Blog](https://www.capterra.es/blog) - [Inicio](https://www.capterra.es/) ----- ## Datos estructurados