Este artículo se publicó el 22 de octubre de 2019 y se ha actualizado el 15 de noviembre de 2023.
La gestión de inventario consiste en el proceso de seguimiento y control de las mercancías almacenadas de una empresa. Este proceso es esencial para garantizar que la empresa cuente con existencias suficientes para cubrir la demanda. Descubre las 5 mejores técnicas de gestión de inventario.
En este artículo
La gestión del inventario es una parte clave de la cadena de suministro. El objetivo principal del proceso de gestión de inventario es tener un amplio conocimiento de los artículos disponibles, así como mantenerlos organizados y preparados para la venta o para su traslado al punto de venta.
Para una pequeña o mediana empresa (pyme), administrar su stock disponible puede volverse abrumador y costoso. Pongamos un ejemplo: imagina que un envío de materias primas que no esperabas hasta el próximo martes aparece en tu puerta. De pronto, te encuentras con docenas de cajas de más de 22 kilos que no sabes dónde almacenar para que no entorpezca las operaciones de logística que ya estaban ajustadas al detalle.
En tiempos en los que el comercio electrónico está en auge, los contratiempos en la gestión de inventarios pueden ocasionar aumentos de costes, deterioro de productos, encarecimiento de seguros, incremento de las horas extras de los empleados e incluso caos en la planta de producción. Por ello es esencial que la gestión de inventarios sea correcta.
¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventario es el proceso que ayuda a la empresa a controlar y gestionar las existencias de sus mercancías o materias primas. Una buena gestión de inventario es muy importante para saber cuánta mercancía queda y cuándo hacer reposición. También tiene ventajas relacionadas con la disminución de costes y la optimización de la producción. Ayuda a la empresa a prepararse para situaciones inesperadas.
Gracias a ciertas técnicas de gestión de inventario, es posible gestionar mejor los problemas e imprevistos que puedan surgir. En este artículo te mostramos cinco de esas técnicas para mantener tu inventario bajo control.
Pero antes, ¿por qué es tan importante una gestión del inventario eficaz?
¿Por qué es importante la gestión de inventario?
Las empresas que funcionan en niveles óptimos de inventario tienen más posibilidades de ahorrar en recursos que aquellas que tienen un exceso de inventario.
Sin una buena gestión de inventario, se pueden dar situaciones de tener inventario de más o tener escasez de inventario, lo que puede conllevar ciertos riesgos. Por ejemplo: gastos extra en almacenamiento y seguridad, posibles robos o daños sobre los productos o que la realidad del inventario no se ajuste a la demanda.
Una gestión eficiente de los procesos logísticos ayudará a la empresa a encontrar el equilibrio para contar con la cantidad óptima de mercancía. Esto se podrá conseguir teniendo en cuenta ciertos aspectos como la demanda, el espacio de almacenamiento, las órdenes de compra y los informes, entre otros. Un software de control de inventario puede ser clave para llevar a cabo todas estas tareas, ya que permite mantener registros precisos de ventas e inventarios actualizados, así como automatizar la gestión y el seguimiento de bienes.
5 técnicas para una mejor gestión de inventarios en una pyme
Es posible que las empresas, para controlar su inventario a final de año, contabilicen las existencias que tienen almacenadas. De esta manera, se podrá hacer un balance de los productos vendidos y lo que se ha registrado durante el año.
Con el fin de evitar errores humanos, una empresa puede utilizar un software de inventario que le permita tener todo informatizado y automatizado. Sea cual sea la herramienta que se utilice, existen ciertas técnicas de gestión de inventario que sirven para optimizar la administración de existencias.
1. Establece niveles mínimos de unidades
Los niveles mínimos de unidades se refieren a la cantidad mínima de producto que necesitas tener a mano en un momento dado. Establecer niveles mínimos de unidades te ayudará a aumentar de forma espectacular la eficiencia de tus operaciones de logística.
Los niveles mínimos de unidades fijan un punto de referencia que hace que la decisión de pedir más inventario sea automática, en lugar de depender de suposiciones. Una vez que el inventario sea inferior a un cierto nivel mínimo, sabrás que es el momento de pedir más unidades para evitar tener muy pocas en el almacén.
Fijar niveles mínimos de unidades concretos requiere un análisis exhaustivo por tu parte; de lo contrario, serán simplemente reglas arbitrarias que no le servirán a tu negocio. Primero debes investigar qué nivel de inventario es ideal para cada producto. Esta es una práctica de gestión de inventario eficiente.
Niveles mínimos de unidades en la práctica
¿Vendes 400 productos terminados de media en marzo? Ese es un nivel mínimo de unidades que podrías establecer mensualmente. Si los clientes piden diez unidades de un tipo de producto al día y recibes un envío semanal, plantéate establecer un nivel mínimo de unidades de 80, si, por ejemplo, sabes que los costes de almacenamiento son bajos y que algunas semanas tendrán más demanda que otras.
2. Crea un plan de contingencia
Una regla básica sobre el proceso de gestión de inventarios en un negocio: espera lo inesperado. Tienes que tener un plan de contingencia para cuando surjan complicaciones.
Pueden producirse muchas dificultades de todo tipo. Puede que agotes todas las existencias. Puede que recibas tarde una entrega enorme de materias primas. Puede que te quedes sin liquidez temporalmente y no puedas pagar el producto. Puedes haber calculado mal y encontrarte corto de inventario.
