Los mejores software de gestión de proyectos gratis

Publicado el 26/2/2019 por Eileen O'Loughlin, Andrew Conrad, Lauren Maffeo, Marina Cabrera y Pritam Tamang

Software de gestión de proyectos

La competencia en el ámbito del software para gestión de proyectos gratis es cada vez mayor. Desde la primera vez que en Capterra reunimos las mejores herramientas de project management, allá por 2014, las opciones disponibles se han multiplicado por 10 (¡como mínimo!). Queremos facilitar la vida a las pequeñas y medianas empresas, y creemos que la mejor manera es ayudando a que se la organicen. Si tienes un presupuesto reducido y un equipo pequeño (de hasta cinco personas) y estás dispuesto a prescindir de algunas funciones prémium; te recomendamos optar por un software gratuito.

Con estos ocho software no gastarás dinero, al menos al principio, a la hora de coordinar tiempos y trabajadores que colaboran en cada proyecto. Además, como somos meticulosos, hemos seguido una metodología rigurosa (que encontrarás al final) con la que destacar de cada herramienta sus ventajas, desventajas, precios -si los hay- de actualizaciones y a quién creemos que va dirigido.

Pero en nuestra lista también encontrarás una amplia gama de opciones para empresas de cualquier tamaño; desde las funciones de gestión de tareas y colaboración de grupos para pequeñas empresas hasta completísimas herramientas que incluyen planificación, programación, diagramas de Gantt y capacidades ágiles.

Nota: las herramientas incluidas en la lista se encuentran entre las soluciones de gestión de proyectos gratuitas más recomendables según la metodología que encontrarás al final del texto y se presentan en orden alfabético. Las fortalezas y debilidades de cada una de ellas deben examinarse en su conjunto y según las necesidades específicas (en lugar de comparar las herramientas entre sí). El lector deberá buscar las funciones más importantes para su caso concreto y considerar las necesidades de negocio y los objetivos que se pretenden cumplir con la implementación del software antes de tomar una decisión.

Las herramientas están ordenadas en orden alfabético.

Las mejores opciones de software gratuito de gestión de proyectos

Lista de los mejores software gratis de gestión de proyectos

Bitrix24: software de gestión empresarial para pequeñas y medianas empresas

Bitrix24 es una solución de gestión empresarial colaborativa diseñada para aunar en una única plataforma la gestión de relaciones con los clientes (CRM), la gestión de proyectos (PM), los recursos humanos (RR. HH.) y la automatización de flujos de trabajo.

El plan gratuito incluye 12 usuarios, 5 GB de almacenamiento online y multitud de funciones que no cuestan nada. Con el CRM, se gestionan clientes potenciales y contactos, marketing por correo electrónico y automatización de ventas. Los RR. HH. cuentan con directorio de empleados, autoservicio para estos y ludificación.

Entre las funciones gratuitas de PM se encuentran las tareas y proyectos ilimitados, seguimiento del tiempo, listas de verificación, diagramas de Gantt y gestión de documentos. También ofrece distintas funciones de comunicación, como redes sociales, chat, mensajería instantánea y videoconferencia.

Las funcionalidades añadidas de CRM y marketing, además de la gestión de proyectos gratuita, hacen que Bitrix24 sea perfecto para equipos de ventas y empresas de servicios profesionales.

PM Britix24
Vista de “Mis tareas” en Bitrix24 (Fuente)

Ventajas: Bitrix24 no limita el número de tareas o proyectos en su plan gratuito. Es uno de los muchos productos repletos de funciones incluidos en esta lista.

Desventajas: los usuarios de Capterra indican dos importantes áreas problemáticas, el deficiente soporte técnico y la falta de materiales de formación adecuados para la expansión de funciones.

Ambos aspectos serán críticos para las empresas que opten por el plan gratuito, ya que este no incluye asistencia al cliente. Los nuevos usuarios se enfrentarán a una alta curva de aprendizaje y tendrán que pasar un período de adaptación antes de que el equipo pueda funcionar a pleno rendimiento.

Precio de actualización: versión basada en la nube, 39 dólares mensuales para 24 usuarios (Plus), 99 dólares mensuales para 50 usuarios (Standard) y 199 dólares mensuales para usuarios ilimitados (Professional).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Pequeñas y medianas empresas centradas en servicio, consultoría o ventas que deseen una solución de gestión empresarial sólida con funciones de gestión de proyectos.

