Software de gestión de proyectos - Página 14

Información básica para la compra de un software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos (PM, por sus siglas en inglés para project management) ayuda a las empresas a planificar, organizar y gestionar una gran variedad de proyectos, como las campañas de marketing, los eventos, los lanzamientos de productos y de software y los proyectos de construcción. El software ofrece características que permiten asignar tareas a colaboradores individuales y a equipos, crear flujos de trabajo en el proyecto, colaborar con los miembros del equipo y elaborar informes a fin de hacer un seguimiento de la evolución del proyecto y las tareas.

Los principales usuarios del software de gestión de proyectos son los gestores de proyectos y los miembros de los equipos. Entre los usuarios también se encuentran los responsables de proyectos no oficiales, como los responsables de construcción o los agentes de marketing que coordinan el trabajo de los proyectos.

La mayor parte de las soluciones de software de gestión de proyectos del mercado fijan el precio mediante suscripción mensual y, habitualmente, el precio de los planes más básicos oscila entre los 7 y los 1500 USD al mes (aproximadamente entre 6.60 € y 1415 € al mes). [1]

Los compradores que van a adquirir esta herramienta por primera vez deberían evaluar ciertos criterios para escoger el software de gestión de proyectos en función del presupuesto, de la cantidad de usuarios, los casos de uso específicos y de las integraciones que tengan planeadas. Habla con los interesados para elaborar una lista con todas las preguntas del análisis para la selección del software de gestión de proyectos que hay que hacer a los proveedores para evaluar sus sistemas según tus necesidades, entre otras:

¿Qué tareas de la gestión de proyectos puede automatizar el sistema?

¿Cómo se pueden utilizar los paneles de control de la herramienta para consultar mejor el estado de los proyectos y hacer un seguimiento?

¿La herramienta es compatible con las metodologías de gestión de proyectos de la empresa (ágil, en cascada, etc.)?

¿Qué nivel de asistencia técnica se requiere por parte del proveedor del software de gestión de proyectos?

¿El software recurre a la inteligencia artificial para elaborar los informes de estado o para planificar mejor los recursos? Si es así, ¿cómo?

Hussain Bandukwala [2], un asesor de oficinas de gestión de proyectos (PMO) e instructor en el ámbito de la gestión de proyectos que ha impartido formación a más de 100.000 profesionales, afirma que una cuestión que "deja realmente perplejas" a muchas empresas es cómo funcionan los distintos tipos de licencia dentro de un producto.

"Con la llegada de los [modelos de] software como servicio, existen distintos tipos de licencia según el usuario", manifiesta. "Por eso es importante conocer lo que te ofrece cada tipo de licencia, además de los costes y de las limitaciones".

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos es un sistema que se ha diseñado para automatizar la asignación de tareas y recursos y el seguimiento de hitos en todas las fases de un proyecto. Ayuda a crear, asignar y hacer un seguimiento del trabajo del proyecto con características como la gestión de las tareas, la elaboración de informes sobre el estado del proyecto, el seguimiento del presupuesto y de la cronología. Las herramientas de gestión de proyectos también contribuyen a crear informes sobre la asignación de recursos en los que se detectan las sobrecargas de los recursos, los desequilibrios y los problemas de disponibilidad, lo que permite a los gestores de proyectos optimizar la asignación de recursos.

El software de gestión de proyectos está relacionado con el software de gestión de carteras de proyectos, más sólido, y con herramientas de uso más general, como las herramientas de colaboración y el software de gestión de tareas.

Según Gartner, el 85 % de las empresas ya utiliza el software de gestión de proyectos y se prevé que el mercado alcance un valor de 7000 millones de USD (aproximadamente 6600 millones de euros) en 2026. [3]

En Capterra hay 1749 productos diferentes de gestión de proyectos que han recibido 15.962 opiniones de los usuarios solo desde septiembre de 2023. [4]

¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos?

El mejor software de gestión de proyectos depende de tus necesidades específicas.

Por ejemplo, un análisis de miles de opiniones de usuarios verificados muestra que GanttPRO (con la valoración más alta en general), Trello (el mejor para la gestión de tareas) y Asana (el mejor para la planificación/programación de proyectos) son algunos de los sistemas mejor calificados entre las herramientas de gestión de proyectos más populares de España para diferentes necesidades.

Consulta la lista completa de los mejores software de gestión de proyectos en la parte superior de esta página para obtener más opciones.

Tómate el tiempo para probar algunos sistemas y ver cuál se adapta mejor a tus proyectos y presupuesto.

