Así es como la tecnología puede ayudar a colocar la innovación en el centro de las reuniones de trabajo

Reuniones, toma de decisiones, lluvias de ideas… Los nuevos modelos de trabajo virtuales o híbridos traen consigo la necesidad de adaptar diferentes tareas de colaboración al entorno digital. ¿Cómo colaboran los empleados de empresas españolas que han implementado modelos remotos o híbridos?

Las decisiones que toman las empresas en cuanto a la colaboración en entornos de trabajo digitales pueden encaminar a los equipos a ampliar sus innovaciones.

Factores tales como la duración de las reuniones, el uso de herramientas de colaboración o el contenido que se comparte durante una reunión de trabajo pueden ser determinantes para definir la productividad de los empleados.

En entornos de trabajo remotos o híbridos, en los que los empleados llevan a cabo sus tareas a distancia, vale la pena preguntarse: ¿está la empresa ofreciendo un entorno de trabajo colaborativo que fomente la innovación y la productividad?

En Capterra, quisimos averiguar cuál es la opinión de los empleados sobre la colaboración digital en su empresa. Para ello, hicimos una encuesta a más de 500 empleados que trabajan en empresas con modelos remotos o híbridos sobre los retos, beneficios y preferencias a la hora de colaborar a distancia. Al final del artículo se encuentra la metodología completa de la encuesta.

¿Cómo influyen las reuniones de empresa en la productividad de los empleados?

Las reuniones de trabajo pueden ser decisivas para gestionar y organizar correctamente a los equipos híbridos o remotos. Estas permiten coordinar diferentes departamentos y tareas.

Asimismo, estas reuniones también deberían permitir a los equipos mejorar su productividad y seguir innovando en la empresa, aunque se trabaje fuera de la oficina. Sin embargo, de acuerdo con un estudio del MIT, las reuniones pueden perjudicar a la productividad de los empleados si se realizan en exceso y no se distribuyen correctamente. 

En el estudio de Capterra, descubrimos que las empresas con modelos remotos o híbridos tienden a priorizar la planificación sobre la innovación como objetivo de sus reuniones de trabajo, según los empleados:

Como vemos, tan solo un 5 % de los empleados piensan que las reuniones tienen como objetivo innovar (quedando la innovación relegada al último lugar de la lista). Solo un 14 % de empleados dijeron que la productividad es el objetivo principal de los encuentros. Por otro lado, al principio de la lista encontramos que la planificación y la resolución de problemas son los fines principales de las reuniones de equipo.

Uno de los enemigos de la productividad en las reuniones de empresa son las distracciones. En nuestra encuesta, sólo un 10 % de los encuestados dijo que nunca se distrae durante una reunión. ¿Y qué hay del resto? ¿Por qué se distraen realmente los empleados durante una reunión? Estas fueron las cuatro principales razones:

• La reunión es demasiado larga (41 %)
• Se abarca demasiada información (33 %)
• Una sola persona habla demasiado (33 %)
• La información no es relevante para mi trabajo (30 %)

Apostar por conseguir evitar las distracciones en las reuniones puede ser una garantía para incrementar la productividad y el compromiso. Para indagar más en el tema, preguntamos a los encuestados cuyas reuniones son mitad virtuales/mitad presenciales o mayoritariamente virtuales cuáles son las características clave para fomentar el compromiso durante las reuniones:

La presencialidad gana a lo virtual en las reuniones con el jefe y la unión de equipo 

La adopción de modelos de trabajo híbridos implica que las empresas puedan realizar reuniones de forma tanto presencial como virtual. Tras la pandemia, muchas empresas en España han decidido mantener los modelos remotos o híbridos.

A este respecto, el 35 % de encuestados dijo que la mayoría de sus reuniones son virtuales, mientras que el 47 % dijo que hay un equilibrio entre reuniones presenciales y virtuales. Solo el 18 % de encuestados dijo que la mayoría de sus reuniones son presenciales. Cabe señalar que todos los encuestados de nuestro estudio trabajan en empresas que ofrecen modelos de trabajo híbridos o totalmente a distancia.