Clubhouse: una herramienta Scrum altamente funcional

Clubhouse ha sido diseñada para equipos que trabajan en proyectos de software y es más ligera que otras herramientas. Ofrece un reducido conjunto de funciones que puede no ser suficiente para todos los equipos de proyecto, pero si necesitas un software con funciones básicas de Scrum, merece la pena que lo pruebes.

Pantallazo de Clubhouse
Diagrama de flujo acumulativo en Clubhouse (Fuente)

Ventajas: el mayor activo de Clubhouse es su especialización. En lugar de dirigirse al conjunto del mercado de gestión de proyectos, la solución ha sido diseñada de manera específica para equipos que gestionan sus proyectos de software con Scrum. Puedes marcar relaciones de historia, planificar epics y comenzar el trabajo mediante una configuración de tablero Kanban con actualizaciones de equipo automáticas. Algunos usuarios de Capterra indican que el panel de Clubhouse, con elementos básicos, es un soplo de aire fresco comparado con sus competidores menos intuitivos.

Clubhouse también mantiene a salvo los datos del usuario enviando copias de seguridad cifradas cada diez minutos a Amazon S3 y AWS, además de ofrecer inicios de sesión SSL y HTTPS.

¿La parte solidaria?: si diriges una organización sin ánimo de lucro que cumpla los criterios de elegibilidad de Clubhouse (información en inglés), puedes disfrutar de la solución de manera gratuita.

Desventajas: Clubhouse solo ofrece tres usuarios en su versión gratuita. Si superas este número, su precio es de 8.50 dólares mensuales por usuario. Las ventajas de la versión de pago son la asistencia prioritaria y el rol de observador.

La naturaleza minimalista de Clubhouse puede ser atractiva para ciertos usuarios, pero no es lo suficientemente sólida para muchos equipos de proyecto. No ofrece opciones de almacenamiento más allá de la integración con otras herramientas y carece de algunas funciones, como chat de equipo, portales de cliente y seguimiento del tiempo, que otros software de gestión de proyectos ofrecen en su versión estándar.

Clubhouse cuenta con una aplicación solo para iOS y su última versión ha desatado la ira de muchos usuarios que afirman que la aplicación es inferior a la herramienta.

Precio de actualización: 8.50 dólares mensuales por usuario.

Aplicaciones móviles: iOS

Adecuado para:

Individuos o equipos de desarrollo de hasta tres personas que gestionan proyectos con metodología ágil.

Freedcamp: usuarios y proyectos ilimitados

Haciendo honor a su nombre, Freedcamp ofrece casi todas sus funciones de manera gratuita. Así, en la versión freemium se pueden planificar proyectos más avanzados que con muchos de sus competidores.

Cuenta con intercambio y edición de archivos, foros de discusión, plantillas de proyecto y facturas. Algunos usuarios de Capterra elogian la facilidad de instalación de Freedcamp y su ágil atención al cliente.

Project Management Freedcamp
Lista de tareas en Freedcamp (Fuente)

Ventajas: los usuarios pueden añadir tareas, hitos y seguimiento del tiempo a los proyectos de Freedcamp. La herramienta también ofrece tableros Kanban que permiten seguir las tareas de forma visual y mantener en privado las personales.

Desventajas: a pesar de ofrecer una versión gratuita más sólida que muchos de sus competidores, Freedcamp cuenta con limitaciones. Entre otras, la necesidad de actualizar para crear informes de proyecto. Aunque Freedcamp ofrece subtareas, los usuarios echan en falta el soporte para capas adicionales en la versión gratuita.

Precio de actualización: 5.99 dólares mensuales para el propietario y 1.99 dólares mensuales por cada usuario adicional.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Equipos de proyecto que necesiten un software con proyectos, usuarios y almacenamiento ilimitados y gratuitos.

Hygger: herramienta de gestión de proyectos ágiles para gestión de cartera

¿Quieres usar tableros Kanban o Scrum o quizá una combinación de ambos? Hygger puede ser la opción más adecuada para tu equipo. Aunque la empresa se creó en 2017, ya ha conseguido una valoración promedio de 4.5/5 estrellas por parte de los usuarios de Capterra y más de 70 reseñas.

