Este artículo se publicó por primera vez el 26 de febrero de 2019 y se ha actualizado el 13 de febrero de 2024
Las herramientas de gestión de proyectos contribuyen a que los equipos logren sus objetivos y alcancen sus hitos a tiempo teniendo en cuenta siempre los requisitos de presupuesto. Sigue leyendo para descubrir las mejores opciones gratuitas de software de gestión de proyectos que se encuentran disponibles en España.
En este artículo
Las herramientas de gestión de proyectos son capaces de automatizar una gran cantidad de pasos que conlleva la planificación y ejecución de un proyecto, desde la programación de tareas y su asignación hasta la adjudicación de recursos o el seguimiento de hitos de la empresa.
Con este tipo de herramientas, los gestores de proyectos o project managers pueden implementar un modelo de trabajo descendente en el que los compañeros colaboren en las tareas individuales de uno en uno. Es decir, un modelo de colaboración en el que las contribuciones a los proyectos están sincronizadas en tiempo real que es compatible con diferentes estilos de trabajo.
Las actividades de gestión de proyectos (PM, por sus siglas en inglés) habitualmente constan de cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y finalización. Gracias a los software de gestión de proyectos, los responsables de equipo pueden visualizar todas estas fases y ponerlas en marcha, implantando herramientas de PM con los siguientes fines:
- Evaluar la viabilidad del proyecto, sus objetivos, los riesgos y las limitaciones.
- Asignar los recursos o las responsabilidades y establecer los puntos de control o los indicadores de rendimiento.
- Supervisar las actividades que lleva a cabo el equipo y elaborar informes sobre su rendimiento para las partes interesadas.
- Hacer un seguimiento de la evolución, abordar los conflictos de la programación y ajustar los presupuestos.
- Liberar recursos y personal y preparar los informes del proyecto o comunicar información.
En este artículo se estudian las siete herramientas gratuitas de software de gestión de proyectos mejor valoradas en Capterra España por orden alfabético. Para elaborar esta lista se han tenido en cuenta todas las herramientas de gestión de proyectos que tenían una versión gratuita premium y un sitio web en español. Cada una de ellas ha obtenido una valoración general mínima promedio de 4,5 estrellas sobre 5 en los últimos dos años. Puedes consultar la metodología completa al final del artículo.
1.
- Valoración general: 4,5/5
- Facilidad de uso: 4,4/5
- Atención al cliente: 4,3/5
- Funcionalidades: 4,4/5
- Relación calidad-precio: 4,4/5
Asana es un software de gestión de proyectos en el que los usuarios pueden ver en tiempo real los datos del proyecto y del equipo. De esta forma, los responsables de equipo pueden hacer un seguimiento de la evolución del equipo y de cada uno de sus miembros con gráficos personalizados y paneles de control denominados hojas de ruta.
Las hojas de ruta facilitan al usuario la creación de cronologías personalizadas, la actualización de las prioridades y la comunicación con las partes interesadas en la evolución del proyecto. La plataforma también contiene paneles de trabajo Agile que se pueden personalizar con varias plantillas predefinidas y que facilitan el intercambio de archivos. Los paneles Scrum y Kanban se encuentran a disposición del usuario a través de esta herramienta y permiten mejorar la gestión del proyecto y las tareas. Además, los usuarios pueden medir el rendimiento del equipo y elaborar informes con gran detalle en la plataforma.
El software ofrece las siguientes características:
- Creador de tareas y flujos de trabajo que funciona con inteligencia artificial (IA).
- Equipos colaborativos de un máximo de 500 miembros que tienen acceso a paneles de ideas que se pueden clasificar.
- Acceso a formularios con campos personalizados.
- Vistas de diagrama de Gantt y cronología.
- Características de facturación.
- Paneles de control de proyecto ilimitados.
- Seguimiento del tiempo y de la facturación con la extensión “TaskBill” del navegador.
- Integración con herramientas de elaboración de informes y de inteligencia empresarial (BI).
Cuando se trata de colaborar con más de 10 compañeros, el software Jira de Asana está disponible de forma gratuita por tiempo indefinido. También ofrece una capacidad de almacenamiento de un máximo de 2 GB y contiene paneles Scrum y Kanban, flujos de trabajo personalizables y hojas de ruta, entre otras opciones.
