¿Cuántos empleados necesito para finalizar el proyecto a tiempo? ¿Estoy dentro del presupuesto con la compra de materiales? ¿Cuáles son los costes imprevistos de mi proyecto? Para poder responder a estas y otras preguntas, en los proyectos se lleva a cabo la planificación de costes y recursos.
Comencemos con la definición del término recurso. Un “recurso” en la gestión de proyectos se refiere a un medio necesario para la ejecución de una tarea. “Recurso” es un término genérico tanto para empleados como para recursos materiales o financieros. Y son precisamente estos recursos o medios los que ahora deben planificarse de la forma más eficiente y eficaz posible para garantizar el éxito del proyecto.
Para facilitarle esta tarea a tu empresa, hemos creado una plantilla Excel para control de costes y recursos para ti.
¿Qué se debe tener en cuenta en la planificación de costes y recursos?
Al igual que con el diagrama de Gantt, primero debe crearse un plan de la estructura del proyecto y las distintas actividades se deben trasladar a una secuencia antes de que se pueda llevar a cabo la planificación de costes y recursos. A continuación, se calculan los gastos de procesamiento de cada operación.
Una vez estimados los gastos, se pueden asignar recursos o miembros del equipo a cada tarea. La mejor manera de realizar esta asignación es que el director del proyecto la haga junto con el equipo. Una vez asignadas las tareas, para la siguiente etapa de planificación (por ejemplo, un hito o sprint) habría que observar más de cerca el perfil de carga de cada recurso. ¿Se ha incorporado por error una máquina en paralelo o se ha programado demasiado volumen o demasiado poco a algún miembro del equipo? Si este es el caso, será preciso ajustar la planificación o replantearse la asignación de recursos.
La palabra clave decisiva aquí es capacidad. La capacidad es la disponibilidad de un recurso, incluido el volumen disponible. Si, por ejemplo, un empleado está programado para más del 100 % de su capacidad, esto se denomina sobrecarga. Si esta sobrecarga se produce porque la persona está reservada para dos operaciones paralelas o en competencia, se trata de un conflicto de recursos.
Sin embargo, también pueden surgir conflictos de recursos por los límites del proyecto. ¿Sigue siendo preciso el empleado para las tareas del proyecto o hay otros proyectos de la empresa que quieren acceder al mismo recurso al mismo tiempo? Otro término utilizado con frecuencia en este contexto de la planificación de recursos de proyectos es el de recurso de cuello de botella. Se trata de un recurso que solo está disponible de forma limitada en el momento requerido debido a su carga limitada o a las cargas múltiples. Además, su capacidad no puede ampliarse sin más, sobre todo teniendo en cuenta el porcentaje de rentabilidad del proyecto.
El uso de herramientas para la planificación de costes y recursos
En la práctica, el jefe de proyectos utiliza una herramienta para la planificación de costes y recursos. El software de gestión de proyectos o las plantillas de Excel ofrecen la posibilidad de organizar paquetes de trabajo que incluyen la gestión de recursos de forma electrónica.
La plantilla de Excel para la planificación de costes y recursos puede utilizarse para proyectos pequeños. Sin embargo, en cuanto el proyecto crezca o sea un proyecto complicado con muchos paquetes de trabajo, se recomienda cambiar a un completo software de gestión de proyectos o a herramientas de planificación de proyectos.
La gran ventaja de los programas de software es que detectan automáticamente los conflictos de recursos y ayudan a resolverlos con la ayuda de los datos de análisis. El software también genera automáticamente un diagrama de Gantt que incluye todas las interdependencias.
¿Cómo funciona nuestra plantilla Excel para control de costes y recursos?
La plantilla Excel para control de costes y recursos es un formulario sencillo con el que puedes obtener rápidamente una visión general de los costes generados en tu proyecto. El modelo contiene tres hojas, en las que la primera ‘Datos básicos’ se utiliza para registrar los datos tipo específicos del proyecto. Introduce los datos generales del proyecto y los tipos de costes (desde los costes de personal internos y externos hasta los costes de material y de licencia). En la sección de Recursos, asigna los tipos, unidades y costes apropiados al personal, a los servicios y a los recursos materiales. En Tipos, se puede distinguir entre costes internos y externos, con las unidades si se trata de tarifas por hora (para personas) o importes globales. Mientras que las tarifas por hora se fijan para la duración del proyecto, los importes globales se diferencian según se trate de costes planificados o de costes de modificaciones.
En la segunda hoja ‘Plan de conjunto’ ahora se pueden introducir todos los paquetes de trabajo del plan de la estructura del proyecto. Para ello, ponle nombre al paquete de trabajo oportuno, asígnale el elemento PSP y el recurso que correspondan. Solo puedes seleccionar los recursos que hayas almacenado en los datos básicos. Introduce a continuación la cantidad prevista en el área verde “costes planificados” y el precio correspondiente se calculará automáticamente. Si tienes costes de modificación porque se han producido cambios, anota el importe en el área roja “costes no planificados”. El campo “Aprobado el” solo afecta a los costes no planificados. Solo cuando se anota aquí una fecha de aprobación de los gastos, estos se incluyen automáticamente en la contabilidad de costes totales.
La tercera hoja es la sección ‘Evaluaciones’. En esta hoja se proporciona un resumen de costes según las fases o hitos del proyecto y los tipos de costes. Además, se obtiene un diagrama que muestra la distribución porcentual de los tipos de coste. Por último, pero no menos importante, también se realiza una evaluación de las solicitudes de cambio. Mediante un gráfico de barras se puede ver la relación de los costes planificados con todos los costes de modificación presentados y los costes totales reales. Los costes reales producidos por las modificaciones se pueden ver en la tabla “Solicitudes de cambios autorizadas”.
Con la planificación de costes y recursos terminamos nuestra serie de plantillas de Excel descargables para darle a tu negocio una alternativa gratuita para la planificación de proyectos pequeños.