Precios del software de gestión de proyectos

Los software de gestión de proyectos habitualmente establecen un modelo por suscripción con facturación mensual. Aquellos compradores que quieren planes de nivel básico, los pueden encontrar por unos 200 USD (aproximadamente 189 €) al mes con herramientas esenciales, como la gestión de tareas, la planificación de proyectos y con capacidad de programación, seguimiento y colaboración.

Cuando las necesidades son más amplias, los planes avanzados se encuentran disponibles por unos 1400 USD (aproximadamente 1320 €) al mes. Entre otras características, cuentan con funciones de análisis avanzado, capacidad de integración personalizada y asistencia al cliente prioritaria, que se han diseñado para satisfacer las demandas de proyectos más complejos.

En los últimos dos años, nuestros asesores del software de gestión de proyectos han descubierto que la mayoría (el 57 %) de los compradores de software de gestión de proyectos están asignando un presupuesto de entre 20 y 40 USD al mes (aproximadamente entre 19 € y 38 € al mes). [5]

Los usuarios que van a comprar este software por primera vez deben tener en cuenta que entre los gastos iniciales a menudo se encuentran los de implantación, migración de los datos y personalización, mientras que también existen gastos recurrentes que habitualmente se dedican al mantenimiento y los servicios de asistencia. Estos factores son cruciales a la hora de conocer exhaustivamente el coste total de la propiedad.

Características del software de gestión de proyectos que han valorado los usuarios

Todas las herramientas de gestión de proyectos contienen las funciones de gestión de proyectos, programación y planificación y proyectos y de elaboración de informes y seguimiento del proyecto. La mayoría de los sistemas tienen en común una variedad de características y funcionalidades del software de gestión de proyectos, como la asignación de prioridades, la facturación y la gestión de varios proyectos.

Características principales de los software de gestión de proyectos

• Gestión de tareas: ofrece la posibilidad de crear tareas, hacer un seguimiento del estado de evolución o del porcentaje de finalización y consultar cualquier nota o comentario asociados a ella. El 91 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Planificación y programación del proyecto: ofrece la posibilidad de crear planificaciones, definir los objetivos del proyecto, establecer los hitos y las cronologías del proyecto. El 90 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Elaboración de informes y seguimiento del proyecto: es posible generar diversos informes y parámetros de rendimiento para hacer un seguimiento de la evolución, analizar datos y obtener información del estado del proyecto y del rendimiento del equipo. El 81 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Herramientas de colaboración: ofrece un canal a los miembros del equipo en el que pueden compartir archivos de medios, comunicarse y trabajar en equipo. El 79 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.

Características comunes de los software de gestión de proyectos mejor valoradas

• Varios proyectos: ofrece la capacidad de hacer un seguimiento de varios proyectos y gestionarlos a la vez. El 89 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Asignación de prioridades: es posible ordenar las actividades y las tareas en función de su importancia relativa y en lo urgente que es que se lleven a cabo. El 82 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Controles y permisos de acceso: ofrece la posibilidad de definir niveles de autorización de acceso a archivos o sistemas concretos. El 79 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Intercambio de archivos: permite compartir de forma pública o privada los archivos digitales en varios formatos, como documentos, audios y vídeos o imágenes, entre otros. El 77 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.
• Facturación: es posible crear, gestionar y enviar facturas a los clientes. El 66 % de los usuarios considera que esta característica es crucial o extremadamente importante.

Los compradores deben tener en cuenta que solo porque un producto tenga más características que otros no tiene por qué ser mejor para la empresa. Es necesario centrarse en lo bien que va a llevar a cabo las funciones clave que va a utilizar tu equipo, antes que invertir en características adicionales que es posible que no marquen la diferencia en el caso de tu empresa.

"Si no tienes claro lo que estás buscando en el ámbito de los software de gestión de proyectos, cualquier herramienta parecerá atractiva", confirma Bandukwala. "Por eso es tan importante conocer los requisitos que necesitas. Como se suele decir, si no sabes dónde vas, cualquier calle te llevará hasta allí".

Ventajas más importantes del software de gestión de proyectos que han identificado los usuarios

Espacio de trabajo colaborativo mejorado: aumenta la interacción del equipo y la colaboración mediante una plataforma unificada que es compatible con el intercambio de archivos, la comunicación en tiempo real y la solución de problemas colectiva y se puede usar tanto a distancia como en entornos de oficina.

"Me encanta el espacio de trabajo del equipo y de colaboración que permite que puedas trabajar a distancia de verdad como un equipo operativo y eficiente".