Software de PM Hygger
Tablero Kanban en Hygger (Fuente)

Ventajas: una de las mayores fortalezas de Hygger es que permite a los usuarios gestionar y combinar varios proyectos simultáneos de forma sencilla. Hygger también ofrece una gran flexibilidad con sus configuraciones: sprints, Kanban, tableros, diagramas de carril, backlogs, diagramas de quemado, hojas de ruta… Si lo puedes imaginar, está en Hygger. El nivel gratuito ofrece todas las funciones de la solución a equipos de hasta cinco usuarios, lo cual debería ser más que suficiente para equipos pequeños.

Desventajas: puesto que Hygger es un producto relativamente nuevo, sigue en fase de desarrollo. Los usuarios indican que aún se están corrigiendo errores y que ciertas funciones disponibles en la versión de sobremesa todavía no se han implementado en las aplicaciones móviles. Los usuarios afirman, además, que el cambio de configuración (por ejemplo, de tableros Kanban a backlog) no es fluido; es necesario copiar los datos de una configuración a otra.

Precio de actualización: 9 dólares mensuales por usuario.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Equipos ágiles en fase de crecimiento que necesiten una herramienta de gestión de proyectos completa.

Pivotal Tracker: herramienta de gestión de proyectos para pequeños equipos tecnológicos

Pivotal Tracker ha llegado al mundo de la gestión ágil afirmando poder conseguir que “la gestión de proyectos sea tan sencilla como pulsar un botón”.

Pivotal Tracker es un producto de Pivotal Software, empresa que fue adquirida por Dell como parte de la fusión con EMC en 2016. Esta unión conformó una de las mayores compañías tecnológicas del mundo. En otras palabras: Pivotal Tracker está respaldada.

Herramienta de gestión de proyectos Pivotal Tracker
Búsqueda en proyectos en el espacio de trabajo de Pivotal Tracker (Fuente)

Ventajas: la herramienta cuenta con multitud de funciones y es mucho más que una lista de tareas o una herramienta de seguimiento de tiempo con pretensiones. Cuenta con funcionalidades avanzadas como planificación automática de sprints, espacios de trabajo multiproyecto, más de 100 integraciones y analíticas profundas. La solución divide los proyectos en “historias”, palabra común en la terminología de desarrollo ágil (información en inglés). Las aplicaciones nativas también garantizan que Pivotal Tracker funcione de manera fluida en cualquier dispositivo, pero está  limitada a dos proyectos simultáneos. Sin embargo, si eres educador o trabajas en proyectos públicos u ONGs cualificadas, dispondrás de un plan gratis a tu medida.

Desventajas: la versión gratuita está limitada a tres usuarios, dos proyectos simultáneos y 2 GB de almacenamiento. Pivotal Tracker se ha diseñado para desarrolladores de software ágiles, así que, si no estás familiarizado con el sistema, quizá sea mejor que busques otra solución.

Precio de actualización: 150 dólares anuales, con capacidad para hasta cinco colaboradores.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Pequeños equipos de TI de tres o menos personas.

Redbooth: solución liviana de gestión de proyectos y tareas para espacios de trabajo compartidos

Redbooth es una solución colaborativa de gestión de proyectos y tareas que ayuda a los equipos a organizar su trabajo en un espacio compartido. Allí los usuarios pueden moverse entre tareas, conversaciones, notas y archivos. También pueden pasar de un espacio de trabajo a su panel para ver un resumen de todas sus tareas asignadas.

El plan gratuito de Redbooth incluye hasta diez usuarios, 2 GB de almacenamiento de archivos y dos proyectos (o “espacios de trabajo”) activos. Sus funciones de gestión de tareas son muy sólidas y cuenta con algunas capacidades de gestión de proyectos. La solución incluye, por ejemplo, diagramas de Gantt para planificación de proyectos, pero sus capacidades de creación de informes son limitadas (solo cuenta con informes de “calendario” y “resumen de tareas”).

Redbooth. Gestión de proyectos gratis
Diagrama de Gantt en Redbooth (Fuente)

Ventajas: Redbooth ofrece una sólida funcionalidad de gestión de tareas en el plan gratuito y permite a los usuarios importar tareas, convertir correos electrónicos en tareas, dividir estas en subtareas y asignar usuarios y fechas límite.

