Cómo crear un stack tecnológico de recursos humanos que destaque a tu empresa

Publicado el 19/10/2021 por Sierra Rogers y Bruno Peláez

Diseñar un stack tecnológico de recursos humanos

Con esta guía descubrirás los diferentes tipos de software para recursos humanos (RR. HH.) que existen en el mercado, la gama de funciones que ofrecen y cómo elegir el más adecuado para tu empresa.

Contar con grandes talentos puede ofrecer a la empresa una enorme ventaja en cuanto a competitividad. Para atraer a los mejores candidatos y conservarlos, la empresa precisa un stack tecnológico de recursos humanos sólido y eficaz.

¿Qué es un stack tecnológico de recursos humanos?

Un stack tecnológico de recursos humanos es un conjunto de herramientas digitales integradas que respaldan las funciones empresariales de recursos humanos. Las herramientas del stack tecnológico de RR. HH. pueden encargarse de tareas clásicas y operativas, como la administración de prestaciones y nóminas, para que los profesionales de recursos humanos puedan centrarse en otras mucho más estratégicas. Con estas herramientas también se obtienen informes detallados que contribuyen a tomar decisiones relativas a objetivos empresariales mucho más importantes, como el aumento de la tasa de retención y el fomento de la implicación de los trabajadores.

En sus orígenes, la gestión de personal o los recursos humanos, concebidos como una función, se encargaban principalmente de mantener un registro del personal y de garantizar que la empresa cumpliera con las normativas correspondientes. En la actualidad, el ámbito de recursos humanos se considera una función estratégica de la empresa que incorpora una gran cantidad de responsabilidades, como la captación de empleados, su incorporación, la formación y los planes de sucesión, entre otros aspectos.

¿Por dónde puedes empezar a crear el stack tecnológico de RR. HH. perfecto para tu empresa? En principio, la creación de un stack tecnológico precisa de un análisis del tamaño de la empresa, tanto en empleados como en ingresos, y de los procesos de recursos humanos establecidos en ese momento, así como un conocimiento estratégico de las tecnologías de recursos humanos que hay en el mercado.

Si necesitas ayuda, sigue leyendo para descubrir las cuestiones clave que debes tener en cuenta en todo momento a la hora de crear tu stack tecnológico perfecto.

Evalúa los procesos de recursos humanos de la empresa

Para poder crear el stack tecnológico adecuado para recursos humanos, es preciso conocer primero las necesidades del equipo.

Recomendamos que pongas en práctica esta actividad con tu equipo:

  1. Programa una reunión con las diferentes partes interesadas del departamento de recursos humanos. En conjunto, diseñad los pasos de distintos procesos habituales en el ámbito de recursos humanos, como la captación de candidatos y las entrevistas cuando hay un puesto vacante, la formación obligatoria o cualquiera de los procedimientos que el departamento supervisa de forma habitual.
  2. Escribe cada uno de los pasos del proceso en notas adhesivas o en una pizarra blanca para poder diseñar un flujo de trabajo visual.
  3. Pide a los miembros de tu equipo que identifiquen los pasos o los flujos de trabajo que les generan mayores dificultades. Esto contribuirá a descubrir los posibles cuellos de botella, como los procesos manuales o las lagunas en la comunicación, que entorpecen la eficacia del equipo.

Considera esos cuellos de botella como las áreas en las que es necesario mejorar a la hora de crear el stack tecnológico.

Tres áreas de recursos humanos que debe mejorar el stack tecnológico

La categoría de software de recursos humanos es muy amplia, y en ella se encuentran los software de administración de prestaciones, los sistemas de seguimiento de candidatos, los software de gestión de personal o los software de evaluación 360°, entre otras herramientas. En lugar de darle vueltas a los matices de las diferentes categorías secundarias cuando vayas a crear un stack tecnológico, céntrate en las tres áreas principales de recursos humanos: administración, gestión del talento y gestión de personal.

1. Administración

La función administrativa de recursos humanos puede concebirse como el conjunto de responsabilidades internas clásico de recursos humanos. Entre las herramientas que llevan a cabo tareas relacionadas con la faceta administrativa figuran los programas de nóminas y los software de administración de prestaciones. Profundicemos en ambos.

¿Qué son los programas de nóminas?