-Amanda H., responsable de estrategias empresariales, marketing y publicidad

Gestión de tareas precisa: ofrece herramientas sólidas que permiten organizar con minuciosidad las tareas y hacer un seguimiento en comparación con los parámetros más importantes del proyecto, como la cronología, los presupuestos y el alcance, de forma que se garantice que cada miembro del equipo tiene unas responsabilidades y unas obligaciones claras.

"Sin esta herramienta no hubiéramos sido capaces de organizar correctamente todos los pasos y los hitos, y, sin duda, no hubiéramos podido lograr los objetivos en cada proyecto que hemos llevado a cabo".

-Mike H., CIO, gestión educativa

Información sobre el proyecto consolidada: ofrece la posibilidad de fusionar toda la documentación y las comunicaciones relacionadas con el proyecto en un centro único con actualizaciones continuas, lo que facilita la recuperación de datos del historial y aporta información esencial sobre el estado del proyecto en el momento.

"Me encanta que puedas acceder a todas las conversaciones y los adjuntos relacionados con las tareas o el proyecto. Resulta extremadamente útil cuando te pasa como a mí, que necesito mostrar con frecuencia de forma sencilla en qué momento se han tomado las decisiones en el pasado".

-Michelle M., responsable, organización sin ánimo de lucro

Automatización de flujos de trabajo para lograr una eficiencia óptima: ofrece la posibilidad de optimizar el flujo de tareas y de información del proyecto, imponer normas en los procesos empresariales de forma automática para minimizar los descuidos y aumentar la eficiencia, consolidando así las prácticas fundamentales de gestión de proyectos.

"Para poder ahorrar tiempo y reducir los errores, hemos desarrollado nuestros propios flujos de trabajo, hemos implantado recordatorios y hemos automatizado completamente las tareas repetitivas. Hemos logrado aumentar significativamente la productividad y ahora contamos con una base más sólida para nuestros procesos de rendimiento".

-Christian P., responsable de RR. HH; bienestar, salud y fitness

Entre estas ventajas principales, la integración de la IA generativa ha añadido una nueva capa de sofisticación a estos sistemas. Este avance tecnológico ha intensificado notablemente la capacidad de planificación de hipótesis detalladas, una función que ya era integral, pero que ahora se está convirtiendo en un aspecto destacado gracias a la influencia de la IA.

Bandukwala explica que "ya existía la planificación de hipótesis que se orienta a la gestión de carteras de proyectos, pero que la llegada de la IA generativa ha aumentado exponencialmente su popularidad y ha dado paso a muchas nuevas características que ayudan a los usuarios a gestionar proyectos de manera más eficaz y eficiente". Esta evolución marca un antes y un después en la forma de percibir y utilizar las herramientas de gestión de proyectos, ya que destaca su importancia, cada vez mayor, en las funciones estratégicas de la empresa.

Desventajas más habituales de los software de gestión de proyectos que han identificado los usuarios

Adentrarse en el universo del software de gestión de proyectos implica superar obstáculos específicos que pueden ser definitivos en el camino al éxito de la implantación. Los gestores de proyectos mencionan las cronologías poco realistas (38 %), los problemas para gestionar los presupuestos (36 %) y la falta de recursos (34 %) cuando se les pregunta por las dificultades más importantes a las que han hecho frente durante el último año [5], por lo que es esencial conocer los problemas concretos para el usuario que pueden surgir cuando se implantan estas herramientas. Nos hemos adentrado en las opiniones de los usuarios del último año para destacar los problemas más frecuentes que han afrontado los usuarios y que aparecen a continuación.

Preocupación por el coste: el equilibrio entre el presupuesto y la necesidad de contar con características avanzadas puede resultar complicado. Los costes altos pueden disuadir a la hora de hacer la inversión inicial, especialmente cuando se trata de equipos pequeños o startups.

• Pregunta al proveedor: ¿qué es lo que se incluye con el precio básico? ¿Cómo pueden afectar al coste general las características adicionales? ¿El proveedor ofrece transparencia en los niveles de precios?
• Resuelve el problema: estudia en profundidad las opciones que ofrecen soluciones ampliables, en las que puedes comenzar con las características básicas y luego añadir otras a medida que lo permita el presupuesto.

Experiencia complicada para el usuario: una interfaz compleja puede disuadir a los usuarios de implicarse en el dominio del software, limitar su eficacia y reducir el nivel general de satisfacción del usuario.

