6 herramientas esenciales para mejorar tu productividad

Publicado el 21/11/2019 por Bruno Peláez y Pritam Tamang

Herramientas de productividad

Los gestores de proyectos de empresas pequeñas suelen utilizar las hojas de cálculo para hacer un seguimiento de las tareas de sus equipos, un proceso engorroso y que requiere una gran cantidad de tiempo tanto para los gestores como para los miembros del equipo. Entonces, ¿qué herramientas de productividad se deben utilizar?

Lo más recomendable sería que, en su lugar, los gestores usen herramientas de gestión de tareas para automatizar su seguimiento y visualizar su estado. Estas soluciones suelen incorporar funciones como los calendarios integrados y los paneles Kanban, que contribuyen a que los gestores puedan controlar las tareas de una forma más eficaz que con las hojas de cálculo. Son herramientas de productividad que mejoran el rendimiento del equipo. 

Si el problema está en el ámbito económico, no hay por qué preocuparse. Muchas de las herramientas de productividad del mercado ofrecen actualmente versiones gratuitas que permiten que las empresas comiencen a utilizar el software de forma inmediata sin tener que gastarse una fortuna.

En este artículo se estudian las seis mejores soluciones de gestión de tareas gratis (enumeradas por orden alfabético) del directorio de Capterra. Cada una de ellas ha recibido una valoración general de al menos un 4.5 sobre 5 (puedes consultar nuestra metodología* al final del artículo).

Las seis herramientas de productividad gratuitas que enumeramos a continuación se muestran por orden alfabético.

Tabla comparativa de herramientas para mejorar la productividad

Las 6 herramientas de productividad gratis mejor valoradas

1. Airtable

Airtable, herramienta de productividadEn general 4.7/5

Facilidad de uso 4.5/5

Atención al cliente 4.6/5

Airtable es una solución de gestión de tareas basada en la nube que incorpora funciones como la programación de tareas, los paneles Kanban para hacer su seguimiento, los códigos de color para poder priorizar, los comentarios en las tareas y el intercambio de archivos.

El plan gratuito de Airtable permite al usuario crear bases sin límite e incorpora una aplicación para móviles, calendarios de equipo y gestión de tareas. La versión gratuita únicamente limita el espacio de almacenamiento (hasta 2 GB), el historial de revisiones (durante un máximo de dos semanas) y los registros (límite de filas) por base (1200).

Pros 

  • Los usuarios valoran la disponibilidad de plantillas de proyecto predefinidas (p. ej., para hacer seguimiento de las campañas de marketing y la planificación de eventos, catálogos de productos, calendarios editoriales para blogs, etc.).

Contras

  • Los usuarios destacan que se tarda un poco en familiarizarse con la interfaz de usuario del software y que el gran abanico de funciones puede resultar algo confuso para principiantes.

Precio de las versiones de pago: Plus: 12 $ (10 € aprox.) por usuario al mes; Pro: 24 $ (21 € aprox.) por usuario al mes y Enterprise: precio personalizado. Se ofrecen descuentos en las suscripciones anuales.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

La más adecuada para: agencias de marketing, diseñadores de interfaz y de experiencia de usuario y equipo pequeños que necesitan una herramienta versátil para hacer un seguimiento de las tareas y de la información relacionada con el proyecto.

Muy valorada por: durante el último año, el 81 % de las opiniones de usuarios de Airtable en Capterra provenía de personas que trabajaban en empresas pequeñas de una gran variedad de sectores. Los cinco más significativos eran el de marketing y publicidad, el de software de ordenador, el de enseñanza superior, el de diseño y el de organizaciones sin fines de lucro.

Airtable, herramienta de gestión de tareas
Vista de tareas en Airtable (Fuente)

Consulta las opiniones de los usuarios sobre Airtable

2. ClickUp

Click Up, herramienta de gestión de tareasEn general 4.7/5

Facilidad de uso 4.4/5

Atención al cliente 4.7/5

ClickUp es una solución basada en la nube para la gestión de tareas y productividad. La herramienta ofrece funciones como los paneles de visualización de tareas, su clasificación mediante el método de arrastrar y soltar y diagramas de Gantt para planificarlas.