2.
- Valoración general: 4,7/5
- Facilidad de uso: 4,7/5
- Atención al cliente: 4,6/5
- Funcionalidades: 4,6/5
- Relación calidad-precio: 4,7/5
Clockify es una herramienta de gestión de proyectos para escritorio y dispositivos móviles compatible con el trabajo presencial y a distancia. Permite a las empresas que cuentan con equipos en distintas ubicaciones hacer un seguimiento de las horas de trabajo y de la evolución de los proyectos.
Todo ello se consigue con una variedad de herramientas disponibles para que el usuario pueda controlar el tiempo, como un temporizador, fichas de horas semanales y un rastreador automático que hace un seguimiento de las aplicaciones y los sitios web que se han utilizado, entre otras opciones. Los responsables también tienen la opción de programar turnos, asignar tareas e incluso aprobar las fichas de control de horarios a través de la plataforma. Además, los usuarios pueden gestionar los perfiles de usuario, definir las horas que puede facturar cada uno de los miembros del equipo y controlar el acceso al grupo.
Esta herramienta contiene también las siguientes características adicionales:
- Seguimiento de uso de aplicaciones y sitios web, vista general de capturas de pantalla y seguimiento GPS en directo.
- Tareas que se pueden facturar con datos de facturación que se generan automáticamente.
- Versiones para escritorio y móvil con sincronización automática.
- Vista de calendario con programación de tareas mediante el método de arrastrar y soltar.
- Relojes para fichar la entrada y los descansos con código PIN.
- Paneles de control con gráficos sobre la actividad del equipo y el tiempo invertido.
- Diagramas de Gantt y vistas de cronología para consultar la evolución del proyecto y monitorización de la disponibilidad de los usuarios.
- Elaboración de facturas personalizada con importación de los datos de horas y gastos.
Clockify se puede probar de forma gratuita sin restricciones en cuanto al número de proyectos y usuarios. Además, el usuario dispone de otras características, como un chat de equipo e informes. También es posible suscribirse a un plan de pago si el usuario quiere tener acceso a funcionalidades más avanzadas.
3.
- Valoración general: 4,8/5
- Facilidad de uso: 4,6/5
- Atención al cliente: 4,7/5
- Funcionalidades: 4,7/5
- Relación calidad-precio: 4,9/5
Flowlu es un software de gestión de proyectos que permite obtener una visión general en tiempo real de los proyectos con parámetros como la cantidad de tareas finalizadas, la documentación y los ingresos obtenidos, entre otros. Los usuarios pueden crear también sus propios flujos de trabajo y actualizarlos a través de la plataforma, así como definir fases, hitos, etc.
La herramienta permite que los usuarios puedan visualizar la evolución del proyecto mediante paneles Kanban con editores que funcionan con el método de arrastrar y soltar. Asimismo, los usuarios pueden llevar a cabo un seguimiento de la liquidez del proyecto gracias a las herramientas de previsión financiera a fin de garantizar que no se supera el presupuesto definido.
A continuación se recogen algunas de las tareas que los usuarios pueden llevar a cabo con la plataforma:
- Generar informes de ingresos y gastos para comunicar las previsiones de presupuesto y de ingresos.
- Crear tareas con las plantillas integradas y verlas en formato de lista o de paneles Kanban.
- Crear un centro de ayuda con capacidad de búsqueda para clientes y trabajadores.
- Emitir facturas individuales y periódicas.
- Vistas de diagrama de Gantt y cronología.
- Elaboración automática de tareas, colaboraciones y presupuestos, entre otras opciones.
Con la versión gratuita premium de Flowlu los usuarios consiguen una capacidad de almacenamiento de 1 GB para dos usuarios de forma indefinida, junto con una cantidad ilimitada de contactos y proyectos. La emisión de facturas, el seguimiento de gastos y la automatización de la gestión de relaciones con los clientes (CRM) son características que vienen de serie. Si quieres mejorar la versión gratuita de Flowlu, el plan Team permite a los usuarios la automatización de tareas, la integración con el correo electrónico y el seguimiento de las horas. Otros planes de nivel superior contienen funciones más avanzadas.