• Pregunta al proveedor: ¿puede describir la filosofía responsable del diseño de la interfaz de usuario? ¿Qué medidas se han tomado para garantizar que la interfaz es intuitiva?
• Resuelve el problema: decídete por un software que dé prioridad a una interfaz de usuario intuitiva y clara. Evalúa el software durante los periodos de prueba para asegurarte de que satisface todas las necesidades del flujo de trabajo del equipo y que es fácil de usar.

Curva de aprendizaje pronunciada: puede resultar difícil aprender a usar los nuevos software, especialmente por parte de equipos que están acostumbrados a otros procesos. Una curva de aprendizaje pronunciada puede hacer que la adopción vaya más lenta y reducir la eficiencia general.

• Pregunta al proveedor: ¿qué servicios de formación y asistencia ofrecen para los nuevos usuarios? ¿Cómo consiguen simplificar el proceso de aprendizaje en el caso de los equipos diversos?
• Resuelve el problema: elige un software que no solo ofrezca un material de formación exhaustivo, como tutoriales o seminarios web, sino que también ponga a tu disposición asistencia técnica continua.

Aunque todos estos problemas son importantes, también es crucial darse cuenta de las posibles ventajas que aporta una implantación adecuada.

Por ejemplo, Bandukwala describe los posibles riesgos y las recompensas que puede ofrecer la adopción de características de IA o relacionadas con ella en las herramientas de gestión de proyectos:

"Es emocionante, porque hay un sinfín de posibilidades: la aceleración del ritmo, la automatización, las sugerencias, las predicciones", afirma. "Pero también hay una reticencia normal en torno a los posibles obstáculos, como los problemas de integración, la calidad de los datos y las preocupaciones éticas".

Esta afirmación pone de relieve el entorno dinámico de la adopción de software de gestión de proyectos, en el que las expectativas de las ventajas transformadoras deben equilibrarse con un estudio prudente de los posibles escollos.

¿Para qué se usa el software de gestión de proyectos?

El análisis de un extenso conjunto de opiniones sobre los software de gestión de proyectos destaca que los casos de uso más habituales son los siguientes:

• Coordinación de tareas entre los equipos de proyecto: las empresas recurren a las herramientas de gestión de proyectos para asignar las tareas a nivel individual y de proyecto y hacer un seguimiento.
• Gestión de varios proyectos: los usuarios del software de gestión de proyectos pueden crear varios proyectos dentro de la herramienta y gestionarlos, lo que permite a los usuarios independientes ver las tareas que se les han asignado por fecha límite y proyecto.
• Optimización de la gestión de recursos: los gestores de proyectos son capaces de asignar tareas y proyectos a los miembros del equipo según su disponibilidad, aptitudes y según las necesidades de la empresa.
• Análisis y seguimiento del estado del proyecto: los usuarios del software de gestión de proyectos pueden ver los paneles de control y elaborar informes en el nivel individual y de proyecto y, con ciertas herramientas, en el nivel de programa y de cartera.
• Aumento de la comunicación y la colaboración: los equipos y los clientes se pueden comunicar mediante la herramienta integrada de mensajería y pueden compartir archivos. La herramienta envía notificaciones a los usuarios, lo que reduce la dependencia en el correo electrónico y permite que la colaboración sea más eficaz, incluso para aquellos equipos que se encuentran en ubicaciones diferentes.

Muchos sistemas de software de gestión de proyectos se han diseñado para ser compatibles con metodologías o sectores específicos:

• Software para gestión de proyectos informáticos
• Software de gestión de carteras de proyectos (habitualmente diseñado para empresas grandes)
• Software para gestión ágil de proyectos
• Software para gestión de proyectos en la web

¿Quién usa el software de gestión de proyectos?

Los software de gestión de proyectos los usan de forma generalizada una variedad de profesionales que confían en sus sólidas capacidades para gestionar y optimizar las tareas de trabajo con eficacia. Entre los usuarios más importantes destacan los equipos de marketing y ventas, los departamentos de TI, los responsables de construcción y el personal de las organizaciones sin ánimo de lucro, que aprovechan las capacidades del software para satisfacer sus necesidades concretas.

De qué forma utilizan el software de gestión de proyectos las distintas profesiones:

• Equipos de marketing y ventas: sacan partido de las herramientas de gestión de proyectos para organizar las campañas, controlar su evolución en cuanto a los objetivos de ventas y gestionar las interacciones con clientes y clientes potenciales.
• Departamentos de tecnología de la información: estos profesionales recurren al software para gestionar los proyectos de desarrollo de software, hacer un seguimiento de las actualizaciones y mantener la conformidad con las normativas técnicas.
• Responsables de construcción: suelen recurrir a las herramientas de gestión de proyectos para programar el trabajo, controlar los presupuestos y coordinar la comunicación entre los responsables de las instalaciones y los contratistas.
• Organizaciones sin ánimo de lucro: el personal de estas organizaciones emplea las herramientas para gestionar los eventos de recaudación de fondos, coordinar los calendarios de los voluntarios y hacer un seguimiento de los procesos de solicitud de subvenciones.