El plan gratuito de ClickUp permite agregar usuarios (miembros de un proyecto) y tareas sin límites. Asimismo, esta herramienta de productividad incorpora la opción de crear subtareas, de hacer un seguimiento de los plazos y la función de colaboración en tiempo real. Para obtener un espacio de almacenamiento de archivos sin límites, diagramas de Gantt y funciones de elaboración de informes, es necesario adquirir la versión de pago.

Pros

  • Los usuarios valoran la atención y eficacia del equipo de asistencia técnica al cliente de ClickUp.      

Contras

  • Los usuarios echan de menos una versión gratuita que ofrezca más espacio de almacenamiento de archivos (actualmente, el límite son 100 MB).

Precio de las versiones de pago: Plus: 9 $ (8 € aprox.) por usuario al mes; Business: 19 $ (17 € aprox.) por usuario al mes y Enterprise: precio personalizado. Se ofrecen descuentos en las suscripciones anuales.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

La más adecuada para: equipos pequeños que quieren una herramienta colaborativa de gestión de tareas.

Muy valorada por: durante el último año, el 87 % de las opiniones de usuarios de ClickUp en Capterra provenía de personas que trabajaban en empresas pequeñas de una gran variedad de sectores. Los cinco más significativos eran el de marketing y publicidad, el de software de ordenador, el de servicios de TI, el de diseño y el de gestión educativa.

ClickUp, solución de gestión de tareas
Vista de gestión de tareas en ClickUp (Fuente)

Consulta las opiniones de los usuarios sobre ClickUp

3. Flowlu

Flowlu, software de productividadEn general 4.7/5

Facilidad de uso 4.6/5

Atención al cliente 4.8/5

Flowlu es una solución colaborativa basada en la nube que incorpora funciones de gestión de tareas, como el intercambio de archivos, el seguimiento de plazos y la planificación de tareas (con diagramas de Gantt). Esta herramienta de productividad incluye también funciones que van más allá de la gestión de tareas, como las de gestión de facturas y contabilidad, entre otras.

El plan gratuito de Flowlu permite añadir hasta dos usuarios que podrán intercambiar archivos, crear proyectos, facturas y presupuestos. Sin embargo, para poder disfrutar de las funciones de gestión de tareas más avanzadas, como crear tareas recurrentes, acceder a las plantillas de proyecto y ampliar las funciones de calendario, es necesario adquirir el plan de pago.

Pros

  • Los usuarios valoran algunas funciones de la herramienta que les permiten hacer algo más que gestionar tareas, como la de elaboración de presupuestos de proyectos y la de emisión de facturas.       

Contras

  • Los usuarios echan de menos funciones de gestión de tareas algo más avanzadas en el plan gratuito.

Precio de las versiones de pago: Team: 39 $ (35 € aprox.) al mes con posibilidad de añadir hasta ocho usuarios; Business: 74 $ (67 € aprox.) al mes y hasta 16 usuarios; Professional: 149 $ (134 € aprox.) al mes y hasta 25 usuarios y Enterprise: 299 $ (270 € aprox.) al mes sin límite de usuarios. Se ofrecen descuentos en las suscripciones anuales.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

La más adecuada para: empresas que necesitan una herramienta de productividad con funciones adicionales de gestión de negocio, como las de contabilidad y gestión de clientes.

Muy valorada por: durante el último año, el 65 % de las opiniones de usuarios de Flowlu en Capterra provenía de personas que trabajaban en empresas pequeñas, el 22 % en medianas empresas y un 13% en grandes compañías. La mayor parte de las opiniones procedían del sector del software de ordenador, seguido del de servicios financieros, enseñanza superior y organizaciones sin fines de lucro.