4.
- Valoración general: 4,7/5
- Facilidad de uso: 4,7/5
- Atención al cliente: 4,4/5
- Funcionalidades: 4,4/5
- Relación calidad-precio: 4,5/5
MeisterTask es una herramienta de gestión de proyectos compatible tanto con equipos remotos como híbridos. La solución resulta muy útil en los ámbitos del desarrollo de software, marketing y gestión de eventos, pero también puede servir para profesionales que llevan a cabo trabajo continuo, como el desarrollo de producto.
Tanto si se aplica la metodología de proyectos Scrum y Agile en las entregas, como si simplemente son necesarias ciertas funciones de elaboración de listas de tareas pendientes, MeisterTask puede ayudar a garantizar flujos de trabajo y colaboración detallados. Todo ello se consigue gracias a la productividad de la plataforma y a las integraciones de la plataforma de desarrolladores.
La herramienta contiene una serie de características a las que pueden sacar mucho partido los gestores de proyectos, a saber:
- Panel de control personal con notificaciones emergentes y vistas de tareas y de fechas de entrega.
- Diagramas de Gantt y paneles Kanban que permiten una programación rápida.
- Vista cronológica con seguimiento de actividades y alertas.
- Parámetros de rendimiento de equipo, gráficos y otros análisis.
- Intercambio de archivos y emoticonos dentro de las tarjetas de tarea, así como gestión de ideas.
- Informes de seguimiento del tiempo de cada tarea, usuario y equipo.
A fin de acceder a las características principales de la gestión de tareas, como los paneles personalizados de proyecto, los usuarios tienen que registrarse en el paquete gratuito Básico, que se encuentra disponible para un máximo de tres proyectos, cinco notas colaborativas y los miembros del proyecto que sean necesarios. La versión Pro supone una mejora con respecto a la gratuita y permite a los usuarios obtener una cantidad ilimitada de proyectos y notas. Además, los usuarios de la versión Pro pueden adjuntar archivos de un tamaño máximo de 200 MB. Hay otros planes de pago que contienen características adicionales.
5.
- Valoración general: 4,5/5
- Facilidad de uso: 4,4/5
- Atención al cliente: 4,5/5
- Funcionalidades: 4,4/5
- Relación calidad-precio: 4,5/5
OpenProject es una herramienta de gestión de proyectos de código abierto que sirve tanto para la gestión de proyectos tradicional como la del método Agile. La implantación in situ ofrece a los usuarios la opción de administrar ellos mismos la herramienta en servidores privados y garantizar de ese modo el control de los datos confidenciales, mientras que el desarrollador ofrece también una versión en la nube como opción estándar.
Gracias a herramientas como la secuenciación de tareas mediante el método de arrastrar y soltar, las wikis de proyecto, la gestión de información y los cuadros de comentarios integrados, los usuarios pueden colaborar en tiempo real. Los diferentes paneles que se muestran uno junto a otro facilitan una perspectiva en profundidad para que los responsables de equipo no pierdan de vista las tareas más importantes y las prioridades.
OpenProject contiene una serie de características, como:
- Una página de vista general del proyecto.
- Paquetes de trabajo con tareas, subtareas, hitos y opciones de asignación.
- Planificaciones de proyecto en diagramas de Gantt, cronologías y archivos que se pueden compartir.
- Programación de tareas manual o automatizada.
- Paneles de tareas Scrum, gráficos de trabajo pendiente y gestión de ideas.
- Paneles Agile que pueden compartir los miembros del equipo.
- Seguimiento del tiempo e historial de registros.
- Elaboración de presupuestos de costes, seguimiento y elaboración de informes.
Los usuarios que forman parte de la comunidad de OpenProject pueden acceder a todas las características de forma gratuita, pero las funciones de los planes de OpenProject de pago empresariales y profesionales ofrecen atención al cliente como servicio adicional. La mejora del plan de código abierto, que está disponible con el plan Básico y un mínimo de cinco usuarios, otorga acceso al planificador de equipo, a los paneles Kanban, a las alertas, los accesos directos a los gráficos y los campos personalizados. Sin embargo, todos los planes de pago están disponibles únicamente con implantación en las instalaciones.
