Cómo conseguir que tu equipo vuelva a la oficina, según un profesional de RR. HH con visión de futuro

Artículo en colaboración con Dan Schawbel

Volver a la oficina después del teletrabajo puede ser algo que funcione tanto para empleados como para la empresa. Elabora un plan de vuelta a la oficina atractivo para los empleados con estos tres consejos.

¿Hay alguna forma de conseguir que los trabajadores quieran volver a la oficina después del teletrabajo? 

Los directivos y los responsables de recursos humanos se están enfrentando a este dilema a medida que las empresas tratan de aumentar la colaboración presencial. Una estrategia estricta que exija la asistencia a la oficina puede parecer lo más fácil, pero a menudo perjudica la motivación y la retención de los trabajadores. 

El autor superventas y profesional de recursos humanos con gran visión de futuro, Dan Schawbel [1], sabe que hay mejores maneras de hacer que los trabajadores que están dudando vean atractiva la idea de volver a la oficina. 

Hemos resumido algunas de las ideas de Schawbel extraídas de una serie de entrevistas, como la que aparece a continuación, junto con los resultados de una encuesta que Capterra ha llevado a cabo con 2716 trabajadores de todo el mundo. En este artículo exploramos las estrategias centradas en la implicación y los software de recursos humanos que pueden marcar la diferencia. 

Sugerencia 1: Las políticas de vuelta a la oficina deberían facilitar, y no eliminar, los modelos híbridos, por lo que hay que ser estratégicos con la planificación 

“Creo que, a largo plazo, todos nosotros acabaremos trabajando en un modelo híbrido”, afirma Schawbel. “Aúna lo mejor de cada estrategia para quien es consciente del valor del trabajo en la oficina, pero sin perder la independencia y la flexibilidad que aporta el trabajo en remoto”.

Teniendo en cuenta todo esto, ¿cómo funcionaría? En lugar de imponer días laborables u horarios fijos de asistencia a la oficina, se podrían establecer directrices más flexibles en torno a las horas en las que los trabajadores deben estar en la oficina, para que puedan evitar los atascos o las horas punta del transporte público.

La encuesta de Capterra sugiere que este método podría ser mucho más eficaz que otros incentivos, más caros y complejos, cuyo objetivo es hacer más atractiva la vuelta a la oficina para los trabajadores.

De hecho, tener un horario flexible de trabajo es uno de los factores que los encuestados consideran más atractivo. Está por encima de otras opciones, como el reembolso del gasto en transporte y la guardería en las instalaciones, opciones que eligieron, respectivamente, un 64 % y un 27 % de los encuestados. 

La flexibilidad no solo es positiva para los trabajadores; según un estudio de Gartner, el 89 % de los directivos afirma que ofrecer opciones de trabajo flexibles ayuda a controlar la rotación.[2] 

Pero la flexibilidad no es la panacea. La coordinación es clave para garantizar que los compañeros se vean de verdad en persona. 

“Los trabajadores son más reacios a teletrabajar cuando todos sus compañeros están en la oficina, por lo que la planificación y la gestión son factores extremadamente importantes”, afirma Schawbel.

El software para turnos de trabajo puede resultarte muy útil en este sentido. Estos sistemas suelen contener una función de gestión de calendarios que centraliza los turnos de todos los trabajadores de forma que todo el mundo los pueda ver. 

De este modo, es más fácil crear calendarios de equipos compartidos en los que aparezca los momentos en los que está previsto que los trabajadores estén en la oficina, de forma que los compañeros puedan planificarse y puedan programar las reuniones presenciales correspondientes. 

Sugerencia 2: El ambiente en la oficina tiene que merecer la pena para que los trabajadores se desplacen; da prioridad a la experiencia del empleado

“Ahora mismo nos encontramos con un ambiente laboral de poca implicación”, afirma Schawbel. Según un estudio de Gartner, así es, dado que tan solo el 31 % de los trabajadores afirmaron estar implicados, entusiasmados y motivados en el trabajo, a pesar del incremento en las inversiones en iniciativas que intentan mejorar la experiencia del trabajador.[3] 

Aunque se trata de un problema complejo que no tiene fácil solución, Schawbel afirma que la asistencia a la oficina está directamente vinculada al aumento de la implicación. Cuando los empleados se ven en persona, es más fácil que se forje el tipo de relaciones significativas con los compañeros de trabajo que hace de la oficina un lugar al que los trabajadores quieren ir. 

“Si hay buena relación con los contactos de la oficina, es posible que tengas más ganas de ir y de quedarte en la empresa”, asegura. “Si no es así, es más probable que te vayas, aunque te ofrezcan un aumento de sueldo de 5000 € para que te quedes”.

Los resultados de la encuesta de Capterra respaldan la idea de que la forma de gestionar la RTO (vuelta a la oficina, por sus siglas en inglés) afecta de tal manera a los empleados que incluso puede llevarles a plantearse una reducción salarial. 

Si el objetivo es que el personal crea que merece la pena desplazarse a la oficina, Schawbel afirma que “crear un espíritu de comunidad” puede resultar de gran utilidad. 

Algunas de las ideas

que propone son:

• Organizar reuniones mensuales de grupos de recursos para empleados en la oficina. Los ERG (grupos de recursos para empleados, por sus siglas en inglés) son una buena forma de fomentar la inclusividad y conseguir que se conozcan los trabajadores de diferentes departamentos en un nivel más personal. 