Como mencionábamos antes, tienes que investigar primero para anticiparte a estas dificultades. Lo más probable es que los mismos contratiempos se repitan una y otra vez. Analiza en detalle tu historial de pedidos, flujo de caja y cambios importantes en el inventario e identifica dónde está tu talón de Aquiles.
Luego siéntate y elabora un plan B para cada área que identifiques. Involucra a tus empleados en el proceso; ellos sabrán mejor qué problemas surgen y serán los que lleven a cabo tu plan.
Tipos de problemas que pueden surgir en la gestión de inventario
Algunas de las complicaciones con las que te puedes encontrar son:
- Las ventas aumentan de forma exponencial y hay falta de stock
- Recibes más productos de los que necesitas por un error de cálculo
- Te quedas sin espacio en el almacén para nueva mercancía
Cuando surjan complicaciones de este tipo, debes tener listo un plan de contingencia que incluya respuestas a preguntas como: ¿qué partes estarán implicadas en la resolución del problema? ¿Cómo se va a resolver el problema? ¿Cómo puede afectar al negocio?
3. Dedica tiempo a las previsiones
A veces ocurre que las previsiones en cuestiones de inventario se quedan pendientes por el camino. Evitar que esto pase es una de las mejores prácticas en la gestión de inventarios en pymes.
Has de ir más allá de tratar de evitar los problemas y debes ser lo suficientemente proactivo como para invertir en previsiones, también conocidas como forecast. El forecasting es la previsión de la demanda futura de un producto o servicio. Esto podría hacerse sobre el área que ocasiona más complicaciones en la cadena de suministro.
Combinando los datos de ventas históricos con el rendimiento futuro que se espera, podrás darle un empujón al próximo año (o a los cinco próximos) alineando tu inventario para sacarle el máximo partido.
¿Cuál es la mejor manera de pronosticar el inventario?
Las previsiones conllevan buscar tendencias en el mercado, vigilar las finanzas en general, trabajar con ventas garantizadas gracias a contratos y suscripciones a planes de servicios o productos. El forecast supone utilizar toda esta información para proyectar las ventas futuras.
4. Implementa el comprobante de entrega para dispositivos móviles
Esta es una manera fantástica de aplicar tecnología a tus operaciones, especialmente si has tenido dudas sobre cómo te puede ayudar.
El comprobante de entrega para dispositivos móviles es una función muy práctica para tus clientes y tus proveedores; proporciona alertas en tiempo real sobre dónde se encuentran los paquetes. Un repartidor puede hacer una foto de una entrega y efectuar una actualización rápida en el sistema en segundos, lo que reduce tiempo e inversión en dispositivos de escaneo y seguimiento, además aumenta la productividad al permitir hacer más en menos tiempo. Para esta tarea, las pymes también pueden utilizar herramientas de seguimiento de envíos específicas.
También es importante demostrar que un producto se ha entregado correctamente. Si un producto se envía a la persona o empresa equivocada, esto supone verdaderos dolores de cabeza tanto para el proveedor como para el cliente y conlleva demoras cuantiosas en su operabilidad.
Consejos para empresas
En el mercado existen herramientas informáticas que permiten a los responsables de logística e inventario hacer un seguimiento de activos a través de diferentes dispositivos interconectados. Puedes echar un vistazo a nuestro artículo sobre los mejores software para gestión de inventarios gratis y de código abierto en caso de que busques una herramienta para tu negocio.
5. Encuentra herramientas de gestión de inventarios y de logística
Un buen software de logística puede agilizar las operaciones y ayudarte a identificar técnicas de ahorro que seguramente no conocías. Existen infinidad de software de logística y todos ellos tienen características únicas que pueden ayudar a la gestión de inventario permanente o inventario periódico en pymes.
A continuación te mostramos algunos ejemplos de funcionalidades:
- Algunas funcionalidades de software te permiten comparar, procesar, rastrear y analizar envíos de empresas de transporte, de modo que puedes identificar las mejores tarifas de transporte y procesar los envíos rápidamente.
- Algunas opciones de software para empresas de transporte generan guías de embarque (Bill of Landing en inglés) y etiquetas de palés, sin necesidad de software especializado.
Muchas características de software sincronizan los registros de clientes para que todos los datos de sus clientes estén en un solo lugar.
¿Cómo funciona el software de gestión de inventarios?
Un software de gestión de inventario ayuda a supervisar el inventario, agilizar la creación del inventario y a organizar todas las operaciones relacionadas con la ejecución de pedidos. Asimismo, estas herramientas cuentan con funcionalidades para crear informes financieros y mejorar la visibilidad de la cadena de suministro.
El futuro de la gestión de inventario
El auge del comercio electrónico, las nuevas tecnologías y las recientes demandas de los consumidores están cambiando la forma en la que las empresas controlan su inventario. Las herramientas de control de inventarios y los software de inventario se reinventan para ofrecer a los profesionales funciones que les permitan hacer automatizaciones y previsiones en la cadena de suministro.
Algunas tendencias relevantes en el área de la gestión de inventarios son la inteligencia artificial, la ciencia de datos y el internet de las cosas. Mantenerse al día de las nuevas tecnologías y herramientas que surgen ayudará a los negocios a elevar la gestión de su inventario a la máxima potencia.