6.
- Valoración general: 4,7/5
- Facilidad de uso: 4,6/5
- Atención al cliente: 4,7/5
- Funcionalidades: 4,5/5
- Relación calidad-precio: 4,6/5
Con la herramienta de gestión de proyectos Paymo, las empresas pueden gestionar las horas de trabajo, los equipos, las facturas y los beneficios en un solo centro de comandos móvil o en la web. Esta plataforma, que contiene diferentes módulos y se puede personalizar, combina las tareas individuales y las de equipo junto con aspectos financieros del proyecto y analíticas a fin de que los responsables de equipo puedan gestionar las tareas y los presupuestos.
Paymo ofrece acceso ininterrumpido a su base de conocimientos y al foro de la comunidad, de forma que los usuarios puedan obtener diferentes opiniones. Gracias a las entradas de tiempo, que se llevan a cabo con solo un clic, al menú rápido para incorporar información y al temporizador web que se ejecuta en segundo plano, Paymo contribuye a hacer un seguimiento del tiempo que se invierte en cada actividad.
A continuación se recogen algunas de sus características de gestión principales:
- Análisis financiero, de horas y de proyecto en el panel de control principal.
- Listas de tareas individuales y de equipo con mensajería integrada e intercambio de archivos mediante el método de arrastrar y soltar.
- Marcadores que se pueden modificar y accesos directos para poder llegar a los datos con facilidad.
- Menús, marcadores y tareas que funcionan con el método de hacer clic y arrastrar.
- Alertas para las fechas límite y los presupuestos.
- Elaboración de facturas, intercambio, impresión y clonación.
- Diagramas de Gantt para la programación y paneles Kanban para la visualización de las tareas.
- Temporizador web que se ejecuta en segundo plano hasta que se cierra la aplicación.
- Base de conocimiento y foro de la comunidad a disposición de todos los usuarios.
- Notificaciones, filtros de búsqueda y menús de incorporación rápida de tareas y de introducción de horas mediante un clic.
Los usuarios se pueden suscribir a la versión sin coste de Paymo y conseguir una capacidad máxima de almacenamiento de 1 GB y usuarios, seguimiento del tiempo, tareas y elaboración de facturas ilimitados. Los clientes que necesiten gestionar más de 10 proyectos y más de cinco clientes pueden optar por la versión de pago. De este modo desaparecerán las restricciones y los usuarios podrán cobrar una tarifa plana o un anticipo por sus proyectos. Los administradores pueden repartir invitaciones a otros usuarios y acceder a la asistencia técnica que hay en la aplicación. Cabe destacar que los diagramas de Gantt y las funciones de cronología de programación, carga de trabajo y dependencia de tareas quedan reservadas a los usuarios empresariales.
7.
- Valoración general: 4,6/5
- Facilidad de uso: 4,6/5
- Atención al cliente: 4,4/5
- Funcionalidades: 4,4/5
- Relación calidad-precio: 4,5/5
Todoist es un software de gestión de proyectos con el que los usuarios pueden pasar de las tareas pendientes más sencillas a proyectos enteros más complejos. Todoist permite crear tareas en el escritorio, en el móvil o incluso en dispositivos wearable. A continuación, los usuarios pueden definir una sola fecha de entrega o fechas periódicas y organizar las tareas con etiquetas y filtros en los proyectos correspondientes.
La delegación y el intercambio con los miembros del equipo puede formar parte del mismo flujo de trabajo, de forma que los equipos puedan buscar sus tareas y empezar a colaborar en tiempo real en cuanto inician sesión. Gracias a la sincronización de las tareas en varios dispositivos, los equipos pueden gestionar las tareas asignadas sobre la marcha y acceder a paneles flotantes con los parámetros de productividad y otras métricas visuales en la pantalla de inicio.
Los usuarios de Todoist pueden recurrir a funciones de gestión de proyecto como las siguientes:
- Herramienta de incorporación rápida para la redacción, selección de prioridades, delegación y clasificación de las tareas de los proyectos.