No obstante, según el fin de la reunión, los empleados prefieren un modelo u otro. En el siguiente gráfico mostramos las preferencias de los encuestados:

Observamos que para reuniones que pueden ser consideradas más importantes (como las que se hacen con el jefe o con el equipo) los empleados prefieren la modalidad presencial. En otro tipo de encuentros como aquellos destinados a hacer lluvia de ideas o recibir noticias de la empresa, los encuestados se decantan por el modelo virtual.

Sobre la duración de las reuniones, parece que, en general, los empleados híbridos o remotos en España están satisfechos: un 77 % admite que sus reuniones de trabajo tienen la duración adecuada. Sin embargo, hubo un porcentaje de encuestados (19 %) que dijo que sus reuniones son demasiado largas. 

Contar con una lista de asuntos a tratar en la reunión y prepararla con antelación son algunos de los métodos que se pueden utilizar para no alargar demasiado las reuniones.

¿Qué herramientas se utilizan en los entornos digitales?

Las herramientas colaborativas en entornos de trabajo virtuales pueden contribuir a mejorar la productividad del negocio. Este tipo de software pretende que las tareas se puedan realizar con la misma eficacia que en un entorno de trabajo físico.

A continuación, se muestra la frecuencia de uso de diferentes herramientas en empresas con modelos remotos o híbridos:

Los encuestados respondieron que el correo electrónico es la herramienta que más se usa en sus empresas (un 64 % lo usa siempre) para colaborar con compañeros, seguido de la videoconferencia (un 42 % la usa siempre) y las llamadas telefónicas y el software de gestión de documentos (un 34 % de empleados las utiliza siempre).

¿Cómo colaboran los empleados con compañeros en otros países? 

Otro reto para los equipos híbridos o remotos puede surgir cuando los equipos están distribuidos por distintos lugares. Esto hace que las herramientas de colaboración online sean aún más esenciales para mantener una comunicación fluida.

El 57 % de empleados encuestados admitió que trabaja al menos una vez al mes con compañeros que residen en otros países. Los datos que se mostrarán en esta sección corresponden solo a este segmento de empleados. Entonces, ¿resulta satisfactoria esta colaboración? ¿Existen barreras de algún tipo? ¿Cuáles son los principales beneficios? 

El siguiente gráfico muestra una vista general de la colaboración con compañeros de otros países en empresas que tienen modelos de trabajo virtuales:

Entre los datos, destaca que la mayoría de encuestados dice que la colaboración internacional se mantendrá igual o aumentará en el futuro, lo que sugiere que las empresas acostumbradas a tener empleados por todo el mundo verán esta tendencia en alza. 

Sobre la principal ventaja de la colaboración internacional, un 42 % cree que es la mejora de las habilidades de comunicación. En equipos que trabajan en diferentes países, es primordial contar con herramientas para trabajar en equipo que faciliten las comunicaciones y reuniones a distancia.

Los empleados señalaron las horas de trabajo irregulares como el principal reto de colaborar con compañeros de otros países. Un software para gestionar el calendario puede ser útil para coordinar mejor las reuniones en diferentes zonas horarias. Asimismo, las empresas pueden establecer franjas horarias de reuniones fijas y no agendar llamadas fuera del horario de trabajo de cada lugar.

En general, parece que el hecho de trabajar con compañeros internacionales fomenta una mejor cultura de empresa. Así, la mayoría de los empleados que colaboran con compañeros de otros países destaca que las diferencias culturales brindan oportunidades de aprendizaje:

¿Cómo superar las barreras lingüísticas en la colaboración empresarial?

Cada vez más empresas digitales cuentan con talento originario de otros países. Ya sea por el tipo de modelo de negocio o por la inmigración, las empresas españolas con modelos remotos o híbridos tienen bastante presencia extranjera: un 64 % de encuestados dijo que en su equipo hay compañeros cuya lengua materna no es la suya propia.

