Sprint plans: 3 errores que acaban con la productividad de tu equipo

Publicado el 8/8/2019 por Bruno Peláez y Pritam Tamang

Errores Sprint plans Scrum

A los pequeños negocios les preocupa mucho mejorar la productividad de sus empleados. Las pequeñas y medianas empresas (pymes) están optando por incorporar algunas estrategias creativas para formar y mejorar el desempeño de sus empleados, desde la gamificación de la cultura corporativa hasta el equipamiento de las oficinas con control inteligente del aire acondicionado.

Una forma eficaz de sacar más partido de los equipos pequeños es a través de herramientas y estructuras de gestión ágil de proyectos (Agile Project Management), como Scrum. Sin embargo, no todos los proyectos de gestión ágil tienen éxito, una mala planeación puede resultar en fracaso.

La mayoría de fracasos de los sprint plans (planificación de sprints) en Scrum se deben a expectativas poco realistas, a la mala gestión de la lista de tareas a desarrollar (conocida como product backlog) y a la sobre planificación de los sprints, lo que supone un enorme despilfarro en términos de productividad, tiempo y dinero.

Un sprint plan eficaz marca la diferencia entre el éxito y el fracaso

Reunion planificación de sprints

 

Los pequeños negocios que aplican el método Scrum, completan sus proyectos en eventos cronometrados llamados “sprints” que pueden durar entre una semana a un mes entero.

La planificación de sprints implica al propietario de producto, al Scrum Master y al equipo de desarrollo, que se compromete a completar un conjunto de tareas (por ejemplo, el desarrollo de nuevas funciones o la corrección de errores).

Los sprint plans son esenciales en Scrum, porque repercute en los resultados reales del proyecto. El éxito o el fracaso de un proyecto depende de la capacidad de un equipo de cumplir con las tareas que se comprometen a llevar a cabo durante la fase de planificación de sprints.

Sin embargo, las empresas a menudo cometen errores en la planificación de sprints debido a la falta de experiencia en la gestión ágil de proyectos.

Este escenario es similar para las pymes que han adoptado Scrum recientemente, ya que a menudo ni el Scrum Master ni los propietarios de producto tienen experiencia. Como resultado, no pueden colaborar de forma productiva con el equipo de desarrollo para trazar sprint plans efectivos, lo que lleva al fracaso de la gestión de proyectos.

3 errores en la planificación de sprints que los pequeños negocios deben conocer y evitar

A continuación, analizamos 3 errores comunes en los sprint plans que cometen las pymes.

Evitar errores durante los sprint plans

1. Establecer expectativas poco realistas al comprometerse en exceso con los propietarios de producto sumamente ambiciosos

Las reuniones de planificación de sprints son sesiones productivas, hasta que el propietario de producto empieza a hacer peticiones que no son razonables al equipo. Esto suele ocurrir cuando los propietarios de producto intentan encajar cada una de las peticiones de las partes interesadas del proyecto.

Los propietarios de producto deben aprender a decir “no” a las partes interesadas cuando sea necesario.

Cómo puede ayudar la tecnología:

La capacidad de usar el “no” asertivo indica que el propietario de producto puede comunicarse de forma eficaz con las partes interesadas del proyecto sobre la capacidad del equipo. 

Utilizar las funciones disponibles en las herramientas de gestión ágil de proyectos, como el seguimiento de estados, proporciona razones fundamentadas en datos por las que los equipos pueden o no pueden encajar una petición en un sprint concreto.

  •     Centralizar la comunicación del proyecto: Las partes interesadas deben tener acceso en tiempo real al estado del proyecto con cuadros de mando centralizados que informan sobre las tareas completadas y pendientes.  De igual forma, las partes interesadas deben recibir información sobre el progreso y los cambios del proyecto con notificaciones internas, correo electrónico y funciones de chat incorporadas.
  •     Compartir proyectos clave y métricas de rendimiento: Es muy importante calcular qué tareas podrá completar el equipo durante un sprint en base al historial de rendimiento en los gráficos de burndown (gráfico de trabajo pendiente) y de velocidad. Las partes interesadas del proyecto deben tener acceso a estos datos, para que comprendan la capacidad de compromiso del equipo (alcance) con un sprint concreto.
Métrica Agile para mejorar sprint en Scrum
Gráfico de velocidad en SpiraPlan
Acciones recomendadas:
  •     Utiliza las funciones de notificación de un software Agile PM para comunicarle de manera eficaz a las partes interesadas sobre el progreso de un proyecto.
  •     Sácale partido a funciones como los gráficos de burndown y de velocidad para estimar correctamente la capacidad de compromiso de un equipo.

2. Celebrar reuniones de sprint plans sin priorizar el product backlog

Entre las muchas responsabilidades del propietario de producto, la más importante es priorizar el product backlog (las tareas a desarrollar durante todo el proyecto), también conocido como “historias de usuario”. Si no se prioriza de manera efectiva, los equipos de desarrollo terminarán eligiendo y añadiendo historias de usuario a un sprint sin entender del todo cómo afectarán al alcance del proyecto. 

