Gestión de inventarios en pymes: 5 técnicas que debes conocer

Publicado el 22/10/2019 por Bruno Peláez y Dan Taylor

Gestión de inventarios en pymes

Cuando eres una pequeña o mediana empresa (pyme), administrar tu stock puede volverse abrumador y costoso. Por ello es esencial que la gestión de inventarios en pymes sea correcta.

Imagina que un envío que no esperabas hasta el próximo martes aparece en tu puerta y te encuentras con docenas de cajas de más de 22 kilos que no sabes dónde almacenar para que no entorpezcan al trabajo de tus empleados ni a las operaciones de logística que ya estaban ajustadas al detalle.

Los contratiempos en la gestión de inventarios pueden ocasionar aumentos de costes, deterioro de productos, encarecimiento de seguros, incremento de más horas extras de los empleados e incluso caos en la planta de producción.

No te estreses, siempre es posible gestionar mejor los problemas que surgen y evitar otros relacionados con el exceso de inventario.

Es imprescindible una mejor gestión de inventarios en pymes

Los propietarios de pequeños negocios que tienen un exceso de inventario tienen costes adicionales al año en comparación con las empresas que funcionan en niveles óptimos de inventario. Sigue estos cinco consejos para reducir los costes de tu empresa mejorando la gestión de inventarios.

Técnicas de gestión de inventarios en pymes

5 consejos para una mejor gestión de inventarios en una pyme

1. Establece niveles mínimos de unidades

Los niveles mínimos de unidades se refieren a la cantidad mínima de producto que necesitas tener a mano en un momento dado. Establecer niveles mínimos de unidades te ayudará a aumentar de forma espectacular la eficiencia de tus operaciones de logística. Los niveles mínimos de unidades evitan que seas impulsivo, por lo que así no comprarás una tonelada de producto un mes para luego quedarte corto de inventario el siguiente.

Los niveles mínimos de unidades fijan un punto de referencia que hace que la decisión de pedir más inventario sea automática, en lugar de depender de suposiciones. Una vez que el inventario sea inferior de un cierto nivel mínimo, sabrás que es el momento de pedir más unidades para evitar tener muy pocas en el almacén.

Fijar niveles mínimos de unidades concretos requiere un análisis exhaustivo por tu parte; de lo contrario, serán simplemente reglas arbitrarias que no le servirán a tu negocio. Primero debes hacer la ardua tarea de investigación sobre qué nivel de inventario es ideal para cada producto.

¿Vendes 400 gadgets de media en marzo? Ese es un nivel mínimo de unidades que podrías establecer mensualmente. Si los clientes piden diez unidades de un tipo de gadget al día y recibes un envío semanal, plantéate establecer un nivel mínimo de unidades de 80, si, por ejemplo, sabes que los costes de almacenamiento son bajos y que algunas semanas tendrán más demanda que otras.

2. Elabora un plan B

Una regla básica sobre el negocio de gestión de inventarios en pymes, y en las grandes empresas también: espera lo inesperado. Tienes que tener un plan B para cuando las cosas vayan mal.

Pueden producirse muchas dificultades de todo tipo. Puede que agotes todas las existencias. Puede que recibas tarde una entrega enorme. Puede que te quedes sin liquidez temporalmente y no puedas pagar el producto. Puedes haber calculado mal y encontrarte corto de inventario.

Como mencionábamos antes, tienes que investigar primero para anticiparte a estas dificultades. Lo más probable es que los mismos contratiempos se repitan una y otra vez. Analiza en detalle tu historial de pedidos, flujo de caja y cambios importantes en el inventario e identifica dónde está tu talón de Aquiles.

Luego siéntate y elabora un plan B para cada área que identifiques. Involucra a tus empleados en el proceso; ellos sabrán mejor qué problemas surgen y serán los que lleven a cabo tu plan.

3. Dedica tiempo a las previsiones

Eres una persona ocupada y a veces eso implica que las previsiones se quedan pendientes por el camino. Sabemos que suele pasar. Evita que ocurra, es un factor clave en la gestión de inventarios en pymes.

Has de ir más allá de tratar de evitar los problemas y debes ser lo suficientemente proactivo como para invertir en previsiones, también conocidas como forescast. Las previsiones podrían ser sobre el área con la que más te atascas.

Las previsiones conllevan buscar tendencias en el mercado, vigilar las finanzas en general, trabajar con ventas garantizadas gracias a contratos y suscripciones a tu planes de servicios o producots. El forecast supone utilizar toda esta información para proyectar las ventas futuras.

Combinando los datos de ventas históricos con el rendimiento futuro que se espera, podrás darle un empujón al próximo año (o a los cinco próximos) alineando tu inventario para sacarle el máximo partido.

4. Implementa el comprobante de entrega para dispositivos móviles

Esta es una manera fantástica de aplicar tecnología a tus operaciones, especialmente si has sido reacio a hacerlo antes o has tenido dudas sobre cómo te puede ayudar.

El comprobante de entrega para dispositivos móviles es una función muy práctica para tus clientes y tus proveedores; proporciona alertas en tiempo real sobre dónde se encuentran los paquetes. Un repartidor puede hacer foto de una entrega y efectuar una actualización rápida en el sistema en segundos, lo que reduce tiempo e inversión en dispositivos de escaneo y seguimiento, además aumenta la productividad al permitir hacer más en menos tiempo.

También es importante demostrar que un producto se ha entregado correctamente. Si un producto se envía a la persona o empresa equivocada, esto supone verdaderos dolores de cabeza tanto para el proveedor como para el cliente y conlleva demoras cuantiosas en su operabilidad.

5. Encuentra nuevos productos de software de logística

Un buen software de logística puede agilizar las operaciones y ayudarte a identificar técnicas de ahorro que seguramente no conocías. Existen infinidad de software de logística y todos ellos tienen características únicas que pueden ayudar a la gestión de inventarios en pymes.

A continuación te mostramos algunos ejemplos de funcionalidades:

  • Algunas funcionalidades de software te permiten comparar, procesar, rastrear y analizar envíos de empresas de transporte, de modo que puedes identificar las mejores tarifas de transporte y procesar los envíos rápidamente.
  • Algunas opciones de software para empresas de transporte generan guías de embarque (BOL) y etiquetas de palés, sin necesidad de software especializado.
  • Y muchas características de software sincronizan los registros de clientes para que todos los datos de sus clientes estén en un solo lugar.

Consejos de gestión de inventarios en pymes

No dejes de consultar la categoría de software de logística de Capterra para encontrar la mejor opción para tu empresa. Utiliza la herramienta de filtrado para limitar los resultados según las características que desees y crear tu propia lista de selección de software.