Los programas de nóminas ayudan a la empresa a hacer un seguimiento de las remuneraciones de los trabajadores y las escalas salariales, al tiempo que automatizan los trámites de las nóminas. Los programas de nóminas calculan la remuneración total de un periodo de pago determinado, cargan el importe en la cuenta de banco de la empresa y transfieren los fondos a los trabajadores mediante un solo clic. Algunas de las soluciones también contienen las funciones de seguimiento del tiempo, gestión de impuestos y elaboración de informes.

Los programas de nóminas son muy útiles con las siguientes tareas empresariales:

  •     Seguimiento del tiempo
  •     Gestión de nóminas
  •     Gestión de impuestos
  •     Elaboración de informes y analíticas
  •     Ingresos en cuenta

En qué momento hay que invertir en un programa de nóminas:

Los programas de nóminas deberían ser una de las primeras herramientas (si no la primera) en las que debe invertir la empresa por un motivo muy sencillo: incluso si solo tienes un empleado a tu cargo, necesita recibir su sueldo de forma precisa y a tiempo. Consulta nuestra guía para compradores de programas de nóminas para obtener ayuda a la hora de encontrar una solución.

Diseñar un stack tecnológico de recursos humanos
Importación de tarjetas de asistencia al trabajo y trámites de nóminas con Square Payroll (Fuente)

¿Qué son los software de administración de prestaciones?

Los software de administración de prestaciones convierten los procesos de inscripción y gestión de prestaciones (como la seguridad social o las pensiones) en tareas sencillas tanto para los empleadores como para los trabajadores. Por lo general, estas soluciones también cuentan con la capacidad de hacer un seguimiento de los datos con fines de estimación de costes y de cumplimiento de normativas.

Los software de administración de prestaciones gestionan las siguientes tareas:

  •     Inscripción en línea para recibir prestaciones
  •     Administración de los seguros sanitarios y de vida
  •     Administración de cuentas de ahorro y de seguridad social
  •     Gestión de planes de pensiones
  •     Gestión de deducciones

En qué momento hay que invertir en un software de administración de prestaciones:

La mayor parte de las adquisiciones de software de administración de prestaciones tienen lugar cuando la empresa cuenta con más de 500 trabajadores. Dicho esto, también las empresas pequeñas pueden sacarle partido a una herramienta de este tipo, ya que da la oportunidad a los trabajadores de inscribirse para recibir prestaciones y modificar las opciones que han elegido por sí mismos, en lugar de tener que rellenar formularios para que recursos humanos los gestione de forma manual.

Tech stack de recursos humanos para administrar prestaciones
Suscripción a prestaciones mediante GoCo (Fuente)

2. Gestión del talento

Entre otras tareas, en la gestión del talento figuran la captación, el reclutamiento y la retención de contrataciones de gran calidad. En resumen: el elemento de gestión de talento de recursos humanos se centra en el desarrollo y la conservación de una plantilla competitiva. Existen varias herramientas que cuentan con funciones de gestión del talento, pero las más importantes son los software de seguimiento de candidatos y las herramientas de evaluación del desempeño. Profundicemos en ambos.

¿Qué son los software de seguimiento de candidatos?

Los software de seguimiento de candidatos (ATS, por sus siglas inglesas) optimizan los procesos de gestión de las solicitudes de trabajo. Esta herramienta ayuda a los profesionales de recursos humanos a gestionar las vacantes de puestos mediante la recogida de información sobre los candidatos en una base de datos organizada.

El software de seguimiento de candidatos puede facilitar a la empresa tareas como las siguientes:

  •     Seguimiento de candidatos
  •     Elaboración de perfiles de candidatos
  •     Búsqueda de currículos
  •     Programación de entrevistas
  •     Análisis de currículos

En qué momento hay que invertir en un ATS:

Los software de seguimiento de candidatos son muy útiles en empresas que necesitan gestionar volúmenes elevados de contrataciones. La mayor parte de las empresas que adquieren un ATS cuentan con alrededor de 250 trabajadores. Consulta nuestra guía para compradores de programas de software de seguimiento de candidatos para obtener ayuda a la hora de encontrar una solución.

HR Tech Stack para hacer seguimiento de candidatos
Comprobación del estado de los puestos vacantes en el panel de control de trabajos con JazzHR (Fuente)

¿Qué son las herramientas de evaluación de desempeño?