Flowlu, herramienta de gestión de tarea
Vista de intercambio de archivos en Flowlu (Fuente)

Consulta las opiniones de los usuarios sobre Flowlu

4. Glip

En general 4.5/5

Facilidad de uso 4.6/5

Atención al cliente 4.5/5

Glip es una herramienta de productividad basada en la nube que ofrece funciones como los paneles de debate, la vídeo conferencia y el intercambio de documentos.

Con el plan gratuito de Glip es posible crear tareas, gestionar calendarios de equipo y comunicarse a través de un chat con usuarios ilimitados. Sin embargo, para exportar informes de conformidad y retención de datos, es necesario adquirir la versión de pago.

Pros

  • Los usuarios valoran de forma positiva sus experiencias con la asistencia técnica al cliente de Glip.

Contras   

  • Los usuarios echan de menos las mejoras en las aplicaciones para móviles, como la capacidad de clasificar y filtrar las tareas.

Precio de las versiones de pago: Glip ofrece únicamente un plan de pago de 5 $ (4,50 € aprox.) por usuario al mes.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

La más adecuada para: profesionales autónomos y equipos que trabajan a distancia y necesitan estar constantemente comunicados cuando se trata de gestionar tareas o proyectos.

Muy valorada por: durante el último año, el 84 % de las opiniones de usuarios de Glip en Capterra provenía de personas que trabajaban en empresas pequeñas de una gran variedad de sectores. Los cinco más significativos eran el de software de ordenador, el de servicios de TI, el de marketing y publicidad, el de servicios al consumidor y el de hospitales y organizaciones sanitarias.

Glip, herramienta de productividad
Vista de la gestión de tareas en Glip (Fuente)

Consulta las opiniones de los usuarios sobre Glip

5. Pipefy

PipefyEn general 5/5

Facilidad de uso 4.5/5

Atención al cliente 5/5

Pipefy es una solución basada en la nube para la gestión de proyectos y flujos de trabajo que incorpora funciones como los paneles Kanban para la visualización de tareas, el cartografiado del flujo de trabajo de procesos empresariales y la gestión de tareas.

El plan gratuito de Pipefy permite crear flujos de trabajo de procesos (conocidos como pipes o tubos) con plantillas predefinidas. La versión gratuita de esta herramienta de productividad también incluye una función de aplicación móvil, pero limita el número de usuarios a un máximo de diez y los pipes a un máximo de cinco.

Pros

  • Los usuarios valoran la sencillez que ofrece Pipefy a la hora de crear flujos de trabajo de procesos de diferentes proyectos.

Contras

  • Los usuarios echan de menos una mejora de la función de elaboración de informes de Pipefy, como la capacidad para personalizar los paneles de forma que se pueda ver el rendimiento de toda la empresa.

Precio de las versiones de pago: Professional: 12 $ (10 € aprox.) al mes, de 5 a 10 usuarios; Business: 22 $ (20 € aprox.) al mes, de 10 a 50 usuarios y Enterprise: precio personalizado, más de 50 usuarios. Se ofrecen descuentos en las suscripciones anuales.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

La más adecuada para: equipos de ventas que utilizan la metodología Agile para la gestión de proyectos.

Muy valorada por: durante el último año, el 80 % de las opiniones de usuarios de Pipefy en Capterra provenía de personas que trabajaban en empresas pequeñas de una gran variedad de sectores. La mayoría de ellas procedían de usuarios del sector del marketing y la publicidad, seguidos por los trabajadores del sector de la moda y el textil, la construcción y el entretenimiento.

Pipefy, herramienta de productividad
Creación de flujo de trabajo de procesos en Pipefy (Fuente)

Consulta las opiniones de los usuarios sobre Pipefy

6. Samepage

Samepage softwareEn general 4.8/5

Facilidad de uso 4.7/5

Atención al cliente 4.8/5

Samepage es un software colaborativo basado en la nube que ofrece funciones como la gestión de documentos (incluida la edición en tiempo real), el intercambio de archivos, un servicio de chat, informes de actividad, gestión de calendarios y conferencias a través de la web.