El análisis de las más de 2084 llamadas de compradores de software de gestión de proyectos que han atendido los asesores de Capterra desde septiembre de 2023 revela que, teniendo en cuenta que el 62 % de los usuarios procede de empresas pequeñas con menos de 100 trabajadores y que alrededor del 65 % de estas empresas genera unos ingresos anuales inferiores a los 25 millones de USD (aproximadamente 24 millones de euros), se puede afirmar de forma inequívoca el papel que desempeña el software de gestión de proyectos en el apoyo a las operaciones empresariales en diversos sectores y tamaños de empresa. [6]

Integraciones habituales de los software de gestión de proyectos

El análisis de nuestra extensa base de datos de opiniones determina que las tres categorías con las que más habitualmente se integran los sistemas de gestión de proyectos son el software de control horario, los programas CRM (gestión de relaciones con los clientes) y las herramientas de gestión de tareas. Estas integraciones son esenciales para mejorar la funcionalidad y la eficiencia del software de gestión de proyectos:

• Software de control horario: ofrece la posibilidad de registrar los horarios con precisión, lo que resulta esencial para hacer un seguimiento del presupuesto, la gestión de nóminas y la evaluación de la productividad. Esta integración ayuda a garantizar que se cumplen los plazos del proyecto y que los costes de mano de obra se supervisan exhaustivamente.
• Programa CRM: al conectar los sistemas CRM con las herramientas de gestión de proyectos, las empresas pueden optimizar el flujo de información entre los equipos de ventas y del proyecto. De este modo se garantiza que los datos del cliente y las interacciones están actualizados y se puede acceder a ellos en todo momento.
• Herramientas de gestión de tareas: ofrecen un nivel de control más granular de las tareas y las subtareas individuales. Resulta útil para distribuir el trabajo con uniformidad, establecer las expectativas de forma clara y hacer un seguimiento de la evolución que, en conjunto, consigue aumentar la calidad de los resultados del proyecto.

Las integraciones no solo combinan los procesos y los datos, sino que también ofrecen una visión unificada de las operaciones, algo que puede mejorar significativamente la eficiencia y eficacia del proyecto.

Tendencias recientes en el ámbito del software de gestión de proyectos

Evolución de la gestión de proyectos con IA: en este artículo, que se basa en la investigación sobre la IA en la gestión de proyectos, el aclamado autor, Peter Taylor, esboza un panorama del presente y del futuro revolucionario en el mundo profesional de los proyectos, junto con las ventajas y los retos de superar las barreras o la resistencia a este nuevo mundo.

La creciente importancia de la inteligencia emocional en la gestión de proyectos: el 97 % de los gestores de proyectos encuestados en España afirma que un elevado nivel de inteligencia emocional en un equipo de gestión de proyectos repercute (significativa o moderadamente) en la capacidad de cumplir objetivos. Obtén información sobre la forma de conseguir una ventaja competitiva elevando tu propio nivel de inteligencia emocional en este informe.

Obtén más información sobre el software de gestión de proyectos

A continuación se recogen algunos recursos que pueden resultar útiles para encontrar la herramienta de gestión de proyectos adecuada para tu empresa:

• Los 5 mejores software de gestión de proyectos de código abierto para pymes
• Los 7 mejores software de gestión de proyectos gratis

Fuentes

1. Datos de precio del software de Capterra: solo se incluyen en los análisis de precios los productos con información a disposición del público sobre precios y los productos de software cualificados dentro de la categoría. Las conversiones de divisas se basan en el tipo de cambio del día de publicación de esta guía y pueden diferir de los tipos de cambio actuales. Consulta la metodología completa aquí.

2. Hussain Bandukwala, LinkedIn

3. Información clave sobre el mercado de software: gestión de proyectos, Gartner

4. Datos de opiniones de Capterra: las opiniones de Capterra proceden de usuarios verificados de cada uno de los productos de software. A efectos de este informe, hemos analizado las opiniones del año anterior a fecha de producción. El número de productos se refiere a nuestro catálogo completo. Consulta la metodología completa.

