En las empresas el impacto económico derivado de la COVID-19 ha tenido un alcance mundial. Desde la adopción de medidas a corto plazo para permitir que el personal de plantilla teletrabaje hasta el aumento de la seguridad con redes privadas virtuales (VPN), las organizaciones de todo el mundo han tenido que pensar en la forma más rápida y eficaz de mantenerse en funcionamiento durante la crisis.
Sin embargo, continúa siendo una incógnita si las empresas seguirán ese camino de transformación o se quedarán como antes.
Queríamos saber más sobre cómo ha afectado la pandemia a las pymes, conocer el impacto en sus decisiones de compra de software y sus planes para el futuro. Por esta razón, realizamos una encuesta a 2904 participantes, entre los que se encontraban empleados y directivos de pequeñas y medianas empresas (pymes) de Alemania, Australia, Brasil, España, Francia, Italia, Países Bajos y el Reino Unido.
Para este artículo hemos tenido en cuenta las respuestas de 2141 participantes que ocupaban cargos de dirección, dirección sénior, dirección ejecutiva o que eran titulares de estas empresas. (Puedes consultar toda la metodología desplazándote hasta el final de este artículo).
El 53 % de las empresas no tenía un plan de continuidad de negocio en marcha
La gestión de la continuidad de negocio se define como:
Un enfoque en el que las empresas planifican la recuperación de todo el proceso operativo. Incluye un plan de espacios de trabajo, teléfonos, puestos de trabajo, servidores, aplicaciones, conexiones de red y cualquier otro recurso necesario para el funcionamiento de la empresa.
La crisis ha pillado al mundo por sorpresa y los negocios no son una excepción. Cuando se les preguntó si tenían un plan de continuidad antes de la crisis, el 53 % de los participantes no tenía o no estaba seguro de si la empresa contaba con uno.
No tener un plan de continuidad de negocio podría acarrear pérdidas considerables y potencialmente incluso el cierre del negocio. Si ves la COVID-19 como una crisis impredecible, tener un plan de contingencia tiene más sentido que nunca.
El autor Nassim Nicholas Taleb habla de la “teoría del cisne negro“. Esta teoría explica el tremendo impacto de los eventos externos raros e impredecibles y que las empresas no pueden estar preparadas para ellos.
Por lo tanto, tener un plan que te permita prepararte para lo no planeado puede ahorrarte tiempo y dinero, y posiblemente de él dependerá el futuro de la empresa. Entre los beneficios de contar con un plan destacan:
- Se reduce el tiempo de respuesta al evento
- Se reduce el tiempo de recuperación de las funciones esenciales
- Se evita la toma de decisiones equivocadas en las primeras etapas
- El éxito de la comunicación con el personal y las personas clave durante la crisis
El 61 % de las empresas a nivel global cree que no durará más de 6 meses bajo las medidas actuales sin ayuda gubernamental
La falta de preparación de muchas empresas ha hecho que tengan que tomar decisiones de inmediato en medio de la pandemia y que no piensen a largo plazo.
A su vez, más del 61 % de las empresas encuestadas globalmente no cree durar más de 6 meses con las condiciones actuales. En los países europeos (Francia, Alemania, Italia, Países Bajos, España y el Reino Unido) que participan en este estudio, así como en Australia, el porcentaje de empresas que cree que no durará más de 6 meses con las medidas actuales es del 62 %.
La UE y los gobiernos nacionales están aplicando un apoyo financiero para ayudar con las pérdidas generadas por la pandemia. Sin embargo, para algunas empresas, las pérdidas son demasiado cuantiosas y terminarán cerrando.
El cambio a lo digital no es todavía una prioridad principal para las pymes
La transformación digital se define como:
Todo aquello, desde la modernización de la TI (por ejemplo, la transición a la computación en nube), a la optimización digital, a la invención de nuevos modelos de negocios digitales.
A pesar de que las empresas han adaptado su oferta en respuesta a la COVID-19, los resultados del estudio demuestran que el paso a lo digital no es todavía una prioridad principal para las pymes a corto plazo.
Cuando se les ha consultado por el nivel de importancia de una serie de aspectos como la productividad del personal, la imagen de marca o la retención de los clientes a corto plazo, el cambio de las empresas para que operen de forma digital es la última prioridad de los encuestados en Australia, Brasil, Francia y España.
Para Alemania, Italia y el Reino Unido, la última prioridad es asegurar el apoyo financiero y para los Países Bajos es mejorar la imagen de marca.