La diferencia de idiomas puede provocar algunos obstáculos como malentendidos o una comunicación menos fluida. Para superar las barreras, las empresas pueden implementar diversas acciones. Estas son las acciones más extendidas para superar las barreras lingüísticas en reuniones, según los empleados que trabajan en un equipo con varios compañeros cuya lengua materna es distinta a la suya:

• Durante la reunión se ofrece un amplio espacio para preguntas y comentarios (44 %)
• Los participantes nativos en la reunión intentan hablar despacio y evitan utilizar jerga o lenguaje no estándar (38 %)
• Siempre se proporciona material de seguimiento después de la reunión (37 %)
• Los responsables de las reuniones siempre preparan material escrito para acompañar el contenido de la reunión (35 %)
• Las presentaciones siempre van acompañadas de apoyos visuales para ayudar a los hablantes no nativos (35 %)

Las empresas con empleados de diferentes nacionalidades y lenguas maternas deben asegurarse de que haya apoyo visual en las presentaciones y reuniones, así como garantizar que todos los empleados utilicen un lenguaje que facilite el entendimiento de todos los participantes.

El reconocimiento y el progreso profesional de empleados: las asignaturas pendientes de las empresas españolas

Los modelos de trabajo a distancia pueden implicar ciertos desafíos para la cultura de empresa. Al implementar un modelo remoto o híbrido, se puede correr el riesgo de que no se transmitan unos valores culturales de la empresa de la manera adecuada. 

Por ejemplo, en modelos virtuales, las empresas deben esforzarse aún más por ayudar al empleado en su progreso profesional o fomentar su flexibilidad, ya que al no tener un contacto presencial, estos factores pueden pasarse por alto.

En nuestra encuesta, pedimos a los empleados españoles encuestados que valoraran ciertos aspectos de su trabajo actual. Entre los resultados, destacamos que la mayoría valoró muy positivamente la relación con sus compañeros y su nivel de productividad, y más de la mitad puso muy buena nota al nivel de flexibilidad con respecto al lugar de trabajo.

Aquellos aspectos que menos empleados valoraron positivamente tienen que ver con factores que dependen más de los altos cargos: el reconocimiento, el progreso profesional y la cultura de empresa. A pesar de que no tenían una valoración demasiado baja, conviene que las empresas presten especial atención a esos aspectos con el fin de mejorar el bienestar corporativo.

¿Cómo afrontar los desafíos de la cultura empresarial en modelos virtuales?

Según Gartner (contenido en inglés), para que la cultura empresarial tenga éxito en un mundo híbrido, los líderes deben trabajar intencionadamente para alinear y conectar a los empleados con ella, equipando a los equipos para crear microculturas dinámicas y saludables.

Los datos de Capterra demuestran que aún hay aspectos de la cultura corporativa que tienen mucho margen de mejora en las empresas españolas. Asegurarse de que el empleado se sienta valorado y escuchado es importante, por lo que las empresas pueden implementar diversas estrategias:

• Implementar programas de reconocimiento, recompensas y premios y compensar a aquellos empleados que cumplan con los objetivos anuales o trimestrales.
• Gestionar la formación permanente de empleados a través de plataformas de aprendizaje continuo que faciliten el acceso a programas de capacitación.
• Mejorar la gestión del talento a través de estrategias de evaluación, seguimiento y compensación del rendimiento de los empleados.
• Ofrecer oportunidades para que los empleados conecten entre ellos (en persona o virtualmente) a través de la creación de equipos o eventos híbridos.

Aprendizajes principales

Fomentar un modelo de trabajo colaborativo que fomente el crecimiento profesional y el reconocimiento de los empleados parece ser una de las claves de satisfacción en entornos de trabajo a distancia.

Las reuniones, por otro lado, tienden a tratar temas relacionados con la resolución de problemas y la planificación, pero pocas tienen como objetivo innovar y mejorar la productividad.

Para asegurarse de no quedarse atrás en el entorno digital, las empresas deben estar comprometidas con la innovación y el desarrollo profesional de los empleados, lo que puede ayudar a mejorar la productividad de equipos a distancia.