5. Notas de los asesores de Capterra procedentes de llamadas: las conclusiones se basan en las conversaciones telefónicas que el equipo de asesores de Capterra ha mantenido con empresas que buscaban herramientas de gestión de proyectos. A efectos de este informe, hemos analizado las opiniones del año anterior a fecha de producción. Consulta la metodología completa.

6. y [a]. Encuesta Impactful Project Management Tools: la encuesta de Capterra de 2024 Impactful Project Management Tools se llevó a cabo en mayo de 2024 entre 2500 participantes de EE. UU. (n=300), Canadá (n=200), Brasil (n=200), México (n=200), Reino Unido (n=200), Francia (n=200), Italia (n=200), Alemania (n=200), España (n=200), Australia (n=200), India (n=200) y Japón (n=200). El objetivo del estudio era conocer las habilidades de liderazgo e inteligencia emocional que necesitan los gestores de proyectos para dirigir correctamente los equipos y los proyectos que incorporan o recurren a la IA. Se cribó a los participantes de forma que fueran profesionales de la gestión de proyectos en empresas de todos los tamaños. Las empresas debían estar utilizando en ese momento el software de gestión de proyectos.

Analista de contenido responsable de la investigación: Alejandra Aranda; editado por: Mehar Luthra

Gestión de proyectos en 2025: Las empresas españolas priorizan la seguridad, la funcionalidad y la inteligencia artificial a la hora de elegir software

Casi todas las empresas que realizan un seguimiento de las métricas observan un retorno de la inversión gracias a la IA. Sin embargo, las preocupaciones sobre la seguridad están cambiando las prioridades.

La inteligencia artificial (IA) está transformando lo que el software de gestión de proyectos (PM, por sus siglas en inglés) puede hacer, pero también está presentando nuevos riesgos, especialmente de seguridad. Estos riesgos han provocado que los compradores reformulen sus prioridades y aceleren sus decisiones, a veces sin suficiente planificación estratégica.

La última encuesta internacional de Capterra* revela cómo las empresas están adaptando sus estrategias de gestión de proyectos, cómo eligen invertir en software de gestión de proyectos y cómo la IA está influyendo en esas decisiones.

Este estudio recoge las respuestas de más de 2500 profesionales a nivel mundial, de los cuales 239 son españoles. También contamos con la opinión experta de Jesús Vázquez González, Presidente de PMI Madrid y profesional senior de las TI, con experiencia en múltiples sectores [1].

¿Cómo se está usando en España la IA para gestionar proyectos?

La IA en el software de gestión de proyectos se usa para predecir riesgos, automatizar flujos de trabajo, optimizar horarios y generar contenido, como resúmenes o documentación. Su uso abarca desde herramientas específicas, como motores de análisis predictivo, hasta funciones integradas en software de gestión de proyectos que automatizan la asignación de tareas o señalan riesgos. Pero no es la misma IA la que realiza todas estas funciones.

Mucha gente piensa en la IA como chatbots o grandes modelos de lenguaje o large language models (LLM, por sus siglas en inglés), pero esa es solo una rama. La IA también incluye sistemas para la automatización avanzada de flujos de trabajo y análisis predictivo, cada uno diseñado para diferentes tareas más allá de la generación de texto. Juntos, ayudan a los equipos a gestionar la complejidad, reducir trabajo manual y tomar decisiones basadas en datos.

A continuación, se presenta una breve descripción de los principales tipos de IA utilizados en la gestión de proyectos.

• LLM (modelo de lenguaje de gran tamaño): generan texto similar al humano, lo que facilita la redacción de documentación, el resumen de reuniones y la respuesta a preguntas frecuentes. Pueden funcionar de manera independiente, integrarse en plataformas de gestión de proyectos o estar disponibles a través de complementos.
• Análisis predictivo: pronostica resultados utilizando datos históricos y aprendizaje automático. Se emplea para la predicción de riesgos, el pronóstico de retrasos y la planificación de recursos, y suele estar integrada en los paneles de control o módulos de informes de las herramientas de gestión de proyectos.
• Motores de automatización: activan acciones automáticas basadas en reglas o patrones establecidos. Son útiles para la asignación de tareas, el enrutamiento de flujos de trabajo y las actualizaciones de estado, y generalmente están integrados en el motor de flujo de trabajo del sistema de gestión de proyectos.
• Algoritmos de aprendizaje automático: aprenden de los datos para identificar patrones, bloquear superficies y optimizar horarios. Pueden estar integrados en la herramienta de gestión de proyectos o funcionar como un servicio de analíticas independiente.