Priorizar significa seleccionar las funciones del producto que se van a desarrollar primero. Para ello, las pymes deben analizar las funciones fáciles de desarrollar que ofrecen el mayor valor para los usuarios. 

Cómo puede ayudar la tecnología:

Al priorizar el product backlog, los negocios deben recordar el principio de Pareto: los usuarios obtendrán el 80% del valor de tu producto del 20% de sus funciones. Utiliza herramientas de gestión ágil de proyectos para determinar las características que entran dentro de ese 20% tan importante.

  •     Dar prioridad a las funciones usando puntos para las historias de usuario: Algunas herramientas de Scrum, como VivifyScrum, tienen una funcionalidad de estimación llamada planning póker que permite a cada miembro del equipo asignar puntos a las historias de usuario. Esto les ayuda a calcular la complejidad y el esfuerzo que serán necesarios para desarrollar esa función; más puntos significa una complejidad mayor. Esto permite a los equipos identificar las funciones que requieren el menor coste o esfuerzo, lo que determina qué historias de usuario son prioritarias y que se deben incluir en ciertos sprints concretos.
  •     Ayudar a los equipos a comprender mejor los requisitos de los productos: Mientras que la evaluación de las historias de usuario (tareas a desarrollar) ayuda a los equipos a comprender la complejidad de una función, un documento de requisitos de producto ofrece a los equipos una visión del valor de una función o característica para los usuarios finales del producto. 

En este documento de requisitos, los propietarios de producto pueden incluir información como entrevistas con clientes y buyer-persona, de esta forma los desarrolladores y diseñadores pueden comprender la importancia de estos detalles a medida que trabajan las funciones del producto.

Documento requisitos de producto
Documento de requisitos del producto en Confluence
Acciones recomendadas:
  •     Elabora un documento de requisitos de producto para ayudar a los equipos a comprender mejor las peticiones de los clientes y de las partes interesadas.
  •     Calcula con precisión el esfuerzo necesario para crear una función asignando puntos a las historias de usuario.

3. Pasar demasiado tiempo en las reuniones de sprint plans

Los equipos de Scrum asisten a muchas reuniones: Scrums diarios, revisiones de sprints, análisis de sprints… y la lista no termina. Añade a este entrenamiento continuo, los talleres, las sesiones individuales y la que más tiempo requiere de todas, las reuniones de planificación de sprints. Todo esto ocasiona el escenario perfecto para que los equipos tengan exceso de trabajo pero bajo rendimiento.

Un pequeño negocio que usa Scrum debe asegurarse de que los equipos vayan preparados a las reuniones de sprint plans. De lo contrario, perderán horas en reuniones improductivas.

Cómo puede ayudar la tecnología:

La reunión de planificación de sprints es crucial para el éxito de un proceso Scrum. Sin embargo, los pequeños negocios deben asegurarse de que sus equipos estén utilizando el tiempo de forma productiva. En este momento, es donde entran en juego las herramientas de gestión ágil de proyectos, permiten a los equipos planificar reuniones, comunicarse y compartir archivos en una plataforma centralizada.

  •     Preparar al equipo para las reuniones de sprint plans: Un error principal que cometen los equipos es no estar preparados para las reuniones de sprints plans. Para evitarlo, los propietarios de producto deben compartir la documentación clave del proyecto, como el product backlog, para que los equipos puedan participar en las reuniones. 

Para esto, resultan útiles los programas para compartir archivos, puesto que permiten a los propietarios de producto compartir documentos relacionados con el proyecto con los equipos pertinentes en una ubicación segura y centralizada.

  •     Hacer seguimiento de la agenda del equipo y eliminar las reuniones innecesarias: Las reuniones de planificación de sprints tienden a alargarse porque los equipos no han tenido tiempo suficiente de prepararse para ellas. Esto se debe al excesivo tiempo que pasan en otras reuniones innecesarias. 

Los Scrum Masters pueden utilizar software para administración de recursos que tienen calendarios incorporados y cuadros de mando de informes para hacer seguimiento de la disponibilidad de los miembros del equipo e identificar las reuniones más importantes a las que deben asistir.

calendario para reunión de planificación de sprints
Calendario de equipo en Wrike
Acciones recomendadas:
  •     Prepara al equipo para la reunión compartiendo con antelación el product backlog y otra documentación esencial del proyecto.
  •     Rastrea la disponibilidad de los miembros del equipo y elimina las reuniones innecesarias.

Conclusiones y pasos siguientes

El propósito de este informe no es vilipendiar a los propietarios de producto ni ser una solución prescriptiva para las diferentes cuestiones a las que se enfrentan los pequeños negocios cuando aplican Scrum. 

Más bien, es una guía de “lo que no se debe hacer” para pequeños negocios que aplican la gestión ágil de proyectos o que se están planteando cambiar de sistema y aplicarlo. 

Recordamos a las pymes que las estructuras de gestión ágil de proyectos se adaptan fácilmente a su estructura organizativa tipo lean, pero que deben revisar constantemente sus procesos para lograr una exitosa gestión ágil de proyectos.

Consejos para evitar errores en la planificación de sprints:

Consejos para evitar errores planificación sprints

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