El plan gratuito de Samepage puede alojar un número ilimitado de miembros e invitados y ofrece funciones como el intercambio de archivos, el chat de equipo, la gestión de tareas y la colaboración. Sin embargo, sus limitaciones tienen que ver con el espacio de almacenamiento de archivos (hasta 2 GB) y las funciones de gestión de usuarios.

Pros

  • Los usuarios valoran la interfaz de Samepage, intuitiva y fácil de utilizar.

Contras

  • Los usuarios echan de menos mejoras en la gestión de notificaciones de la aplicación del software.

Precio de las versiones de pago: Pro: 9 $ (8 € aprox.) por usuario al mes y Enterprise: precio personalizado. Se ofrecen descuentos en las suscripciones anuales.

Aplicaciones móviles: iOS, Android

La más adecuada para: profesionales autónomos, startups y equipos que necesitan comunicarse a través de chat en tiempo real y por vídeo conferencia.

Muy valorada por: durante el último año, el 79 % de las opiniones de usuarios de Samepage en Capterra provenía de personas que trabajaban en empresas pequeñas, el 11 % en medianas empresas y un 10 % en grandes compañías. La mayoría de las opiniones procedían de usuarios del sector de organizaciones sin fines de lucro, seguido por el de gestión educativa, software de ordenador y empresas relacionadas con la sanidad y el bienestar.

Samepage, herramienta de gestión de tareas
Colaboración en documentos en Samepage (Fuente)

Consulta las opiniones de los usuarios sobre Samepage

¿Buscas otras opciones de herramientas de productividad?

¿No has encontrado en esta lista el producto específico que necesita tu negocio? Siempre puedes revisar en el catálogo de Capterra las herramientas de productividad disponibles, ya sean gratuitas o no. Utiliza los filtros para segmentar tu búsqueda por funciones o para comparar entre distintos productos.

*Metodología

Hemos evaluado los productos del directorio de herramientas de gestión de tareas de Capterra (a fecha 8 de mayo de 2019) para averiguar si cuentan con una versión gratuita y si cumplen con nuestros criterios para incluirlos en la lista de herramientas de productividad.

Productos gratuitos: hemos clasificado los productos como gratuitos, a fines de este artículo, siempre que:

  • Ofrezcan una versión gratuita e independiente del software.
  • No se trate de una versión de prueba en la que sea necesario adquirir el plan de pago tras un periodo de tiempo limitado.

Criterios: una vez se ha clasificado una herramienta como gratuita, la analizamos en función de los siguientes criterios:

  • Se han publicado más de diez opiniones sobre ella en el sitio web de Capterra.
  • Se ajusta a nuestra definición de herramientas de gestión de tareas.

¿Es una herramienta de gestión de tareas? Hemos evaluado productos gratuitos verificados que contengan al menos diez opiniones relacionadas con nuestra definición de herramienta de gestión de tareas:

Las herramientas de gestión de tareas ayudan a los usuarios individuales y a los equipos a organizar, gestionar y finalizar las tareas. Estas herramientas permiten a los usuarios crear tareas, hacer un seguimiento de su evolución y colaborar en grupo.

Con esta definición se verificaron las capacidades básicas de la gestión de tareas y la adecuación del producto a esta categoría.

Los productos se clasificaron como herramientas de gestión de tareas si contenían todas las funciones principales que aparecen a continuación:

  • Programación de tareas: creación de una tarea; asignación a un usuario; programación de una fecha de vencimiento. Posibilidad de añadir una descripción de la tarea y asignarla a un proyecto.
  • Seguimiento de la evolución de la tarea: indicador de la evolución de una tarea en “porcentaje finalizado”, ya sea a través de un porcentaje, de una fracción o de un sombreado. Visualización del historial de la tarea y configuración de alertas y notificaciones.
  • Edición de tareas: desplazamiento de una o varias tareas con el método de arrastrar y soltar o mediante la copia de una lista de tareas. Selección de una o varias tareas para su “edición en bloque” o asignación de nuevos elementos, como las etiquetas de tarea o las prioridades.

Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.