Las herramientas de evaluación del desempeño facilitan el proceso de seguimiento y evaluación del rendimiento de los trabajadores. Los responsables de departamento pueden recurrir a esta herramienta para definir los objetivos individuales y de equipo y para crear planes de desarrollo individuales.

Las herramientas de evaluación del desempeño contribuyen a agilizar las siguientes tareas:

  •     Evaluación integral o 360°
  •     Seguimiento continuo de desempeño
  •     Definición de objetivos y metas
  •     Seguimiento del historial de evaluaciones
  •     Autoevaluaciones

En qué momento hay que invertir en una herramienta de evaluación de desempeño:

La mayoría de las empresas que se deciden a invertir en una herramienta de evaluación de desempeño cuentan con unos 500 trabajadores. Nuestra recomendación es recurrir a esta herramienta en el momento en que el desarrollo de los trabajadores se convierta en una prioridad para la empresa. Consulta nuestra guía para compradores de herramientas de evaluación de desempeño para obtener ayuda a la hora de encontrar una solución.

Evaluación de 360 grados con herramientas de recursos humanos
Evaluación 360 grados entre compañeros con PerformYard Talent (Fuente)

3. Gestión de personal

La gestión de personal es el ámbito de recursos humanos que se encarga de optimizar la productividad de una empresa mediante la asignación de recursos. A pesar de que la gestión de personal varía en función de la empresa, habitualmente integra el uso del análisis de datos con fines de programación, elaboración de presupuestos o creación de previsiones. Entre las herramientas que llevan a cabo las tareas asociadas a la gestión de personal se encuentran los software de seguimiento de la asistencia y los software de análisis para recursos humanos. Vamos a profundizar en cada uno de ellos.

¿Qué son los software de seguimiento de la asistencia?

Los software de seguimiento de la asistencia supervisan las horas de trabajo y la asistencia de los trabajadores. Estas herramientas de gestión del tiempo permiten a los usuarios supervisar la planificación de horarios y de tareas, la gestión de las ausencias y los permisos, el seguimiento de las horas extraordinarias y la gestión de documentos.

Los software de seguimiento de la asistencia contribuyen a la gestión empresarial de tareas como las siguientes:

  •     Gestión de ausencias
  •     Seguimiento del tiempo
  •     Elaboración de informes y analíticas
  •     Planificación de horarios
  •     Gestión de calendarios

En qué momento hay que invertir en un software de seguimiento de la asistencia:

Se suele recurrir a los software de seguimiento de la asistencia en fases tempranas del desarrollo de la empresa, principalmente porque la carga de trabajo administrativa que supone el seguimiento manual del tiempo y de la asistencia de más de 50 trabajadores es muy significativa. Consulta nuestra guía para compradores de programas de software de seguimiento de la asistencia para obtener ayuda a la hora de encontrar una solución.

Gestionar rotaciones y turnos con software de RR.HH.
Asignación de un turno con When I Work (Fuente)

¿Qué son los software de análisis para recursos humanos?

Los software de análisis para recursos humanos se han concebido para ayudar al departamento de RR. HH. a tomar decisiones fundamentadas en datos. Las herramientas de análisis para recursos humanos son parecidas a los software de BI (Business Intelligence) y son capaces de acumular cantidades ingentes de datos, procesarlos y analizarlos para elaborar tendencias con gran trascendencia.

El software de análisis para recursos humanos contribuye a llevar a cabo las siguientes tareas:

  •     Consolidación de datos
  •     Visualización de datos
  •     Paneles de control
  •     Elaboración de informes
  •     Análisis predictivos
  •     Planificación de personal

En qué momento hay que invertir en un software de análisis para recursos humanos:

Los software de análisis para recursos humanos recopilan datos que provienen del resto de sistemas, como nóminas, seguimiento de asistencia, etc., por lo que, para invertir en esta herramienta, debes esperar primero a que la empresa sea estable y estés a punto de terminar de crear el stack tecnológico.

Ver progreso de candidatos con stack tecnológico de recursos humanos
Ejemplo de visualización de datos con Visier People (Fuente)

¿Cómo funcionan estas herramientas en conjunto?

Lo ideal sería que las herramientas que conforman el stack tecnológico de recursos humanos se integrasen unas con otras, ya sea a través de integraciones incorporadas, plataformas de terceros o interfaces de programación de aplicaciones (API) de código abierto.