El plan gratuito tiene un límite de dos proyectos activos, pero los archivados no se tienen en cuenta. Una vez finalizado el proyecto, solo tienes que archivar el espacio de trabajo para guardar los datos y seguir trabajando dentro del límite de proyectos activos.

Desventajas: el plan gratuito de Redbooth no ofrece soporte para usuarios externos, lo que dificulta la colaboración de los equipos con clientes o personas ajenas a la organización.Tampoco cuenta con mucho espacio de almacenamiento (2 GB). Incluso los equipos pequeños de diez o menos personas querrán aprovechar las integraciones del producto con Google Drive y DropBox.

Precio de actualización: 12 dólares mensuales por usuario (Pro), 18.75 dólares mensuales por usuario (Business).

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Equipos pequeños (de diez o menos personas) que necesiten gestionar tareas y deseen funciones básicas de planificación de proyectos para un número reducido de proyectos internos.

Targetprocess: diseñado para equipos ágiles

Targetprocess es una herramienta de gestión de proyectos especializada que ofrece marcos de gestión de proyectos ágiles, como tableros Kanban y Scrum. Entre algunas de sus funciones están los flujos de trabajo personalizados, la planificación de capacidad del equipo, el seguimiento del tiempo y la gestión de problemas.

La versión gratuita permite crear hasta 1000 proyectos y ofrece un soporte básico que incluye chat en directo y base de conocimiento.

Software de PM Targetprocess
Panel de planificación de sprints en Targetprocess (Fuente)

Desventajas: Targetprocess es una herramienta ideal para equipos de desarrollo de software pequeños que necesiten flujos de trabajo personalizados para la planificación de sprints, estimación de historias de usuario y preparación de backlog de producto. También ofrece excelentes funciones de creación de informes y seguimiento. Puedes ver resúmenes de progreso del proyecto en el panel con el tiempo que han empleado los miembros del equipo en las tareas e incluso consultar informes detallados, como la tendencia de errores por versión lanzada.

Desventajas: si buscas una herramienta de gestión de proyectos sencilla, puede que Targetprocess no sea la mejor opción. Puesto que va dirigida a un nicho de mercado muy técnico e incluye funciones especializadas que pueden ser irrelevantes para algunos equipos. Además, el diseño de la interfaz no es especialmente fácil de usar. Los nuevos usuarios necesitarán un tiempo para configurar los paneles y acceder a los informes.

Precio de actualización: 25 dólares mensuales por usuario.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Equipos de desarrollo de software.

Teamweek: una sólida herramienta para equipos

Teamweek comenzó siendo una herramienta interna del archiconocido software de seguimiento de tiempos Toggl y se lanzó al mercado de manera autónoma en 2017. Aunque aún está en período de transición, se ha ganado un lugar en esta lista gracias a sus sólidas funciones para equipos.

Gestión de proyectos Teamweek
Aplicación móvil de Teamweek (Fuente)

Ventajas: la fortaleza de Teamweek es su capacidad para facilitar el trabajo en equipo. Ofrece casi todo lo que buscan los usuarios en un software de gestión de proyectos: líneas de tiempo, un buen calendario, recursos compartidos e hitos. También ofrece información para la planificación de capacidad competitiva y cuenta con distintas integraciones con herramientas como Slack, GitHub y Chrome.

Desventajas: el producto gratuito de Teamweek carece de una función fundamental, la hoja de ruta de proyecto. Esto no es un problema si la usas para gestionar proyectos cortos que pueden planificarse por completo en un diagrama de Gantt, pero no es suficiente para proyectos de envergadura.

Los usuarios deben actualizar a una versión de pago si desean alojamiento nativo. Teamweek no permite que los usuarios adjunten archivos a las tareas, así que no es adecuada para equipos con mucho intercambio de recursos.

La versión gratuita ofrece hasta cinco usuarios. La actualización ofrece, además de la capacidad de incluir más usuarios, personalización de colores y vista anual, actualizaciones quizás superfluas para muchas pequeñas empresas.

Precio de actualización: 39 dólares mensuales para diez usuarios.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

Adecuado para:

Pequeñas empresas que busquen una herramienta de planificación sencilla basada en diagramas de Gantt.


La metodología aplicada

Productos gratuitos o freemium

En la primera fase de esta investigación, se evaluaron los productos del directorio de software de gestión de proyectos de Capterra para determinar si existen versiones gratuitas y si estas cumplen los criterios de inclusión.