• Animar a los directivos a organizar reuniones periódicas en las que compartir ideas y hablar de las op

  ortunidades de mejora con los equipos. Las reuniones deberían terminar con consejos prácticos que respondan a los comentarios que se hayan hecho. De hecho, los estudios demuestran que la capacidad de respuesta puede mejorar el nivel de implicación del trabajador en hasta un 66 %.[4] También es posible duplicar la estrategia en un entorno híbrido si se recurre a las soluciones de motivación para empleados para enviar encuestas destinadas a conocer el nivel de satisfacción de los trabajadores. 

• Organizar reuniones trimestrales de tipo asambleario en las que siempre haya un reconocimiento a los empleados. Schawbel confirma la importancia que tiene para los trabajadores sentirse “valorados y respaldados” a la hora de no perder la concentración. Estas reuniones

  pueden resultar útiles para compartir el progreso de las prioridades esenciales de la misión y pueden terminar con buen pie otorgando premios que reflejen los valores de la empresa. Los programas de reconocimiento a empleados son capaces de automatizar el proceso de recopilar nominaciones e incluso de generar informes sobre quiénes dan y reciben recon ocimiento de forma periódica. 

Sugerencia 3: Las configuraciones de oficina en casa no suelen ser las ideales; descubre cómo puede superarlas la tecnología de la oficina

“Hay que aprovechar la tecnología disponible en la oficina y convertirla en una propuesta de valor que consiga que la gente quiera volver”, manifiesta Schawbel. “En cuanto las empresas empiecen a darse cuenta de que la gente quiere recurrir a una versión de la tecnología más avanzada que la que tienen en casa, podrán fomentar el interés de los trabajadores por estar en la oficina”.

En muchos casos, el listón no va a estar muy alto. El estudio de Capterra* sugiere que 2 de cada 5 empleados que teletrabajan, al menos parte del tiempo, afirman que la oficina que tienen en casa no cumple con sus necesidades ni con sus preferencias. 

Aunque estos trabajadores pueden quedar satisfechos con mejoras básicas en la tecnología de oficina, como los programas para videoconferencias con micrófonos y cámaras sofisticadas, Schawbel anima a los directivos de las empresas a pensar a lo grande. 

“¿Hay alguna tecnología que no puedas permitirte tener en casa?” pregunta, señalando que, en concreto, los sistemas de realidad aumentada (RA) y realidad virtual (RV) podrían resultar enormemente atractivos, ya que habría que desplazarse al trabajo para poder acceder al hardware o equipo necesario, como los auriculares. 

Encontrar casos de uso para esta tecnología es más fácil de lo que parece. Algunos de los principales software de gestión de la formación ya ofrecen integraciones con plataformas de RA y RV, lo que facilita la incorporación de elementos interactivos a los materiales de formación que ya están en uso. 

Por ejemplo, H&R Block recurre a la realidad virtual en el proceso de incorporación de los trabajadores del centro de llamadas. El nuevo agente tiene que enfrentarse a la simulación de una llamada con un avatar virtual a fin de que desarrolle su empatía y su escucha activa antes de que pueda necesitar estas capacidades con los clientes reales. El resultado habla por sí solo: este programa de formación ayudó a reducir a la mitad los clientes insatisfechos y el 70 % de los empleados de la empresa dijeron que preferían la formación con realidad virtual a los métodos tradicionales. [5] 

El compromiso con la vuelta a las oficinas depende de un plan que funcione tanto para las empresas como para los trabajadores 

Del 20 % de los trabajadores que respondieron a la encuesta y que ahora tienen que ir a la oficina a trabajar más días de los que se les exigían hace un año, una mayoría (el 57 %) lo percibe de forma muy negativa. No tendría por qué ser así. 

Ten en cuenta los consejos de Schawbel y las recomendaciones que te hemos ofrecido en cuanto a tecnología cuando la empresa vuelva a plantearse el retorno a la oficina o vaya a crear una política al respecto: 

• Adopta un modelo híbrido con horarios flexibles y que pueda facilitar un software. 
• Da prioridad a la experiencia del trabajador con la ayuda de los sistemas de motivación del empleado y de reconocimiento.
• Plantéate invertir en tecnología innovadora, como la RA y la RV, para mejorar la calidad de los materiales de formación presencial con los software de gestión de formación.

A continuación tendrás que trabajar con los ejecutivos de la empresa para decidir cuáles de estas sugerencias se van a implantar y cuándo. Tienes que estar preparado por si la estrategia tiene éxito y tener en cuenta de antemano si vas a necesitar un presupuesto o formación adicionales a la hora de implantar las estrategias más ambiciosas. 

Una vez que estés preparado para poner en marcha las pautas de reincorporación a la oficina, comprueba que las has documentado y comunicado correctamente en toda la organización para que las expectativas estén claras. 

Fuentes 

1: Dan Schawbel, LinkedIn

2. Improve Flexibility for Frontline Workers With Scheduling Innovations, Gartner

3. Engage Employees by Addressing 3 Major Action Planning Barriers, Gartner

4. Infographic: Boost Employee Engagement With Effective Communication, Gartner 

5. Leverage Learning Technology for More Engaging and Effective Onboarding, Gartner