No toda la tecnología de IA es igual, y no toda es transparente en cuanto a lo que puede y no puede hacer con precisión. Pregunta al proveedor del software de gestión de proyectos qué tipo de IA se emplea, cómo funciona y si es explicable o una caja negra. Comprender la diferencia ayuda a los equipos a elegir las herramientas que realmente respaldan sus flujos de trabajo y toma de decisiones.

La IA redefine las prioridades de los compradores del software de gestión de proyectos

La IA es ahora el principal motivo por el que las empresas invierten en nuevos software de gestión de proyectos. Más de la mitad de los compradores españoles (51 %) afirma que añadir IA fue un desencadenante de su reciente compra.

Los gestores de proyectos españoles conocen bien sus retos en materia de IA, y por ello están sentando las bases:

• Al evaluar el software de gestión de proyectos, el 86 % de las empresas españolas son más propensas a buscar productos que cuenten con funciones de inteligencia artificial
• Los encuestados españoles creen que la IA beneficia la automatización de tareas (54 %), el análisis predictivo/las previsiones (37 %) y la obtención de información (28 %)
• Las empresas españolas creen que los mayores impactos de la IA en la gestión de proyectos en los próximos 12 meses serán: la automatización de tareas (49 %), el análisis predictivo (44 %) y la gestión de riesgos (31 %)

¿A dónde va el dinero?

Más de dos tercios (67 %) de los gestores de proyectos españoles que están aumentando su presupuesto para software de gestión de proyectos lo hacen para ampliar funcionalidades, adoptar un software nuevo y obtener servicios y asistencia. Solo un tercio (33%) menciona el aumento de los precios, el reemplazo de software o el crecimiento de los usuarios como su principal impulsor.

La seguridad se convierte en necesidad al implantar la IA en empresas españolas

A medida que la IA amplía la funcionalidad del software, también aumentan los datos, las integraciones y los riesgos. Es por eso que la seguridad se presenta como el criterio de elección de software de gestión de proyectos más importante. De hecho, la seguridad supera a otros factores como la funcionalidad del propio software y las funciones de IA.

El software de gestión de proyectos es un sistema de registro que almacena datos confidenciales de la empresa, como presupuestos, contratos, hojas de precios y entregables de los clientes. Y la adopción de la IA aumenta aún más el riesgo. La IA generativa y el análisis predictivo requieren la ingesta y el procesamiento de grandes cantidades de datos de proyectos, lo que crea nuevos flujos de datos y puntos de integración que los atacantes pueden explotar.

¿Por qué la seguridad es fuente de satisfacción e insatisfacción?

En España, la seguridad se posiciona como una de las principales fuentes de satisfacción (42 %) e insatisfacción (36 %) en lo relativo al software de gestión de proyectos de la empresa. Las empresas necesitan cifrado, controles de acceso y pistas de auditoría. Pero también quieren facilidad de uso. Esta tensión es difícil de resolver y, por ello, la seguridad ocupa los primeros puestos en las listas de satisfacción e insatisfacción de los software de gestión de proyectos.

Riesgo en el mundo real: la filtración de datos de Trello en 2024

En julio de 2024, un hacker conocido como “Emo” filtró datos de usuarios de Trello en Breach Forums, una conocida plataforma de ciberdelincuencia [2]. El volcado de datos reveló la escala de la exposición: más de 15 millones de direcciones de correo electrónico, junto con nombres completos, nombres de usuario, URL de perfil, y configuraciones de cuentas. El hacker aprovechó una terminal de API insegura que permitía a los usuarios no autenticados asignar direcciones de correo electrónico a cuentas de Trello.

Esta filtración es un claro recordatorio de que las herramientas de gestión de proyectos y colaboración son objetivos de alto valor para los ciberdelincuentes. A medida que el software de gestión de proyectos se vuelve más integrado y mejorado por IA, el volumen y la sensibilidad de los datos que fluyen a través de estas plataformas aumentan, lo que hace que los controles de acceso débiles y las API inseguras sean una gran responsabilidad.

Jesús Vázquez González puntualiza que se pueden implementar ciertas prácticas para mitigar los riesgos de seguridad: “Las empresas deben adoptar un enfoque integral que incluya auditorías de seguridad, controles de acceso, cifrado de datos, cumplimiento normativo, monitorización continua, formación en seguridad y una evaluación rigurosa de los proveedores de IA”.

El desafío de aprovechar al máximo las herramientas impulsadas por IA

Comprar herramientas impulsadas por IA es bastante fácil. Darse cuenta de su valor es bastante difícil. De hecho,el 42 % de los encuestados españoles menciona los problemas de adopción de IA como uno de los principales desafíos del software.