El estudio demostró que para la mayoría de los países, el mantenimiento de la productividad de los empleados y la retención de los clientes son las dos prioridades principales. En el caso de Brasil y el Reino Unido, la prioridad principal es cumplir el distanciamiento físico y las guías locales sobre la cuarentena seguida del mantenimiento de la productividad de los empleados.
Las medidas de salud y seguridad han sido el principal foco de atención de las empresas desde el comienzo de la crisis para el 64 % de los encuestados.
La aplicación de políticas de teletrabajo (58 %) ha sido el otro punto de interés de las empresas. Una vez que las empresas aplicaron las políticas y las tuvieron en marcha, el siguiente paso fue implementar el software lo antes posible para evitar la interrupción máxima, y fomentar la retención y el compromiso del personal.
El 48 % de las pymes ha invertido en software debido a la crisis
Casi la mitad de las empresas encuestadas ha tenido que cambiar su plan de inversión en software desde el comienzo de la crisis. Brasil (55 %), España (55 %) e Italia (52 %) han sido los tres países con mayor número de pymes que han tenido que invertir en nuevo software como resultado de la COVID-19.
Estos datos no sorprenden, puesto que el 35 % de las empresas ha tenido que plantearse incorporar software nuevo para fomentar el trabajo en equipo y el 70 % de las empresas ha sido capaz de adaptar algunas o todas sus ofertas comerciales para poder entregarlas de forma virtual.
En cuanto al tipo de software que se ha implementado, el software de escritorio remoto, el software de videoconferencia y el software de chat en vivo han sido los tres tipos de software que más se han adquirido o considerado en respuesta a la COVID-19.
Adquisición de software más allá de la COVID-19: la elección correcta
La falta de planes de continuidad de negocio ha llevado a la mayoría de las pymes encuestadas a invertir en software con la finalidad de garantizar la productividad de los empleados.
Los responsables de la toma de decisiones necesitan ayuda para elegir el software adecuado. El estudio reveló que un tercio de los responsables de la toma de decisiones en las pymes se encuentran en una etapa de interés, es decir, conocen el software que necesitan, pero todavía deben investigar qué productos se ajustan a las necesidades de su empresa.
El estudio averiguó que casi la mitad de los directivos basaron sus decisiones en el precio (49 %), la facilidad de uso (46 %) y las reseñas (37 %).
Hemos descubierto diferencias significativas entre los países al analizar las reseñas. Por ejemplo, para los países europeos encuestados en este estudio (39 %) y Brasil (45 %), las reseñas se consideran útiles a la hora de tomar una decisión sobre la adquisición de software. Sin embargo, en Australia, solo el 18 % encuentra útiles las reseñas cuando se trata de software y el factor principal es la facilidad de uso (22 %).
Consultar las reseñas debería ser parte de cualquier proceso de compra de software. Las reseñas de terceros proporcionan una visión muy importante de la experiencia de los usuarios con el software.
Incorpora el software como parte de tu estrategia empresarial para el futuro
Como hemos visto, la crisis de la COVID-19 ha sacudido a las empresas y a algunas de ellas las ha llevado a tomar decisiones de software de emergencia destinadas a resolver problemas a corto plazo. A medida que las restricciones disminuyen y el personal empieza a volver a la oficina, las empresas deben pensar en una estrategia a más largo plazo.
Gartner ve la respuesta a la crisis de la COVID-19 en tres pasos principales (artículo en inglés):
- Respuesta: Las acciones se dirigen principalmente a mantener el negocio en funcionamiento a corto plazo como respuesta rápida a una crisis.
- Recuperación: Un “esfuerzo más coordinado para estabilizar las operaciones”. Este esfuerzo puede incluir la creación de planes específicos para restablecer el negocio al nivel anterior a la crisis y también examinar los recursos disponibles para hacerlo.
- Renovación: Gartner subraya la importancia de aprender de la experiencia y de crear resiliencia para el futuro.
Hemos visto cómo para muchas empresas la crisis ha supuesto pérdidas económicas o, peor aún, el cierre. Aprender de la experiencia contribuirá a que las empresas evalúen los errores que se han cometido durante la crisis y a elaborar un plan de contingencia sólido que les ampare en caso de que aparezca una crisis nueva.
* Metodología de la encuesta
Para recopilar los datos de este informe, hemos realizado una encuesta en línea en mayo de 2020 entre 2904 encuestados, que ha incluido a personas empleadas y con cargos de dirección de pequeñas y medianas empresas (pymes) de Alemania, Australia, Brasil, España, Francia, Italia, Países Bajos y el Reino Unido