La compatibilidad debe ser una prioridad a la hora de seleccionar las soluciones, porque la integración entre las herramientas puede tener ventajas muy significativas.

Entre las ventajas de contar con un stack tecnológico integrado figuran:

  •     Bajos costes de TI
  •     Acceso a los datos en tiempo real
  •     Aumento de la comunicación y la colaboración entre los trabajadores
  •     Aumento de la precisión de los datos

Ya hemos mencionado que los software de análisis para recursos humanos recopilan datos que provienen de otras herramientas. Este caso es un claro ejemplo de la forma en la que pueden funcionar conjuntamente las herramientas del stack.

De hecho, un sistema de seguimiento de la asistencia puede proporcionar datos de los patrones de trabajo y de vacaciones del trabajador, que ayudan a los responsables de departamento a planificar los horarios de forma más eficaz. Del mismo modo, los datos que proceden de un sistema de seguimiento de candidatos pueden descubrir patrones de contratación o de reclutamiento que posteriormente repercutirán en la retención del trabajador, su productividad y su satisfacción.

A la hora de preparar la estrategia para las iniciativas asociadas al ámbito de los recursos humanos, como el aumento de la implicación de los trabajadores o la optimización del proceso de captación del talento, la precisión de los datos es crucial.

Cuatro factores definitivos que hay que tener en cuenta al elegir las herramientas del stack tecnológico de recursos humanos

Probablemente estarás preguntándote en este momento por dónde debes empezar. No desesperes, hemos recopilado los cuatro factores más importantes que debes tener en cuenta durante la evaluación de las herramientas y de los proveedores que vas a incluir en el stack tecnológico de recursos humanos.

  1. El tamaño de la empresa: El tamaño de la empresa es uno de los factores más importantes que hay que tener en cuenta al elegir las herramientas de software para el stack tecnológico. Las necesidades de los departamentos de recursos humanos varían en función de si son pequeñas empresas o grandes compañías. Por ejemplo, es probable que las pequeñas empresas no lleguen a contratar a 10 personas a lo largo del año, mientras que una compañía grande puede llegar a contratar a más de 100, por los que un ATS potente suele ser una prioridad importante para estas últimas.
  2. Capacidad de integración de los software: Tal y como se ha comentado anteriormente, los stack integrados aportan grandes ventajas. La mayor parte de las herramientas ofrecen integraciones incorporadas (una conexión directa entre dos aplicaciones o más), pero también es posible conectar todas las herramientas en plataformas de terceros como Zapier, IFTTT y Automate.io.
  3. El sector al que perteneces: La mayoría de las herramientas de recursos humanos están concebidas para funciones específicas, pero no para sectores concretos. Dicho esto, no deja de ser una buena idea elegir un proveedor que trabaje con empresas del sector, de forma que puedas confiar en su experiencia en cuanto a los requisitos de cumplimiento de normativas que cambian constantemente.
  4.  La opinión de otros usuarios en tu situación: Otra forma de ahorrar tiempo durante la fase de búsqueda del proceso de selección de software es consultar las opiniones de los usuarios reales del software. Puedes encontrar opiniones sobre las herramientas que te estás planteando adquirir en plataformas de terceros (¿te suena la nuestra?). Cabe señalar que las opiniones únicamente son útiles en el contexto adecuado, por lo que debes centrarte en las recomendaciones de empresas de tamaño parecido al de la tuya y del mismo sector en el que trabajas, siempre que sea posible.
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Nota: Las aplicaciones que se han seleccionado para el artículo son ejemplos para mostrar una función dentro de un contexto y no tienen la intención de ser recomendaciones ni promociones de estas. Se han obtenido de fuentes que se consideraban fiables en el momento de elaborar la publicación.

Este artículo puede referirse a productos, programas o servicios que no están disponibles en tu región, o que pueden estar restringidos según las leyes y regulaciones de tu país. Te sugerimos que consultes directamente con el proveedor de software para obtener información sobre la disponibilidad del producto y conformidad con las leyes locales.

Sobre la autora o el autor

Content Analyst, experto en tecnología. Actualmente especializado en investigación de tendencias de software B2B. Lo encuentras inmerso en datos y texto o dibujando un laberinto.

Content Analyst, experto en tecnología. Actualmente especializado en investigación de tendencias de software B2B. Lo encuentras inmerso en datos y texto o dibujando un laberinto.