Por qué es importante

Más de dos de cada cinco encuestados afirman que la adopción de la IA es uno de los principales retos de software. Este hallazgo se alinea con los patrones de adopción más amplios que hemos estado rastreando. Las funciones de IA requieren nuevas habilidades, como interpretar predicciones, configurar automatizaciones y adaptar flujos de trabajo. Sin la formación adecuada, incluso las funciones más avanzadas quedan sin uso.

La misma cantidad (42 %) informa de una falta de habilidades de IA en el personal, y el 37 % afirma que la formación a nuevos usuarios del software de gestión de proyectos es un obstáculo importante. Estas cifras reflejan un problema más profundo: la rápida innovación está superando la capacidad de aprendizaje de los equipos. Y los proveedores no siempre ayudan. Una incorporación deficiente y la falta de orientación contextual dejan a los usuarios sin la preparación y el apoyo necesarios.

Para ayudar a los compradores a entender qué está frenando la percepción del potencial de la IA, presentamos las barreras más comunes y qué hacer al respecto:

• Los equipos carecen de las habilidades necesarias para usar funciones de IA: las herramientas de IA requieren nuevas competencias, como interpretar resultados y configurar automatizaciones. Solución: ofrece formación práctica y talleres enfocados en casos de uso relevantes.
• La incorporación no es compatible con la adopción de IA: sin orientación, los usuarios pueden desconocer o no aprovechar las nuevas capacidades. Solución: prioriza la formación basada en roles y realiza pruebas piloto antes de implementar.
• Las funciones de IA no se ajustan a los flujos de trabajo existentes: las nuevas herramientas pueden requerir cambios en la forma en que los equipos planifican, supervisan y reportan el trabajo, especialmente cuando se trata de sistemas heredados. Solución: auditar los flujos de trabajo, priorizar la integración e involucrar a los usuarios finales desde el principio para recabar opiniones y facilitar el proceso de implementación.

El uso de herramientas de IA exige una inteligencia emocional más sólida

La IA puede generar planes, pero no puede generar confianza ni resolver conflictos. Es por eso que el 50 % de los gestores de proyectos en España dicen que han aumentado su uso de la inteligencia emocional (IE) desde que adoptaron la IA.

Por qué es importante

La IA acelera los flujos de trabajo, pero no corrige la falta de alineación, tensión ni brechas de comunicación. Estas siguen siendo las partes más difíciles y humanas de la gestión de proyectos.

El éxito depende de un uso adecuado de la IA

El software de gestión de proyectos se centra cada vez menos en gestionar listas de tareas y más en permitir la adaptabilidad, la eficiencia y el uso responsable de la IA. Las empresas están invirtiendo en herramientas que las ayudan a trabajar de manera más inteligente, crecer más rápido y adaptarse al cambio.

Los compradores esperan:

• Automatización inteligente que ahorra tiempo sin sacrificar el control
• Seguridad de datos para proteger la información confidencial
• Incorporación sencilla para una adopción más rápida
• IA responsable, transparente y ética

Qué esperar

• IA responsable: los proveedores deben proporcionar transparencia y control, no solo automatización.
• Diseño que prioriza la seguridad: espera un mayor escrutinio de cómo las herramientas manejan los datos confidenciales.
• Aumento de las habilidades blandas: los gestores de proyectos necesitarán inteligencia emocional, negociación y pensamiento estratégico para liderar en entornos mejorados por IA.
• Adaptabilidad del flujo de trabajo: las herramientas deben ser compatibles con metodologías híbridas y personalizadas.

Metodología

*La encuesta sobre tendencias de software de gestión de proyectos (PM) de Capterra se realizó en julio de 2025 a 2.545 encuestados en Australia (n:240), Brasil (n:227), Canadá (n:227), Francia (n:241), Alemania (n:224), India (n:216), Italia (n:227), México (n:236), España (n:239) y Reino Unido. (n:237), y Estados Unidos (n:231). El objetivo del estudio fue comprender las metodologías y el software de gestión de proyectos que utilizan las empresas, sus beneficios y desafíos, y el impacto de la IA en la gestión de proyectos. Los encuestados fueron seleccionados por estar empleados a tiempo completo en empresas con más de un empleado, trabajando en puestos de nivel gerencial o superior. También se confirmó que los encuestados eran, al menos parcialmente, responsables de las decisiones de compra de software de gestión de proyectos y de las operaciones dentro de su organización.

Fuentes

1. Jesús Vázquez González, LinkedIn
2. Trello confirma que una API REST desprotegida fue la brecha que expuso los datos de más de 15 millones de usuarios, EuropaPress