A continuación, se ordenaron los productos admitidos según su categoría: gestión de tareas y gestión de proyectos.

La evaluación final califica cada producto según su experiencia en el sector, tendencias del mercado y capacidades específicas del software.

1. ¿Es gratuito y cumple estos criterios de oferta gratuita?

En este artículo se clasifica un producto como gratuito si:

  • Ofrece una versión gratuita e independiente del software.
  • No es una versión de prueba de un software que, tras un determinado período de tiempo, debe adquirirse.

Cuando la herramienta se clasifica como gratuita, se analiza según los siguientes criterios:

  • Cuenta como mínimo con tres reseñas verificadas en la web de Capterra.
  • Admite al menos tres usuarios independientes en el plan gratuito.
  • Es identificada como aplicación “segura” en la tienda de Google Play.
  • Su proveedor no envía más de diez correos electrónicos de marketing durante la primera semana de registro.

2. ¿Es un software de gestión de proyectos o de gestión de tareas?

Los productos que cumplen los criterios anteriores se evalúan según esta definición de software de gestión de proyectos:

El software de gestión de proyectos ayuda a las organizaciones a gestionar y entregar proyectos a tiempo, según el presupuesto y dentro del alcance establecido. Estas herramientas ayudan a dirigentes de pequeñas empresas, equipos de proyecto y partes interesadas a planificar, supervisar y controlar sus proyectos.

Esta comprobación verifica las capacidades básicas de gestión de proyectos y su idoneidad para la categoría.

Los productos se clasifican como software de gestión de proyectos si contienen todas estas funcionalidades principales:

  • Gestión de tareas: creación de tareas, establecimiento de plazos y asignación de tareas a los usuarios. Supervisión del progreso de cada tarea hasta su finalización.
  • Funciones de colaboración: suministro de un espacio de trabajo centralizado que permite a múltiples usuarios comunicarse, debatir y coordinar.
  • Gestión de documentos/intercambio de archivos: capacidad de intercambio de archivos y almacenamiento en un repositorio central, con seguimiento de versiones e historial de cambios.
  • Planificación de proyectos: configuración de criterios de alcance, presupuesto y plazo. División de proyectos en hitos y tareas individuales. Definición de camino crítico e identificación de dependencias, limitaciones y recursos clave.
  • Creación de informes/paneles: capacidad de mostrar gráficos, tablas, presentaciones de datos y flujos de actividad. Seguimiento de estimaciones reales y previstas de tiempo y costes.

Muchas pequeñas empresas necesitan este software únicamente para gestionar tareas y colaborar entre grupos reducidos. Por ello, si un software no cumple esa definición de gestión de proyectos, se evalúa según la siguiente definición de software de gestión de tareas:

El software de gestión de tareas ayuda a individuos y equipos a organizar, gestionar y completar tareas. Estas herramientas permiten a los usuarios crear tareas, seguir los progresos de las mismas y colaborar.

3. Evaluación final

La evaluación final de los productos combina siete factores específicos junto con el conocimiento del sector de los analistas, la experiencia con las herramientas y la comprensión de las tendencias y necesidades de los negocios en el panorama del software de gestión de proyectos.

Los factores de revisión final incluyen:

  • Capacidades nativas: conjuntos de funciones indicados en las definiciones de mercado de gestión de proyectos y gestión de tareas.
  • Móvil: disponibilidad para dispositivos de todo tipo (iOS, Android, Windows), puntuaciones generales de reseñas en tiendas de aplicaciones.
  • Atención al cliente: asistencia en el producto (temas de ayuda, preguntas frecuentes, comunidad), soporte por correo electrónico/texto, disponibilidad (24 horas, limitada, solo en EE. UU. o global).
  • Seguridad: cualificación ISO/IEC 27001, HIPAA, SP 800-53 y/o DIACAP Nivel 2, AES, TLS/SSL y 2FA.
  • API: disponibilidad, retrocompatibilidad.
  • Facilidad de uso.
  • Alcance de mercado.

Todas las soluciones se puntuaron en una escala de diez puntos para seleccionar los mejores  productos, que se enumeran en este artículo en orden alfabético.

En esta investigación se contó con la colaboración adicional de Anthony Bradley, Rachel Burger y Laura Clymer.