- Cambio entre la disposición en lista, en paneles y calendario.
- Pestaña de productividad que funciona con un clic y que muestra las tendencias del proyecto y las métricas.
- Vistas de diagrama de Gantt y cronología.
- Temporizadores para las tareas, alertas de usuario, actualizaciones y notificaciones.
- Intercambio de archivos mediante el método de arrastrar y soltar.
Todoist se encuentra disponible sin coste alguno de forma definitiva en el plan Beginner, que es compatible con un máximo de cinco proyectos y un historial de actividad de tareas de una semana. Para poder aprovechar el asistente de IA de Todoist, obtener un historial de actividades sin límite y recordatorios para un máximo de 300 proyectos, los usuarios pueden optar por suscribirse al plan Pro. Los planes empresariales de niveles más elevados ponen a disposición del usuario características más avanzadas, como carpetas de proyecto ilimitadas, permisos y roles para el equipo, espacio de trabajo compartido y facturación centralizada.
Cómo elegir el software de gestión de proyectos más adecuado para la empresa
Son muchos los factores que hay que tener en cuenta a la hora de seleccionar la solución de gestión de proyectos que más se adapta a la empresa. Aunque el precio es, a menudo, un factor determinante en la mayoría de las pequeñas y medianas empresas (pymes), también es importante sopesar el ahorro evidente que puede suponer el software gratuito de gestión de proyectos frente a otros factores.
- Disponibilidad de características específicas del equipo, como las limitaciones en cuanto a la carga de trabajo, la dependencia de las tareas, las invitaciones, las listas de comprobación y el trabajo en curso.
- La opción de que la facturación se encuentre incluida y si es posible trabajar con diferentes divisas.
- La necesidad de programar, prever costes y elaborar presupuestos de los proyectos de forma automática.
- Integración con las herramientas internas de nóminas, departamento financiero y de inteligencia empresarial.
- Compatibilidad con dispositivos móviles.
Independientemente de si el software de gestión de proyectos es gratuito o no, únicamente resultará útil para la empresa si puede soportar el paso del tiempo.
En un futuro próximo, una gran parte de las tareas de gestión de proyectos probablemente se va a dejar en manos de la inteligencia artificial (IA). Por tanto, los responsables de la toma de decisiones deben consultar con el desarrollador de la herramienta de gestión de proyectos para garantizar que:
- Es compatible con la tecnología que funciona con inteligencia artificial.
- Puede admitir comandos de voz y otras funciones de accesibilidad.
- Ofrece menús con el método de arrastrar y soltar, elaboración de tareas asistida por IA, temas personalizados en función de palabras clave, etc.
Metodología
Para formar parte de la lista que se ha ofrecido anteriormente, todos los software han tenido que justificar que, en enero de 2024, se ajustaban a los siguientes criterios:
- Las herramientas se ajustan a la definición de mercado de software de gestión de proyectos: “El software de gestión de proyectos automatiza la asignación de tareas, la asignación de recursos, la programación y el seguimiento de hitos en todas las fases del proyecto. Las herramientas y sistemas de gestión de proyectos pueden seguir uno o varios métodos: colaborativo, cuando hay varias personas trabajando en un proyecto; descendente, cuando una persona trabaja en un solo proyecto al mismo tiempo; o integrado, cuando participan varios aspectos de la organización”.
- El software debe poner a disposición del usuario una versión gratuita premium (una versión sin coste y autónoma del software y no una versión de prueba que, llegado un momento dado, obliga a la compra de la herramienta).
- Los siete software cuentan con las siguientes características principales: herramientas de colaboración, elaboración de informes y seguimiento de proyectos y gestión de tareas.
- Todos los software deben tener un dominio en su sitio web disponible en español.
- Cuentan con una valoración general media mínima de 4,5/5 estrellas en los últimos dos años (desde el 15 de enero de 2022 al 15 de enero de 2024).
- Las herramientas han recibido un mínimo de 20 opiniones de usuario en los últimos dos años (desde el 15 de enero de 2022 al 15 de enero de 2024).
De la lista de preseleccionados, elegimos las siete herramientas con una versión gratuita premium que mayor valoración habían obtenido.
